Business Process Model and Notation (BPMN) ist der führende Standard zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen. Dieser Standard wird von der Object Management Group bereitgestellt, durch entsprechende Softwareanbieter unterstützt und von zahlreichen Organisationen angewendet.

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die wichtigsten BPMN-Elemente und ihre Bedeutung vor. Viel Vergnügen beim Lesen!

Swimlanes

Pools und Lanes – wie definiere ich Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in meiner Prozesslandschaft?

Pools und Lanes stellen die Verantwortlichkeiten in einem Geschäftsprozess dar. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation. Ein Lane repräsentiert dagegen verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.

Dies lässt sich wie folgt veranschaulichen: In einem Unternehmen (Pool) gibt es drei Abteilungen (Lanes), die an der Ausführung eines Geschäftsprozesses beteiligt sind. Innerhalb einer Abteilung werden unterschiedliche Aufgaben stets von derselben Person ausgeführt und daher innerhalb desselben Lanes abgebildet. Wahrscheinlich können diese Aufgaben auch von allen Mitarbeitern ausgeführt werden, die eine bestimmte Rolle innehaben. Nachfolgend sehen Sie einen Pool mit drei Lanes:

  • eine Organisation (Forschungsstelle)
  • eine Rolle (Raumschiffingenieur)
  • eine bestimmte Rolle (Mr. Doe)
BPMN Swimlanes

Weitere Informationen zur Abgrenzung zwischen Pools und Lanes erhalten Sie in diesem englischsprachigen Artikel: BPMN Pools and Lanes

Aktivitäten

Doch wie erreichen wir unsere Ziele? Indem wir sie in die Tat umsetzen. Aktivitäten sind BPMN-Elemente, die für bestimmte Handlungen stehen.

Tasks – welche Schritte umfasst mein Geschäftsprozess?

BPMN Element Tasks

Tasks sind Aktivitäten, die ein Prozessteilnehmer Schritt für Schritt ausführt, um das Ziel seines Geschäftsprozesses zu erreichen. Daher ist eine Task immer einer Lane zugewiesen. Wenn verschiedene Personen oder Rollen für ein und dieselbe Task verantwortlich sind, können Sie die BPMN-Erweiterung „zusätzlicher Teilnehmer” verwenden.

Was die Sprachregelung betrifft, so ist der Prozessteilnehmer stets das Subjekt des Satzes – also der Akteur, der eine bestimmte Aktivität ausübt. Diese Aktivität ist schließlich das Verb. Wie in einer natürlichen Sprache gibt es auch hier ein Objekt, das diese Aktivität näher beschreibt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Prozessteilnehmer ein Dokument zu einem Prozess hinzufügt (Datenobjekt verbinden). Wenn Sie Tasks kennzeichnen, sollten Sie sich an diese feste Struktur halten, die meistens aus einem Verb und einem Objekt besteht, zum Beispiel wie in der Phrase „Rakete bauen”.

task naming convention model

In Sequenzflüssen werden einzelne Tasks durch einen Pfeil verbunden (mit Sequenzflüssen verbinden). Das obige Beispiel zeigt: Der Ingenieur des Raumschiffes muss zuerst nachdenken, bevor er anfängt, eine Rakete zu bauen.

Teilprozesse

Wie behalte ich den Überblick?

BPMN Element:Teilprozess Beispiel

Bei der Prozessdokumentation kann es schnell passieren, dass Sie die Übersicht verlieren, je mehr Details Sie einem Prozess hinzufügen. Oft ist ein Geschäftsprozess zu komplex, um in einem BPMN-Diagramm erfasst zu werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, mit Teilprozessen zu arbeiten. So ist es möglich, die Einzelheiten komplexer Aufgaben übersichtlich abzubilden.

Teilprozess Aufgaben organisieren Beispiel

In diesem Beispiel sind die Einzelheiten der Aufgabe „Rede verfassen” nicht relevant für die Event Manager, die diesen Prozess koordinieren. Daher haben wir diese Einzelheiten in einem eigenen Prozess abgebildet – auf einer niedrigeren Abstraktionsebene:

Rede schreiben Task Beispiel

Mehr über Prozesshierarchien und die Modellierung mit BPMN erfahren Sie in unserem englischen Blogbeitrag Making Your Stakeholders Lives Easier with Subsets.

Ereignisse

Ereignisse zeigen an, dass etwas passiert. Sie verfügen immer über den Anfang und das Ende eines Prozesses sowie über Interaktionen mit der Prozessumgebung.

Startereignis – Wodurch werden meine Prozesse ausgelöst?

BPMN Element: Startereignis trigger

Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.

Endereignis – Worin besteht mein Geschäftsziel?

BPMN Element: Endereignis

Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.

BPMN Prozessmodell mit Start- und Endereignis

Zwischenereignis – Wie verhält sich mein Geschäftsprozess in Bezug auf seine Umgebung?

BPMN Element: Zwischenereignis

Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.

Prozess Nachrichten Beispiel

Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.

Konnektoren

Sequenzflüsse – Wie verhalten sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander?

