Business Continuity durch Prozessmanagement

Unmittelbar nach einer Krise (sei es eine weltweite Epidemie, Naturkatastrophe oder ein anderes Ereignis) sollte sich jedes verantwortungsbewusste Unternehmen Gedanken darüber machen, wie es den Schutz der eigenen Mitarbeiter gewährleisten kann. Ist die Krise bewältigt oder durch die Behörden in geordnete Bahnen gelenkt worden (im Fall von COVID-19 z.B. durch die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice), stellt sich natürlich die Frage: „Wie kann ich auch mein Unternehmen schützen?“

Es ist eigentlich ganz simpel: Gute Prozesse befähigen Unternehmen dazu, schnell und effizient auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Wer sich bereits in der Vergangenheit mit seinen Geschäftsprozessen auseinandergesetzt und diese optimiert hat, kann die negativen Auswirkungen eines aktuellen Krisenszenarios abfangen und sogar gestärkt aus diesem Stresstest hervorgehen. Doch wie können Sie Ihr Unternehmen krisenfest mit Prozessmanagement machen?

Die aktuelle Krise ist eine schwierige Situation für uns alle. Sie birgt jedoch auch Chancen wie etwa die Entwicklung neuer Fähigkeiten. So können Privatpersonen und Unternehmen weltweit den aktuellen Status Quo infrage stellen. Zukunftsfähige Veränderungen im Angesicht des Sturms sind möglich – die Voraussetzungen hierfür sind Verständnis, kluge Verbündete und die Bereitschaft zum Wandel.
Dr Gero Decker, Signavio Co-Gründer und CEO

5 Ansätze, wie Sie Ihr Unternehmen krisenfest mit Prozessmanagement machen können

Eine Krise zwingt jedes Unternehmen dazu, sich mit dem Thema Business Continuity auseinanderzusetzen. Einige Firmen werden einem solchen Stresstest nicht standhalten können. Doch selbst in scheinbar aussichtslosen Fällen ist es möglich, kritische Geschäftsprozesse zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie nicht nur im Moment robust sind. So können sie bei Bedarf herunter- und schnell wieder hochskaliert werden, wenn das Geschäft von Neuem anzieht. Dabei gibt es mehrere Schlüsselelemente, die Unternehmen bei der Aufrechterhaltung der Business Continuity durch Prozessmanagement helfen können:

Verstehen Sie Ihr Business

Ein robustes Prozessmanagement – in Kombination mit dem richtigen Prozessanalyse-Tool – liefert Ihnen alle nötigen Informationen, um die tatsächliche Funktionsweise Ihres Unternehmens zu verstehen. Wenn die Dinge auf der Makroebene schief laufen, ist dieses Verständnis entscheidend, um Schwachstellen in Ihrer Organisation auf der Mikroebene zu identifizieren. So können Sie erforderliche Änderungen schnell umsetzen. Schließlich ist vor allem die Zeit in einer Ausnahmesituation ein kritischer Faktor.

Gewährleisten Sie Business Continuity

Krisensituationen können sich überwältigend anfühlen. Oftmals entwickeln sich die Ereignisse zu schnell, um effektiv zu reagieren. In Zeiten der Unsicherheit ist es daher umso wichtiger, mit dem gewohnten Business fortzufahren. Hierfür müssen Ihre unterstützenden Prozesse unterschiedlichsten Störungen standhalten. Ein starkes Prozessmanagement-Framework bedeutet, dass Ihre wichtigsten Geschäftsaktivitäten klar modelliert und von allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen verstanden werden. So kann Ihre Organisation eine (relativ) konsistente und positive Kundenerfahrung auch unter schwierigen Umständen aufrechterhalten und die Kundenabwanderung reduzieren.

Nehmen wir eine interne Perspektive ein: Hier sorgt ein starkes Prozessmanagement in Verbindung mit Elementen der Prozessautomatisierung dafür, dass Aktivitäten in den wichtigsten Geschäftsbereichen fortgesetzt werden können. So lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass Prospects, die sich bereits in Ihrem Verkaufszyklus befinden, zu Kunden werden.

Pflegen Sie eine klare Kommunikation

Kollaboration ist der Schlüssel, wenn Sie Ihr Business krisenfest mit Prozessmanagement machen wollen. Tools wie der Signavio Collaboration Hub sind bereits unter normalen Umständen unerlässlich, um Mitarbeiter in verschiedenen geographischen und geschäftlichen Bereichen miteinander zu verbinden. Mit nur wenigen Klicks können sie Geschäftsprozesse diskutieren und optimieren. Diese Zusammenarbeit wird noch wichtiger, wenn Ihr gesamtes Unternehmen aus dem Homeoffice arbeitet. Eine solche Single Source of Truth rund um die Arbeit während und unmittelbar nach einer Krise kann darüber entscheiden, ob Ihre Organisation weiter floriert oder lediglich überlebt.

Bauen Sie Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit auf

Ein wesentliches Merkmal von effektivem Prozessmanagement ist die Steigerung der Agilität. Schließlich ist es schwierig, Ihre Geschäftsprozesse anzupassen, wenn Sie nicht genau wissen, wie diese Prozesse tatsächlich funktionieren. Oder wenn Sie nicht sicher sind, dass diese widerstandsfähig genug sind, um mit Veränderungen fertig zu werden. Eine solche Herausforderung ist angesichts von Initiativen zur Unternehmenstransformation schon schwierig genug. Das gilt vor allem dann, wenn die Transformation durch eine externe Krise ausgelöst wird. Wer sich seiner effektiven und effizienten Prozesse sicher sein kann, liefert seinem Unternehmen die nötige Struktur, um sich neuen Herausforderungen zu stellen – sei es für eine Woche, mehrere Monate oder im Zuge eines permanent veränderten Betriebsumfelds.

Planen Sie für die Zukunft

Die Auswirkungen einer Krise können noch lange Zeit nachwirken – gerade, wenn sie mit Ihren Geschäftsentscheidungen korrelieren. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um zum richtigen Zeitpunkt die richtige Entscheidung zu treffen. Process Mining ist das perfekte Tool für Ihre Prognosen: So können Sie Lösungen zur Prozessoptimierung identifizieren und diese Lösungen dann durch Mechanismen wie Prozesssimulation und digitale Partnerschaften testen.

Krisenfest mit Prozessmanagement: die nächsten Schritte

Die Signavio Business Transformation Suite bietet Ihnen eine All-in-One-Lösung für die Bewältigung unterschiedlichster Krisen. Wenn sich unsere Kunden auf zukünftige Unsicherheiten vorbereiten, unterstützt sie Signavio bei der Optimierung ihrer Prozesse. So sind unsere Anwender jeder Aufgabe gewachsen – egal, was vor ihnen liegt.

Unser Blogbeitrag hat Ihnen gefallen? Halten Sie Ausschau nach unseren kommenden Ressourcen rund um die Bewältigung von Krisen mit Hilfe von Prozessmanagement. Erfahren Sie mehr über die Signavio Business Transformation Suite: Velocity Edition oder melden Sie sich für Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion an.

In der Zwischenzeit erhalten Sie auf der Website der Weltgesundheitsorganisation alle aktuellen Informationen zu COVID-19. Wir alle hier bei Signavio bitten Sie, auf sich und andere zu achten. Bleiben Sie gesund!

Veröffentlicht am: 24. März 2020 - Letzte Änderung am: 5. Juni 2020