La crise imposée par le COVID-19, qui s’étend à l’échelle mondiale, donne du fil à retordre à toutes les organisations de tous les secteurs confondus pour maintenir la continuité des affaires. Comment adapter sa supply chain en fonction des demandes et des dépendances qui y sont rattachées ? Comment conduire efficacement ses ventes dans un contexte incertain ? Comment le service Finance se doit d’envisager plusieurs scénarios possibles en fonction de l’évolution de la crise ? La solution réside dans une gestion efficace de ses processus métier (BPM) et de sa capacité à s’adapter. Comme le soulignait Darwin : «Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements».

Adapter sa supply chain

Cette crise sans précédent chamboule l’ensemble du quotidien en entreprise et implique de s’adapter rapidement. La supply chain, élément clé dans une organisation, regroupe l’ensemble des processus métier qui permettent de conduire l’efficacité opérationnelle : de l’approvisionnement, en passant par la distribution et l’achat. Le récent baromètre des Risques conduit par KYU Associés en partenariat avec l’école des Arts & Métiers, révèle que le risque sanitaire apparaît comme le risque le moins valorisés par l’ensemble des responsables Supply Chain parmi 18 risques identifiés du fait de son caractère exceptionnel.

Les processus métier déclenchés quotidiennement se voient alors impactés par plusieurs raisons : 

  • sanitaires : personnel en sous-effectif, personnel confiné, télétravail pouvant créer des difficultés d’accès aux ressources, employés en quarantaine… Beaucoup de rôles ne sont plus assurés ou de ressources disponibles ce qui impacte fortement les organisations
  • fonctionnelles : structures parfois à l’arrêt dû à des décisions gouvernementales, impossibilité d’accéder au site
  • dépendances extérieures : fournisseurs, acheminement des matières premières ou composantes etc.

Mise en place d’une supply chain dégradée

Malgré les nombreux défis engendrés par la crise du COVID-19, l’idée est d’assurer la continuité des affaires dans un contexte sans précédent et de faire preuve d’agilité et d’efficacité pour maintenir l’équilibre dans sa supply chain. Pour cela, la gestion des processus métier, soutenue par une solution logicielle efficace, joue un rôle essentiel et permet de :

  •  identifier les différents rôles au sein de chaque processus qui sous-tend la supply chain, documenter l’ensemble des activités qui y sont associées pour être 100% transparent et adapter au besoin le transfert des responsabilités en cas d’absence ou de remaniement des équipes
  • visualiser le processus de bout en bout et ainsi identifier facilement les activités qui peuvent se trouver impactées par les effets négatifs de la crise du coronavirus et mettre en place des solutions adaptées
  • adapter les processus métier et déclencher les processus dégradés en prenant en compte les différents scénarios possibles
  • simuler les processus dégradés pour prendre des décisions rationnelles qui ne fragilisent pas l’entreprise et ainsi assurer le maintien de la supply chain dans un contexte difficile
  • visualiser les dépendances internes et externes, et garantir la gestion des stocks pour ne pas se retrouver pénalisé

À l’avenir, s’appuyer sur la technologie du process mining sera utile pour comparer les fournisseurs et suivre les performances de la supply chain depuis le début jusqu’à la réception pour l’optimiser et assurer l’excellence des processus qui la composent.

Sécuriser ses ventes et répondre aux besoins client

En cette période de crise, il peut être plus compliqué pour les organisation d’opérer leurs ventes selon l’industrie dans laquelle elles officient. Avec de nombreuses restrictions quant aux ouvertures des points de vente physiques, l’heure est à la vente omnicanale et au shift vers le canal digital pour maintenir une certaine rentrée d’argent dans les caisses de l’entreprise. Pour cela, vos processus métier doivent être robustes tout en étant efficaces et agiles afin de permettre une conversion efficace de vos prospects en client sur le canal digital. 

