COVID-19-Krise meistern: So passen Sie kritische Geschäftsfunktionen an

Die COVID-19-Epidemie stellt alle Unternehmen vor enorme Herausforderung

Die COVID-19-Pandemie stellt alle Unternehmen vor enorme Herausforderung – insbesondere im Hinblick auf ihre wirtschaftliche Existenz. In diesem neuesten Beitrag aus unserer Blogserie rund um den Umgang mit dem Coronavirus erfahren Sie, wie Sie wichtige Geschäftsfunktionen an eine Krise anpassen und so die COVID-19-Krise meistern können.

Jede Krise ist eine Herausforderung auf individueller Unternehmensebene. Die weltweiten Auswirkungen von COVID-19 sind eine Herausforderung für Organisationen aller Branchen. Die wesentliche Frage ist jedoch: Wie können wir kritische Geschäftsfunktionen anpassen, um die Krise erfolgreich zu meistern?

Diese allgemeine Frage kann noch weiter aufgeschlüsselt und konkretisiert werden: Wie kann ich meine Lieferkette an die damit verbundenen Anforderungen und Abhängigkeiten anpassen? Wie kann ich Verkäufe in einem unsicheren Geschäftsumfeld effektiv verwalten? Wie kann ich je nach Weiterentwicklung der Krise mögliche Ergebnisse planen und was bedeutet das für die finanzielle Lage meines Unternehmens? 

Die Lösung für Ihr Unternehmen

Die Lösung liegt im effektiven Management der Geschäftsprozesse (BPM) eines Unternehmens und seiner entsprechenden Anpassungsfähigkeit. Der Weg zum Erfolg ist also klar: Es gilt, schnell und intelligent zu reagieren, um wichtige Geschäftsfunktionen aufrechtzuerhalten und mögliche Schäden zu begrenzen. Wie Darwin schon sagte: 

„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, und auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die am anpassungsfähigsten auf Veränderungen reagiert.“ 

Anpassung Ihrer Lieferkette

Die Supply Chain ist das Schlüsselelement in jedem Unternehmen. Sie umfasst alle Geschäftsprozesse, die die betriebliche Effizienz von der Beschaffung bis zum Einkauf und Vertrieb steigern. Trotz ihrer entscheidenden Bedeutung werden externe Auswirkungen auf die Lieferkette häufig unterschätzt. Eine kürzlich in Frankreich durchgeführte „Risikobarometer“-Studie hat gezeigt, dass Supply Chain Manager das Gesundheitsrisiko als minder wichtig betrachten – allein aufgrund seines Ausnahmecharakters. Insgesamt standen 18 identifizierte Risiken zur Auswahl. 

Es gibt unzählige Faktoren, die Lieferketten und ihre zugrunde liegenden alltäglichen Geschäftsprozesse in einer Krisensituation beeinflussen können: 

• Verzögerungen oder Ausfälle infolge externer Abhängigkeiten, bspw. von Lieferanten, dem Transport von Rohstoffen oder von Komponentenherstellern
• Unterbesetztes Personal/begrenztes Personal/Telearbeit können Schwierigkeiten beim Zugriff auf Ressourcen verursachen
• Viele Rollen sind nicht mehr gesichert oder werden mit eingeschränkter Kapazität ausgeführt
• Bestimmte Geschäftsaktivitäten können aufgrund von Regierungsentscheidungen nicht mehr durchgeführt werden
• Unternehmen können möglicherweise nicht auf bestimmte physische Standorte zugreifen, die für ihre Lieferkette von entscheidender Bedeutung sind

Trotz all dieser Herausforderungen können Unternehmen die Kontinuität des Geschäftsbetriebs auch in ungewissen Zeiten sicherstellen, Agilität und Effizienz demonstrieren und das Gleichgewicht in ihren Lieferketten aufrechterhalten.

