Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die wichtigsten BPMN-Elemente und ihre Bedeutung vor. Viel Vergnügen beim Lesen!
- Swimlanes
- Aktivitäten
- Teilprozesse
- Ereignisse
- Konnektoren
- Assoziationen
- Gateways
- Artefakte
- IT Systeme
- Zusätzliche Prozessteilnehmer
Swimlanes
Pools und Lanes – wie definiere ich Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in meiner Prozesslandschaft?
Pools und Lanes stellen die Verantwortlichkeiten in einem Geschäftsprozess dar. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation. Ein Lane repräsentiert dagegen verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.
Dies lässt sich wie folgt veranschaulichen: In einem Unternehmen (Pool) gibt es drei Abteilungen (Lanes), die an der Ausführung eines Geschäftsprozesses beteiligt sind. Innerhalb einer Abteilung werden unterschiedliche Aufgaben stets von derselben Person ausgeführt und daher innerhalb desselben Lanes abgebildet. Wahrscheinlich können diese Aufgaben auch von allen Mitarbeitern ausgeführt werden, die eine bestimmte Rolle innehaben. Nachfolgend sehen Sie einen Pool mit drei Lanes:
- eine Organisation (Forschungsstelle)
- eine Rolle (Raumschiffingenieur)
- eine bestimmte Rolle (Mr. Doe)
Weitere Informationen zur Abgrenzung zwischen Pools und Lanes erhalten Sie in diesem englischsprachigen Artikel: BPMN Pools and Lanes
Aktivitäten
Doch wie erreichen wir unsere Ziele? Indem wir sie in die Tat umsetzen. Aktivitäten sind BPMN-Elemente, die für bestimmte Handlungen stehen.
Tasks – welche Schritte umfasst mein Geschäftsprozess?
Tasks sind Aktivitäten, die ein Prozessteilnehmer Schritt für Schritt ausführt, um das Ziel seines Geschäftsprozesses zu erreichen. Daher ist eine Task immer einer Lane zugewiesen. Wenn verschiedene Personen oder Rollen für ein und dieselbe Task verantwortlich sind, können Sie die BPMN-Erweiterung „zusätzlicher Teilnehmer” verwenden.
Was die Sprachregelung betrifft, so ist der Prozessteilnehmer stets das Subjekt des Satzes – also der Akteur, der eine bestimmte Aktivität ausübt. Diese Aktivität ist schließlich das Verb. Wie in einer natürlichen Sprache gibt es auch hier ein Objekt, das diese Aktivität näher beschreibt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Prozessteilnehmer ein Dokument zu einem Prozess hinzufügt (Datenobjekt verbinden). Wenn Sie Tasks kennzeichnen, sollten Sie sich an diese feste Struktur halten, die meistens aus einem Verb und einem Objekt besteht, zum Beispiel wie in der Phrase „Rakete bauen”.
In Sequenzflüssen werden einzelne Tasks durch einen Pfeil verbunden (mit Sequenzflüssen verbinden). Das obige Beispiel zeigt: Der Ingenieur des Raumschiffes muss zuerst nachdenken, bevor er anfängt, eine Rakete zu bauen.
Teilprozesse
Wie behalte ich den Überblick?
Bei der Prozessdokumentation kann es schnell passieren, dass Sie die Übersicht verlieren, je mehr Details Sie einem Prozess hinzufügen. Oft ist ein Geschäftsprozess zu komplex, um in einem BPMN-Diagramm erfasst zu werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, mit Teilprozessen zu arbeiten. So ist es möglich, die Einzelheiten komplexer Aufgaben übersichtlich abzubilden.
In diesem Beispiel sind die Einzelheiten der Aufgabe „Rede verfassen” nicht relevant für die Event Manager, die diesen Prozess koordinieren. Daher haben wir diese Einzelheiten in einem eigenen Prozess abgebildet – auf einer niedrigeren Abstraktionsebene:
Mehr über Prozesshierarchien und die Modellierung mit BPMN erfahren Sie in unserem englischen Blogbeitrag Making Your Stakeholders Lives Easier with Subsets.
Ereignisse
Ereignisse zeigen an, dass etwas passiert. Sie verfügen immer über den Anfang und das Ende eines Prozesses sowie über Interaktionen mit der Prozessumgebung.
Startereignis – Wodurch werden meine Prozesse ausgelöst?
Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.
Endereignis – Worin besteht mein Geschäftsziel?
Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.
