Business Process Management bietet Organisationen aller Größen und Branchen eine prozessorientierte Managementperspektive auf die eigenen Ende-zu-Ende-Prozesse. Erfahren Sie, welche Vorteile Business Process Management bietet und wie es möglich ist, die Methode für umfassende Prozessauswertungen gewinnbringend zu nutzen.

Was ist eine BPM-Software?

Business Process Management (BPM) steht für eine prozessorientierte Managementperspektive auf die Ende-zu-Ende-Prozesse von Organisationen. Dabei handelt es sich um Abläufe, die von der Kundenanfrage oder dem Bedarf bis zur Auslieferung einer Ware oder Erbringung einer Dienstleistung reichen. Klassische Beispiele stellen Order-to-Cash- oder Procure-to-Pay-Abläufe dar.

Gleichzeitig steht der Begriff „Business Process Management“ für verschiedene Technologien und Softwaresysteme, die für zur technischen Umsetzung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. In diesem Kontext werden häufig auch Begriffe wie “BPM-Software”, “BPM Tool” oder “Business Process Management Suite” verwendet.

Die Teildisziplinen des Prozessmanagements

Im Folgenden stellen wir Ihnen die Teildisziplinen des Geschäftsprozessmanagements vor und zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur kontinuierlichen Prozessverbesserung (KVP) und BPM-Governance auf.

Prozessanalyse mit einer BPM-Software

Professionelles Prozessmanagement umfasst verschiedene Phasen: Im Rahmen der Prozessanalyse werden die aktuellen Geschäftsprozesse mittels einer BPM-Software untersucht und in der Form von Prozessmodellen abgebildet („Ist-Modell”). Daran schließt sich die Prozessaufnahme an: Dabei geht es um die strukturierte Sammlung des Prozesswissens und die Erstellung einer Prozessdokumentation. Zu diesem Zweck kommen häufig spezielle Interviews oder moderierte Prozess-Workshops zum Einsatz. Weitere Verfahren, die in dieser Phase angewandt werden, sind Dokumentenanalyse, Laufzettelverfahren, Selbstaufschreibung oder die im REFA-Umfeld populäre Multimomentaufnahme.

Ein aktuelles Trendthema der Prozessanalyse ist das Process Mining: Dabei werden Datenspuren aus verschiedenen IT-Systemen zusammengeführt, um den Verlauf von Geschäftsprozessen auszuwerten. Als Ergebnis der Prozessanalyse erhalten Sie Prozessmodelle in verschiedenen Detailgraden, die zumeist in einer Prozesslandschaft / Prozesslandkarte angeordnet sind. Ein Modellierungswerkzeug, das auf BPMN 2.0 oder einer anderen Modellierungssprachen basiert, bietet eine BPM-Software wie etwa der Signavio Process Manager.

Welche Vorteile bietet Business Process Management?

Business Process Management ermöglicht Organisationen eine kontinuierliche Prozessoptimierung, da Verbesserungspotenziale oft bereits durch die Visualisierung von Geschäftsprozessen erkannt werden können.

„Wozu benötigen wir diesen Schritt eigentlich?” „Warum erledigt Abteilung X dies nicht gleich mit?” Diese Fragen stellt sich häufig, wer die eigenen Prozesse mittels einer BPM Software analysiert. Manche Prozessveränderungen lassen sich einfach umsetzen. Andere Fälle erfordern mehr Aufwand für mögliche Verbesserungen. Dann lohnt sich eine ROI-Betrachtung (Return on Investment), durch die verschiedene Optionen aufgezeigt werden. Was die Prozessverbesserung allerdings erschwert, sind die zahlreichen Einflussfaktoren auf Prozesse. Methoden wie Lean Management und Six Sigma bieten hier einen interessanten Ansatz, um sich auf bestimmte Aspekte zu konzentrieren. (Ein lesenswertes Buch zum Thema „Lean Six Sigma“ ist etwa “Reengineering the Corporation” von Hammer und Champy, das den Ursprung der Business-Process- Reengineering-Welle in den 90er Jahren untersucht).

Als Ergebnis des Business Process Managements gelten abgestimmte Soll-Prozesse, die in der BPM-Software als Prozessmodelle dokumentiert werden. Abgestimmt heißt hier natürlich vor allem, dass sich die verantwortlichen Führungskräfte im Unternehmen zu der Veränderung bekennen. Daher sollte ein professionelles Business Process Analysis Tool (BPA) einen Schritt über die reine Modellierung hinausgehen, etwa durch Analyse- und Simulationsfunktionen für Prozessmodelle, einen visuellen Modellvergleich für verschiedene Modellversionen und Reporting-Funktionen. Der Signavio Process Manager bietet ein solches BPA-Tool, das das Business Process Management von Organisationen aller Branchen und Größen optimal unterstützt.