Implementierung einer verkleinerten Lieferkette

Um eine ausgewogene Lieferkette – vor allem in einer Krisensituation wie COVID-19 – sicherzustellen, reicht die Anpassung kritischer Geschäftsfunktionen allein nicht aus. Auch das Prozessmanagement spielt eine entscheidende Rolle. Insbesondere dann, wenn es von einer effizienten Softwarelösung unterstützt wird. Diese Kombination ermöglicht es Unternehmen:

• die verschiedenen Rollen in jedem Prozess zu identifizieren, alle damit verbundenen Aktivitäten vollständig transparent zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten bei Bedarf anzupassen und zu übertragen. Dies gilt zum Beispiel bei Abwesenheiten oder Teamveränderungen.
• interne und externe Abhängigkeiten zu visualisieren und die Bestandsverwaltung sicherzustellen. 
• Geschäftsprozesse anzupassen und, falls erforderlich, zu verschlanken. 
• heruntergestufte Prozesse vor ihrer Implementierung zu simulieren, um rationale Entscheidungen über die beste Ressourcenzuweisung zu treffen, und auf diese Weise die Aufrechterhaltung der Lieferkette in einer schwierigen Situation sicherzustellen.
• Supply-Chain-Prozesse durchgängig zu visualisieren und so Abläufe, die durch eine Krise negativ beeinflusst werden könnten, zu identifizieren und geeignete Lösungen zu implementieren.

Nach der Krise unterstützt die Process-Mining-Technologie Unternehmen dabei, die Leistung der Lieferkette während der gesamten Krisensituation nachzuverfolgen. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse können dann wiederum zur Optimierung der Lieferkette und zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Prozessexzellenz genutzt werden. So können Unternehmen die COVID-19-Krise meistern.

Umsätze sichern: der Kunde im Fokus

In dieser Krisenzeit kann es für Unternehmen je nach Branche komplizierter sein, ihre Vertriebsaktivitäten durchzuführen. Angesichts vieler Einschränkungen für die Geschäfte und Verkaufsstellen sind eine Omnichannel-Strategie und die Umstellung auf digitale Verkaufskanäle als Umsatzquelle umso wichtiger. Um ausschließlich über digitale Kanäle potenzielle in tatsächliche Kunden zu verwandeln, müssen Ihre Geschäftsprozesse jedoch robust und zeitgleich flexibel sein. 

Customer Excellence ist daher nicht länger eine Option, sondern ein Muss für alle Unternehmen. Und wer die COVID-19-Krise meistern will, sollte sich stärker denn je auf seine Kunden konzentrieren. Jeder Prozess, durch den Ihr Interessent/Kunde mit Ihrem Unternehmen in Berührung kommt – von der Informationsanfrage bis zum Kundenservice – muss an jedem Ihrer strategischen Punkte ein einfaches und nahtloses Kundenerlebnis bieten. Grundlage hierfür ist Ihre Customer Journey. Diese muss präzise gestaltet sein und den sogenannten „Moment of Truth“ berücksichtigen, sodass sich Ihr Interessent/Kunde im entscheidenden Moment für Ihr Unternehmen entscheidet.

Mit Process Mining Ihr Team stärken

Process Mining ist die ideale Technologie, um Ihre Vertriebstechniken zu verbessern und Ihre Position am Markt zu behaupten und auszubauen. Indem Sie die in Ihren IT-Systemen gespeicherten historischen Daten analysieren, gewinnen Sie Erkenntnisse über Ihre Prozesse und erhalten Antworten auf Fragen wie:

• Wie lange dauert es bis zu einem Verkaufsabschluss?
• Was sind die Engpässe in meinen Prozessen? 
• Wer ist mein erfolgreichster Verkäufer und warum?
• Warum habe ich Umsatzeinbußen? 

Sobald Ihnen diese Informationen in intuitiven und dynamischen Dashboards vorliegen, kann Ihr Team die erforderlichen Schritte unternehmen, um Prozesse zu optimieren und gemeinsam die Prozessexzellenz zu definieren. Das Ergebnis: Sie können potenzielle Kunden reibungsloser, schneller und effizienter in tatsächliche Kunden verwandeln. 