BPMN Element: Konnektoren

Sequenzflüsse verbinden Aktivitäten untereinander sowie mit Events und Gateways. So wird die Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte deutlich.

Kompletter Sequenzfluss

Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Nachrichtenflüsse verwenden.

Nachrichtenflüsse — How does my business process communicate over organizational boundaries?

BPMN Element: Pfeil Nachrichtenflüsse

Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Prozessmodell mit 2 Nachrichten

Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.

Assoziationen

Welche Assoziationen gehören zu meinem Geschäftsprozess?

Assoziationen verbinden Textkommentare, Datenobjekte sowie zusätzliche Teilnehmer und IT-Systeme mit Ihrem Prozessverlauf. Assoziationen können direktional sein (dann verfügen sie über eine Pfeilspitze) und anzeigen, dass die Möglichkeit zum Lesen oder Bearbeiten besteht.

direkter prozess

Um zu zeigen, die Prozessteilnehmer keine Möglichkeit zum Lesen oder Bearbeiten der Assoziationen haben, verwenden wir non-direktionale Assoziationen – ohne die Pfeilspitze.

Gateways

Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen.

Exklusive Gateways (XOR) – Welche Entscheidungen müssen innerhalb meines Geschäftsprozesses getroffen werden? (entweder/oder)

BPMN Element: exclusive gateway symbol

Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sehen wir uns ein Beispiel an:

Entweder-Oder-Entscheidung für ein exclusive gateway

Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren:

Entscheidungsmodell mit mehreren möglichen Entscheidungen

Parallele Gateways (AND) – wie werden gleichzeitig ausgeführte Aktivitäten in meinem Geschäftsprozess dargestellt?

BPMN Element: parallel gateway symbol

In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.

paralleles gateway im geteilten prozess

Inklusive Gateways (OR) – Welche Entscheidungen müssen innerhalb meines Geschäftsprozesses getroffen werden?

BPMN Element: inklusives gateway symbol

Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, wenn eine oder mehrere Bedingungen möglich sind. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.

inclusive gateway im prozessmodell

Ereignisbasierte Gateways – Können verschiedene Ereignisse unterschiedliche Aktivitäten auslösen?

BPMN Element: eventbasiertes gateway symbol

Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.

Dies veranschaulicht das untere Beispiel. Nachdem ein Verbrechen stattfindet, beginnt der Detektiv, den entsprechenden Fall zu lösen. Wenn ein Brief später eintrifft, wird der Detektiv die geheime Nachricht nicht mehr entschlüsseln, da er nicht weiter darauf wartet, dass das ereignisbasierte Gateway ausgelöst wird.

eventbasiertes gateway im prozessmodell

Artefakte

Datenobjekte – Welche Daten kann ich erzeugen, nutzen oder verändern?

BPMN Element: Datenobjekt

In einem Geschäftsprozess werden üblicherweise Daten verwendet oder generiert. Wenn ein Manager etwa einen Geschäftsplan entwickelt, dann steht das Dokument den anderen Prozessteilnehmern zum Lesen oder Verbessern zur Verfügung. Datenobjekte machen die Daten Ihrer Geschäftsprozesse explizit. Sie dienen nicht der vollständigen Übersicht aller generierten oder genutzten Daten, aber informieren die Leser über die relevanten Dokumente und gespeicherten Daten. Generell gilt: Verwenden Sie Datenobjekte, um Dokumente (oder andere Datenobjekte) hervorzuheben, die die Prozessteilnehmer benötigen, um eine Aufgabe zu lösen.

Datenobjekt im Prozessmodell

IT Systeme

Welche IT-Systeme werden für meine Geschäftsprozesse benötigt?

BPMN Element: it system objekt

Das Element „IT-Systeme” ist eine BPMN-Erweiterung, die von Signavio entwickelt wurde. Viele Signavio-Anwender verwenden sie, um anzuzeigen, welche IT-Systeme benötigt werden, um manuelle Aufgaben zu lösen.

Prozessmodell im Process Manager. Wie man eine Rakete baut.

Wie Sie in diesem Beispiel sehen, können IT-Systeme auch eine Ausnahme darstellen. Dann verwenden Sie non-direktionale Assoziationen und verbinden sie mit Aktivitäten.

Zusätzliche Prozessteilnehmer

Welche Rollen sind neben den Hauptverantwortlichen noch an der Ausführung einer Aufgabe beteiligt?

BPMN Element: Zusätzliche Prozessteilnehmer Objekt

Bisher war immer ein Prozessteilnehmer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich – doch was passiert, wenn mehrere Akteure beteiligt sind? Um auch diese Szenarien abzubilden, unterstützt der Signavio Process Manager die BPMN-Erweiterung für zusätzliche Prozessteilnehmer. So lassen sich zusätzliche Teilnehmer über eine Assoziation einer Aktivität hinzufügen. Dies bedeutet: Um den Prozess erfolgreich auszuführen, ist die Mitarbeit des betreffenden Prozessteilnehmers gefragt.

Ein Prozessmodell, das anzeigt, wie Signavio-Nutzer zum ersten Mal mit dem Process Manager arbeiten, könnte etwa wie folgt aussehen:

Signavio Support als externer Prozessteilnehmer

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