Von der BPM-Software zur Prozessveränderung

Nun folgt die Phase der Prozessimplementierung und Prozesstransformation, in der mittels der BPM-Software die definierten Prozessveränderungen in die Tat umgesetzt werden. Dies kann entweder rein auf fachlich/organisatorischer Ebene oder durch eine geeignete IT-Unterstützung erfolgen. Auf fachlicher Ebene werden Verantwortlichkeiten angepasst, Stellenprofile überarbeitet oder  Arbeitsanweisungen für einzelne Schritte verändert.

Change Management heißt in diesem Zusammenhang vor allem, die Mitarbeiter auf die „Reise der Veränderung” mitzunehmen und dabei die Sorgen und Bedürfnisse der Prozessbeteiligten aufzugreifen. Dies wird häufig auch als “Process Transformation” bezeichnet. Auf der technischen Seite steht neben der Anpassung („Customizing) der Standardsoftware (z. B. ERP, CRM, ECM) eine ganze Reihe von prozessorientierten Plattformen zur Verfügung. Solche “Process Engines” werden durch technische Prozessmodelle (Technical Workflow) angesteuert.

Unter Human Workflow versteht man dabei Prozesse, die durch eine Vielzahl von Formularen charakterisiert sind. System Workflows dagegen haben einen eher integrativen Charakter: Hier werden verschiedene Systeme angebunden (Enterprise Application Integration, EAI).

Doch worin besteht der Unterschied zwischen einer BPM-Software und einer Business Process Management Suite (BPMS)? Bei einer BPMS handelt es sich um ein System, das nicht nur eine Modellierungskomponente besitzt, sondern auch eine Prozess-Entwicklungsumgebung (inkl. Formulardesigner und Datenmapping-Tool), eine Prozess-Engine mit Konnektoren für verschiedene Schnittstellenarten sowie eine Task-Management-Komponente für die Abarbeitung von Tasks durch die Prozessbeteiligten.

Prozesscontrolling / Prozessmonitoring mit Hilfe einer professionellen BPM-Software

Wurden die Prozesse mit einer BPM-Software aufgenommen und fachlich sowie technisch umgesetzt, steht die Überwachung des Prozesses im Vordergrund. Dabei wird geprüft, ob die bei der Prozessoptimierung angestrebten Ziele auch tatsächlich erreicht werden. Zu diesem Zweck bietet eine professionelle BPM-Software spezielle Reporting-Funktionen, die alle relevanten Prozesskennzahlen in einer zentralen Übersicht zusammenfassen. Dabei werden entweder Trendentwicklungen in abgeschlossenen Prozessinstanzen oder der aktuelle Status laufender Instanzen untersucht. Letzteres wird meist als Business Activity Monitoring bezeichnet.

Diese vier Teildisziplinen lassen sich auch als Lebenszyklus für Prozesse verstehen: Die Ergebnisse einer Phase dienen wiederum als Ausgangspunkt für die nächste Phase. Im Rahmen einer Kontinuierlichen Prozessverbesserung (KVP) wird daher angestrebt, die vier Phasen des Geschäftsprozessmanagements (GPM) regelmäßig zu durchlaufen.

Ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements ist die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten in der Organisation. Dies bezieht sich zum einen auf die Durchführung eines bestimmten Business Processes und umfasst die Definition eines Prozessverantwortlichen (Process Owner) und der Prozessbeteiligten (Process Participant). Daher ist es wichtig, mittels  der BPM-Software Verantwortlichkeiten zu definieren. Zum anderen ist eine spannende Frage, wie sich das Prozessmanagement als Disziplin insgesamt in der Organisation verankern lässt: Wer startet Prozessinitiativen? Wer bietet methodische Hilfe für die Prozessdokumentation? Wer muss Prozessmodelle mittels der BPM-Software freigeben? Das interessante Stichwort hier ist BPM Governance. Unter diesem Begriff wird zumeist festgelegt, wer zu einem zentralen Kreis an Prozessexperten / Methodenexperten gehört, die in Form eines beratenden “Process Center of Excellence” oder sogar unter Leitung eines “Chief Process Officers” den verschiedenen Fachabteilungen zur Verfügung stehen.

Während das Prozessmanagement in den USA zumeist der IT-Abteilung zugeordnet ist, ist BPM in Deutschland häufig in Abteilungen zu finden, die für die Organisationsentwicklung, Betriebsorganisation oder auch Unternehmensstrategie verantwortlich sind. Sie möchten mehr erfahren? Registrieren Sie sich jetzt kostenlos für Ihren persönlichen Testzugang für den Signavio Process Manager.