Business Process Management (BPM) bezeichnet auf der einen Seite eine prozessorientierte Managementperspektive auf Organisationen. Im Zentrum stehen Ende-zu-Ende-Prozesse, d.h. Abläufe, die von Kundenanfrage oder -bedarf bis zur Auslieferung einer Ware oder Erbringung einer Dienstleistung laufen.

Klassische Beispiele sind Order-to-Cash oder Procure-to-Pay.

Was ist eine BPM Software?

Auf der anderen Seite versteht man unter Business Process Management Technologien und Softwaresysteme, die für die IT-technische Umsetzung von Geschäftsprozessen verwendet werden.

Häufig trifft man in diesem Kontext auch die Begriffe “BPM Software”, “BPM Tool” oder auch “Business Process Management Suite”.

Teildisziplinen von Prozessmanagement

Im Folgenden schauen wir uns einmal die Teildisziplinen des Geschäftsprozessmanagements an.

Abschließend geht der Artikel kurz auf kontinuierliche Prozessverbesserung (KVP) und BPM Governance ein.

Prozessanalyse mit einer BPM Software

Prozessmanagement besteht aus mehreren Phasen: In der Prozessanalyse werden mit einer BPM Software die aktuellen Geschäftsprozesse (Ist-Prozesse) untersucht und in Prozessmodellen abgebildet (“Ist-Modell”). Für die Prozessaufnahme, d.h. die strukturierte Sammlung von Prozesswissen und die Erstellung einer Prozessdokumentation, werden zumeist Interviewtechniken oder moderierte Prozess-Workshops angewendet. Weitere Verfahren sind Dokumentenanalyse, Laufzettelverfahren, Selbstaufschreibung oder die im REFA-Umfeld populäre Multimomentaufnahme.

Immer mehr zum Trendthema entwickelt sich das sogenannte Process Mining: hier werden Prozessmodelle aus in IT-Systemen gespeicherten Ereignissen rekonstruiert. Das Ergebnis der Prozessanalyse sind Prozessmodelle auf verschiedenen Detailstufen, die zumeist in einer Prozesslandschaft / Prozesslandkarte angeordnet sind. Bei der BPM Software in dieser Phase handelt es sich daher meist um Modellierungswerkzeuge auf Basis von BPMN 2.0 oder anderer Modellierungssprachen. Eine beliebte BPM-Software für die Prozessanalyse ist der Signavio Process Editor.

Was bringt Business Process Management?

Business Process Management konzentriert sich auf die Prozessoptimierung, d.h. die Identifikation von Verbesserungspotenzialen. Es ist häufig zu beobachten, dass allein schon die Sichtbarmachung bestehender Prozesse zu vielen Verbesserungsideen führt. “Warum brauchen wir eigentlich diesen Schritt?” oder “Warum erledigt Abteilung X diesen Schritt nicht gleich mit?” sind häufige Fragen, die sich sofort stellen, wenn man sich einen Prozess in einer BPM Software genauer anschaut. Manche Prozessveränderungen lassen sich einfach umsetzen. In solchen Fällen, die eine umfangreichere Realisierung nach sich ziehen würden, lohnt sich eine ROI-Betrachtung (Return on Investment) bzgl. der verschiedenen Optionen. Was die Prozessverbesserung so schwierig macht, sind die zahlreichen Einflussfaktoren auf Prozesse. Methoden wie Lean Management und Six Sigma bieten hier einen Ansatz, um sich auf bestimmte Aspekte zu konzentrieren.

Zum Thema Lean Six Sigma gibt es zahlreiche Bücher. Ein lesenswertes älteres Werk ist  “Reengineering the Corporation” von Hammer und Champy, das den Ursprung der Business Process Reengineering-Welle in den 90er Jahren untersucht.

Das Ergebnis des Business Process Management sind abgestimmte Soll-Prozesse, die in der BPM Software als Prozessmodelle dokumentiert werden. Abgestimmt heißt hier natürlich vor allem, dass sich die verantwortlichen Führungskräfte im Unternehemen auch zu der Veränderung bekennen. Ein professionelles Business Process Analysis Tool (BPA) sollte einen Schritt über die reine Modellierung hinaus gehen, z.B. durch Analyse- und Simulationsfunktionen für Prozessmodelle, visuellen Modellvergleich für verschiedene Modellversionen und Reporting-Funktionen. Der Signavio Process Editor ist ein solches BPA-Tool, das Ihr Business Process Management optimal unterstützt.