Signavio vous permet de concevoir collaborativement vos processus métier, de les simuler afin d’envisager les différents scénarios possibles et vous permettre de prendre ainsi une décision éclairée quand arrive le moment de valider et de partager le processus métier final avec l’ensemble de votre force de vente. Quotidiennement, grâce à un outil intuitif et collaboratif, vous pouvez optimiser en continu votre processus afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Parcours client & processus : le client au cœur de l’action

La satisfaction client n’est plus une option mais est devenue un impératif dans toutes les organisations. Nous parlons même aujourd’hui d’excellence client. Et en pleine crise du COVID-19, vos clients sont plus importants que jamais. Chaque processus prenant en compte votre prospect/client, de la demande d’informations à la demande de souscription jusqu’au service après-vente doit rencontrer l’excellence pour offrir une expérience client simple et sans accroche à chacun de vos points de contact stratégiques. Pour cela, votre parcours client doit être conçu avec précision et doit prendre en compte tous les moments de vérité qui feront avancer votre prospect/client dans la bonne direction, ou au contraire, le feront fuir. 

Renforcer les compétences de vos équipes avec le process mining

Pour maintenir votre place sur le marché, améliorer vos techniques de vente et pourquoi pas même gagner davantage de parts de marché, le process mining est la technologie idéale. En analysant les données historiques stockées dans vos systèmes IT, vous allez révélez la véritable histoire qui se cache derrière vos processus et pourrez, à titre d’exemple, répondre à ces questions :

  • Combien vous faut-il de jours pour conclure une vente ?
  • Quels sont les goulots d’étranglement au sein de vos processus ?
  • Quel est votre vendeur le plus performant et pourquoi ?
  • Pourquoi perdez-vous des ventes ?

Une fois ces informations en mains et regroupées au sein de tableaux de bords intuitifs et dynamiques, vous pourrez prendre les mesures nécessaires, en équipe, afin d’optimiser vos processus et définir ensemble l’excellence des processus qui vous mènera à une conversion client plus fluide, rapide performante. 

Pour aller plus loin : Vous utilisez Salesforce ? Découvrez le Signavio Process Mining pour Salesforce, une solution clé en main pour comprendre vos données et vous en servir pour conduire l’efficacité à travers l’ensemble de votre équipe de vente.

Anticiper les différents scénarios financiers avec la simulation

Le service finance des organisations se trouvent lui aussi dans la tourmente suite à la crise imposée par le COVID-19. Comment maintenir la trésorerie à flot, garder des liquidités suffisantes pour faire face à un avenir incertain, payer ses fournisseurs et charges fixes dans les temps et s’assurer de la solvabilité de ses clients ? Une multitude de questions qui comprend un vaste ensemble de paramètres à prendre en compte. 

Pour assurer le maintien de sa trésorerie, une modélisation précise et documentée des processus financiers, partagée avec l’ensemble des parties prenantes, permet d’assurer leur efficacité et renforcer leur transparence de bout en bout pour :

  • avoir une vue d’ensemble transparente sur les différents processus qui composent le service Finance
  •  assurer le paiement ses fournisseurs (procure 2 pay) selon les impératifs de la Loi Sapin 2 et ainsi éviter les amendes dispensées par la DGCCRF
  • permettre le suivi précis des facturations clients et des paiements qui y sont relatifs
  • assurer la traçabilité des opérations et des relances clients potentielles (vérifier la solvabilité de ses clients et les risques potentiels qu’ils encourent)

Hormis ces processus clés qui sont opérés quotidiennement au service Finance. Les entreprises peuvent modéliser des tests de résistance (stress-test en anglais) afin d’envisager et d’appréhender différents scénarios possibles via la simulation des processus pour éviter le point de rupture. On dénombre deux types de test de résistance. Le classique qui détermine si l’entreprise pourra disposer des fonds propres nécessaires pour lui éviter le défaut de paiement. Le test de résistance inversé qui définit les scénarios qui pourraient menacer sa survie et établit une listes de mesures préventives. 

En ces temps incertains, avoir un cadre financier rigoureux et des processus métier performants sont plus que jamais essentiels.

Répondez à la crise avec Signavio !

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Pour aller plus loin, retrouvez nos précédents articles liés à la crise COVID-19 :

Webinaire : Des processus métier efficaces en temps de crise 

En attendant, vous pouvez suivre les mises à jour de COVID-19 sur le site de l’Organisation Mondiale de la Santé. De la part de toute l’équipe de Signavio, prenez soin de vous , de vos équipes et de vos proches.

Publié le 24 avril 2020 - Last modified: 19 juin 2020