Zwischenereignis – Wie verhält sich mein Geschäftsprozess in Bezug auf seine Umgebung?
Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.
Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.
Konnektoren
Sequenzflüsse – Wie verhalten sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander?
Sequenzflüsse verbinden Aktivitäten untereinander sowie mit Events und Gateways. So wird die Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte deutlich.
Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Nachrichtenflüsse verwenden.
Nachrichtenflüsse — How does my business process communicate over organizational boundaries?
Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:
Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.
Assoziationen
Welche Assoziationen gehören zu meinem Geschäftsprozess?
Assoziationen verbinden Textkommentare, Datenobjekte sowie zusätzliche Teilnehmer und IT-Systeme mit Ihrem Prozessverlauf. Assoziationen können direktional sein (dann verfügen sie über eine Pfeilspitze) und anzeigen, dass die Möglichkeit zum Lesen oder Bearbeiten besteht.
Um zu zeigen, die Prozessteilnehmer keine Möglichkeit zum Lesen oder Bearbeiten der Assoziationen haben, verwenden wir non-direktionale Assoziationen – ohne die Pfeilspitze.
Gateways
Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen.
Exklusive Gateways (XOR) – Welche Entscheidungen müssen innerhalb meines Geschäftsprozesses getroffen werden? (entweder/oder)
Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sehen wir uns ein Beispiel an:
Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren:
Parallele Gateways (AND) – wie werden gleichzeitig ausgeführte Aktivitäten in meinem Geschäftsprozess dargestellt?
In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.
Inklusive Gateways (OR) – Welche Entscheidungen müssen innerhalb meines Geschäftsprozesses getroffen werden?
Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, wenn eine oder mehrere Bedingungen möglich sind. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.
Ereignisbasierte Gateways – Können verschiedene Ereignisse unterschiedliche Aktivitäten auslösen?
Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.
Dies veranschaulicht das untere Beispiel. Nachdem ein Verbrechen stattfindet, beginnt der Detektiv, den entsprechenden Fall zu lösen. Wenn ein Brief später eintrifft, wird der Detektiv die geheime Nachricht nicht mehr entschlüsseln, da er nicht weiter darauf wartet, dass das ereignisbasierte Gateway ausgelöst wird.
Artefakte
Datenobjekte – Welche Daten kann ich erzeugen, nutzen oder verändern?
In einem Geschäftsprozess werden üblicherweise Daten verwendet oder generiert. Wenn ein Manager etwa einen Geschäftsplan entwickelt, dann steht das Dokument den anderen Prozessteilnehmern zum Lesen oder Verbessern zur Verfügung. Datenobjekte machen die Daten Ihrer Geschäftsprozesse explizit. Sie dienen nicht der vollständigen Übersicht aller generierten oder genutzten Daten, aber informieren die Leser über die relevanten Dokumente und gespeicherten Daten. Generell gilt: Verwenden Sie Datenobjekte, um Dokumente (oder andere Datenobjekte) hervorzuheben, die die Prozessteilnehmer benötigen, um eine Aufgabe zu lösen.
IT Systeme
Welche IT-Systeme werden für meine Geschäftsprozesse benötigt?
Das Element „IT-Systeme” ist eine BPMN-Erweiterung, die von Signavio entwickelt wurde. Viele Signavio-Anwender verwenden sie, um anzuzeigen, welche IT-Systeme benötigt werden, um manuelle Aufgaben zu lösen.
Wie Sie in diesem Beispiel sehen, können IT-Systeme auch eine Ausnahme darstellen. Dann verwenden Sie non-direktionale Assoziationen und verbinden sie mit Aktivitäten.
Zusätzliche Prozessteilnehmer
Welche Rollen sind neben den Hauptverantwortlichen noch an der Ausführung einer Aufgabe beteiligt?
Bisher war immer ein Prozessteilnehmer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich – doch was passiert, wenn mehrere Akteure beteiligt sind? Um auch diese Szenarien abzubilden, unterstützt der SAP Signavio Process Manager die BPMN-Erweiterung für zusätzliche Prozessteilnehmer. So lassen sich zusätzliche Teilnehmer über eine Assoziation einer Aktivität hinzufügen. Dies bedeutet: Um den Prozess erfolgreich auszuführen, ist die Mitarbeit des betreffenden Prozessteilnehmers gefragt.
Ein Prozessmodell, das anzeigt, wie Signavio-Nutzer zum ersten Mal mit dem Process Manager arbeiten, könnte etwa wie folgt aussehen:
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