Was ist Workflow Management?

Viele akademische und technische Artikel gehen der Frage nach, wie Workflow Management definiert wird. Doch für Einsteiger, die sich beruflich mit diesem Thema auseinandersetzen möchten, ist ein praktischer Einblick oft hilfreicher. In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Methode der Prozessautomatisierung. Gleichzeitig erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse mittels einer Software-Lösung optimieren und langfristig auf Ihre Unternehmensziele ausrichten.

Der Recruiting-Prozess: Ein praktisches Beispiel für erfolgreiches Workflow Management

Damit es nicht zu abstrakt wird, beginnen wir mit einem konkreten Beispiel: Welche Schritte sind in Ihrem Unternehmen nötig, um neue Mitarbeiter/innen einzustellen? Dies ist oft ein komplexes Unterfangen.

Das Ziel: ein erfolgreicher Auswahlprozess

Das Ziel ist klar: Bewerber/innen, die einen Auswahlprozess erfolgreich durchlaufen, sollen zu neuen Teammitgliedern werden. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen HR-Verantwortliche, Recruiter/innen und weitere Ansprechpartner/innen der Personalabteilung eine Reihe unterschiedlicher Aufgaben bewältigen.

Die Herausforderungen: Zahlreiche Dokumente und teamübergreifende Aufgaben

Für die Einstellung neuer Teammitglieder unterschiedliche Dokumente und Informationen nötig, etwa der Name, Lebenslauf oder weitere Details zur vakanten Stelle. Daneben gibt es Aufgaben, die viele weitere Fragen aufwerfen:

• Wer hat das Bewerbungsgespräch durchgeführt und wann?
• Wie ist die individuelle Beurteilung ausgefallen?
• Welche Beweggründe führten letztendlich zu einer positiven Entscheidung?

Alle diese Schritte und Entscheidungen müssen dokumentiert und archiviert werden, damit sie allen Verantwortlichen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Dies setzt vor allem effiziente interne Prozesse voraus.

Die Bedeutung eines effizienten Recruiting-Prozesses für ein Unternehmen

Neue Mitarbeiter/innen einzustellen, ist eine erfolgskritische Aufgabe. Schließlich sind alle Führungskräfte daran interessiert, hoch qualifizierte Fachkräfte zu finden, dabei die entstehenden Kosten angemessen zu gestalten und Verzögerungen zu reduzieren. Jeder Bewerbungsprozess beeinflusst auch die Außendarstellung eines Unternehmens.

Doch auch nach der Vertragsunterzeichnung gibt es weitere Prozessschritte, die ganz unterschiedliche IT-Systeme einschließen: Das HR-Team löscht die Stellenausschreibung und fügt das neue Teammitglied zur internen Datenbank hinzu und relevante Informationen aus dem Einstellungsprozess werden ergänzt.

Allein an diesem Beispiel zeigt sich, wie detailliert ein Recruiting-Prozess gestaltet ist und wie viele Zwischenschritte nötig sind. Damit haben Sie hoffentlich eine erste Vorstellung von dem Thema komplexen „Workflow Management” gewonnen.

Workflow Management als beliebte Management-Methode

Arbeitsaufgaben zielgerichtet koordinieren

Mit Blick auf das Beispiel aus dem Recruiting bleibt festzuhalten: Beim Workflow Management geht es um die zielgerichtete Koordination von Aufgaben, die eine Organisation täglich ausführt. Der Begriff „Workflow” beschreibt dabei eine wiederholbare Abfolge von Tätigkeiten, die zu einer größeren Aufgabe gehören. Mitunter wird dieser Begriff auch als Synonym für „Geschäftsprozess” verwendet. Während ein Workflow ein bestimmtes Ergebnis zum Ziel hat, soll das Workflow Management zu besseren Ergebnissen mit Blick auf bestimmte Ziele führen.

Daher ist Workflow Management eine beliebte Management-Methode: Sie dreht sich um die Frage, wie die alltägliche Arbeit in einer Organisation ausgeführt wird und wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten. Workflow Management erfordert nicht zwangsläufig eine Software-Lösung, doch in der Praxis hilft eine IT-gestützte Prozessautomatisierung dabei, die Koordination von Arbeitsaufgaben zentral zu steuern.

Automatisierung und Datenmanagement

Workflow Management dreht sich natürlich um die Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden – doch viele dieser Aufgaben lassen sich erfahrungsgemäß auch durch IT-Systeme automatisieren und von einer Software ausführen. Die Integration von anderen IT-Systemen kann zu einem wichtigen Bestandteil des Workflow Managements werden, um die Daten zwischen verschiedenen Workflows und zwischen anderen IT-Systemen innerhalb einer Organisation zu teilen.

Durch Workflow Management verstehen Sie besser, wie die tagtägliche Arbeit im Unternehmen organisiert wird und an welchen Stellen einzelne Arbeitsabläufe verbesserungsbedürftig sind. Genau das macht Workflow Management zu einer umfassenden Management-Disziplin: Bei der Prozessoptimierung geht es nicht allein darum, eine bestimmte Software zu konfigurieren. Im Fokus steht die Frage, wie Sie Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern.