Von der BPM Software zur Praxis

In der Phase der Prozessimplementierung und Prozesstransformation werden die, in der BPM Software definierten Prozessveränderungen in die Tat umgesetzt. Dies kann entweder rein auf fachlich/organisatorischer Ebene geschehen oder auch durch geeignete IT-Unterstützung. Auf fachlicher Ebene werden Verantwortlichkeiten angepasst, Stellenprofile überarbeitet oder einfach Arbeitsanweisungen für einzelne Schritte verändert.
Change Management heißt hier vor allem, die Mitarbeiter auf der “Reise der Veränderung” mitzunehmen und dabei die Sorgen und Bedürfnisse der Prozessbeteiligten adäquat zu adressieren. Dies wird häufig auch als “Process Transformation” bezeichnet. Auf der technischen Seite steht neben einem Customizing von Standardsoftware (z.B. ERP, CRM, ECM) eine ganze Reihe von prozessorientierten Plattformen zur Verfügung. Solche “Prozess-Engines” werden durch technische Prozessmodelle (Technical Workflow) angesteuert.

Unter Human Workflow versteht man dabei solche Prozesse, in denen Formulare eine große Rolle spielen. System Workflows dagegen haben eher integrativen Charakter: hier werden verschiedene Systeme angebunden (Enterprise Application Integration, EAI).
Was ist der Unterschied zwischen einer BPM Software und einer Business Process Management Suite (BPMS)? Unter einer BPMS versteht man typischerweise solche Systeme, die neben einer Modellierungskomponente auch eine Prozess-Entwicklungsumgebung (inkl. Formulardesigner und Datenmapping-Tool), eine Prozess-Engine mit Konnektoren für verschiedene Schnittstellenarten sowie eine Task-Management-Komponente für die Abarbeitung von Tasks durch die Prozessbeteiligten umfassen.

Prozesscontrolling / Prozessmonitoring mit Hilfe einer professionellen BPM Software

Sind Prozesse mit einer BPM Software aufgenommen und fachlich sowie technisch umgesetzt, steht die Überwachung des Prozesses im Vordergrund. Hier wird geschaut, ob die bei der Prozessoptimierung angestrebten Ziele auch tatsächlich erreicht werden. Dies funktioniert in einer professionellen BPM Software mit speziellen Reporting-Funktionen, die alle relevanten Prozesskennzahlen in einer zentralen Übersicht zusammen fassen. Dabei untersucht man entweder Trendentwicklungen in abgeschlossenen Prozessinstanzen oder auch den aktuellen Status laufender Instanzen. Letzteres wird meist mit Business Activity Monitoring bezeichnet.

Die vier Teildisziplinen lassen sich auch als Lebenszyklus für Prozesse begreifen: Die Ergebnisse einer Phase dienen wiederum als Ausgangspunkt für die nächste Phase. Im Rahmen einer Kontinuierlichen Prozessverbesserung (KVP) wird daher angestrebt, die vier Phasen des Geschäftsprozessmanagements (GPM) regelmäßig zu durchlaufen.

Ein wichtiger Aspekt beim Prozessmanagement ist die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten in der Organisation. Dies bezieht sich zum einen auf die Durchführung eines bestimmten Business Process, d.h. die Definition eines Prozessverantwortlichen (Process Owner) und die der Prozessbeteiligten (Process Participant). Es ist also wichtig, innerhalb der BPM Software Verantwortlichkeiten zu definieren. Zum anderen ist eine spannende Frage, wie das Prozessmanagement als Disziplin insgesamt in der Organisation verankert ist.
Wer startet Prozessinitiativen? Wer bietet methodische Hilfe für die Prozessdokumentation? Wer muss Prozessmodelle in der BPM Software freigeben? Das interessante Stichwort hier ist BPM Governance. Hier wird zumeist festgelegt, wer zu einem zentralen Kreis an Prozessexperten / Methodenexperten gehört, die in Form eines beratenden “Process Center of Excellence” oder sogar unter Leitung eines “Chief Process Officers” den verschiedenen Fachabteilungen zur Verfügung stehen.

Während das Prozessmanagement in den USA zumeist der IT-Abteilung zugeordnet ist, findet man BPM in Deutschland häufig in Abteilungen für die Organisationsentwicklung, Betriebsorganisation oder auch Unternehmensstrategie.
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