---

Gehen Sie noch einen Schritt weiter: Verwenden Sie Salesforce? Entdecken Sie Signavio Process Intelligence für Salesforce: eine App-basierte Lösung, mit der Sie Ihren Ende-zu-Ende-Verkaufszyklus verstehen und anhand fundierter Daten die Effizienz Ihres gesamten Vertriebsteams steigern können. 

---

Mit Simulationen finanzielle Szenarien vorhersehen und meistern

Auch Finanzabteilungen sind durch die COVID-19-Krise betroffen und stehen vor der Herausforderung, kritische Geschäftsfunktionen anzupassen. Hierzu gehören beispielsweise die Sicherstellung der Liquidität sowie ausreichende Barmittel für eine ungewisse Zukunft, die Zahlungsfähigkeit der Kunden und die pünktliche Bezahlung von Lieferanten und Fixkosten. Alles in allem werden Finanzabteilungen also mit einer Vielzahl von Aspekten konfrontiert, die eine breite Palette von zu berücksichtigenden Parametern enthalten.

Die Lösung für Prozesseffizienz und -transparenz ist eine genaue, gut dokumentierte und kommunizierte Modellierung der Finanzprozesse.

Dies sorgt dafür, dass Mitarbeiter im Finanzwesen:

• einen transparenten Überblick über die verschiedenen Prozesse der Finanzabteilung erhalten,
• Zahlungen an Lieferanten (Procure-to-Pay) gemäß den Vorschriften und Best Practices sicherstellen können,
• Kundenrechnungen und damit verbundene Zahlungen genau nachverfolgen können,
• die Rückverfolgbarkeit von Vorgängen und potenziellen Kundenerinnerungen, einschließlich der Überwachung der Zahlungsfähigkeit von Kunden und möglichen Risiken, sicherstellen können.

Abgesehen von diesen täglichen Schlüsselprozessen können Unternehmen mit Hilfe der Prozesssimulation Stresstests modellieren, um mögliche Zukunftsszenarien skizzieren und nachvollziehen zu können. 

Es gibt zwei Arten von Stresstests. Die reguläre Version ermittelt, ob das Unternehmen über das erforderliche Eigenkapital verfügt, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Der Reverse-Stresstest definiert Szenarien, die das Überleben eines Unternehmens gefährden könnten, und erstellt eine Liste vorbeugender Maßnahmen.

In beiden Fällen kann die Prüfung möglicher zukünftiger Probleme – bevor sie auftreten – dazu beitragen, die bestehenden strengen finanziellen Rahmenbedingungen und effizienten Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu unterstützen. Kurz gesagt: Die wesentlichen Aspekte, um kritische Geschäftsfunktionen in einer Krise erfolgreich anzupassen, sind die Unterstützung der aktuellen Unternehmensprozesse und die gleichzeitige Planung für die Zukunft.

Mit Signavio erfolgreich die COVID-19-Krise meistern

Reagieren Sie auf die Krise und passen Sie mit Hilfe der maßgeschneiderten Signavio Business Transformation Suite und ihren leistungsstarken Funktionen wichtige Geschäftsfunktionen entsprechend an.

Weitere Informationen finden Sie in unseren vorherigen Beiträgen zur COVID-19-Krise:

• Wie mache ich ein Unternehmen krisenfest mit Prozessmanagement?
• Digitale Transformation gegen die Krise: vier effektive Taktiken
• Wie Sie Ihre interne Taskforce durch Prozessmanagement stärken

COVID-19-Krise meistern: die wichtigsten Gesundheitsinfos

In der Zwischenzeit erhalten Sie auf der Website der Weltgesundheitsorganisation alle aktuellen Informationen zu COVID-19. Wir alle hier bei Signavio bitten Sie, auf sich und andere zu achten. Bleiben Sie gesund!