Die Vorteile IT-basierter Workflow-Management-Systeme

Die Beantwortung dieser Frage erleichtern Workflow-Management-Systeme. Dabei handelt es sich um professionelle Software-Lösungen für Workflow Management. Sie bieten die Möglichkeit, wiederholte Aufgaben, die in verschiedenen Abläufen auftreten, zu automatisieren. Was dies in der Praxis bedeutet? Kommen wir noch einmal auf das Recruiting-Beispiel zurück: Hier ermöglicht ein Workflow-Management-System, alle relevanten Informationen der Kandidaten zu erfassen (zum Beispiel den Lebenslauf) und alle einzelnen Aufgaben gezielt zu steuern: So folgen Recruiter/innen, alle Teilnehmer/innen von Vorstellungsgesprächen und alle weiteren Mitarbeiter/innen, die in einen Einstellungsprozess eingebunden sind, einem Ablauf von fest definierten Aufgaben. Alle diese Aufgaben wurden im Vorfeld für den entsprechenden Workflow definiert und werden nun automatisch koordiniert.

Funktionelle Anforderungen an ein Workflow-Management-System

Workflow-Management-Systeme gelten als universelle Software-Lösungen, die theoretisch jeden Workflow unterstützen können. Im Allgemeinen verfügt ein Workflow Management System über die folgenden Funktionen:

• Grafisches Prozessmodellierungstool zur Definition eines Workflows: Ein wichtiger Standard ist etwa Business Process Model & Notation (BPMN)
• Individuell konfigurierte Formulare bieten die Möglichkeit, auf einer anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche strukturierte Workflow-Daten zur Verfügung zu stellen
• Integration von Dokumenten: So werden auch wenig strukturierte Daten hochgeladen und in den entsprechenden Ordnern abgelegt
• Im„Posteingang” werden alle zu bearbeitenden Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter/innen gesammelt
• Automatisierte Benachrichtigungen informieren alle Prozessteilnehmer/innen über jede Änderung im Workflow, etwa wenn eine Aufgabe einer bestimmte Person zugewiesen wurde
• Individuell konfigurierbare Zugriffsberechtigungen erlauben bessere Kontrollen
• Umfassende Auswertungsmöglichkeiten bieten einen Überblick über alle Aufgaben, die derzeit in Bearbeitung sind und über alle abgeschlossenen Aufgaben
• Unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten bieten Anknüpfungspunkte an andere IT-Systeme

Dieser umfassende Leistungskatalog zeigt, dass es sich bei einem Workflow-Management-System um komplexe Software-Lösungen handelt. Dennoch variieren die unterschiedlichen Workflow-Management-System-Lösungen stark hinsichtlich ihres Funktionsumfanges.

Verwandte Disziplinen

Workflow Management ist mit Disziplinen wie Business Process Management (BPM), Case Management und Decision Management verwandt. Mitunter wird Business Process Management (BPM) mit Workflow Management gleichgesetzt, doch beide Methoden eignen sich für ganz unterschiedliche Anwendungsfälle. Während Business Process Management sich um die Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dreht, liegt beim Workflow Management der Fokus auf der Automatisierung dieser Prozesse. So bleibt festzuhalten: BPM umfasst Workflow Management wie auch weitere Aspekte:

• Process Mining: Analyse systemübergreifender Prozessdaten (Event Logs) von wiederholten Aufgaben – So lassen sich bisher nicht modellierte Workflows identifizeren
• Prozessanalyse: Statistische Analyse der Performance von vorliegenden Workflow-Daten
• Monitoring von Geschäftsabläufen: Echtzeit-Auswertung der ausgeführten Prozesse
• Prozessoptimierung: Numerische Daten zur Auswertung der Arbeitsabläufe zeigen auf, wie die Performance erhöht werden kann

Case Management und Decision Management

Weitere angrenzende Disziplinen sind das Case Management und das Decision Management.

Auch das Case Management beinhaltet Workflow Management, doch dabei geht es vorwiegend um die weniger strukturierten Aspekte der täglichen Arbeit, wie etwa das Wissensmanagement. Auch hier wird definiert, wie die anfallende Arbeit in einer Organisation umgesetzt wird.

Beim Decision Management geht es hingegen eher darum, die Geschäftsregeln hinter den Prozessen zu verstehen und zu automatisieren. Auf ihnen basieren schließlich die Geschäftsregeln, die den Geschäftsprozessen und damit letztendlich auch den Workflows zugrundeliegen.

Es lohnt sich, über Workflow Management nachzudenken

In diesem Artikel haben Sie das Thema „Workflow Management” näher kennengelernt. In unserem nächsten Blogbeitrag zeigen wir die Unterschiede zwischen Workflow und Business Process Management . Bis dahin erhalten Sie weitere Informationen in unserem neuen Flyer Erfolgreiches Onboarding mit Signavio: Darin erfahren Sie, wie Sie Workflow Management einsetzen, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen zentral im Unternehmen zu steuern.

Aus dem Englischen übersetzt von Julia Baudisch