Die Geschichte einer Familie
Amit Malik, Senior-Berater bei Signavio, hatte einen schwierigen Start ins Jahr 2020, als sein Vater plötzlich verstarb. Amit und seine Familie waren gerade dabei, diesen Verlust zu verarbeiten, als eine weitere Katastrophe eintrat. Sie traf nicht nur die Maliks, sondern Familien und Gemeinden weltweit: die COVID-19-Pandemie.
Amits Frau Bhawna und seine Mutter Naresh wurden beide positiv auf das neuartige Coronavirus getestet. "Die größte Herausforderung war, dass niemand damit rechnete, dass so etwas passieren würde. Ich selbst hatte zu Beginn der Pandemie keine Ahnung, wie genau ich meinen Angehörigen helfen konnte. Sowohl meine Mutter als auch für meine Frau hatten außerdem mit den psychologische Auswirkungen des Virus und der Quarantäne zu kämpfen”, so Amit.
Amits Alltag wurde fortan von Videogesprächen mit Ärzten, der Krankenhauskoordination und Betreuung seiner zwei Kinder bestimmt – ganz zu schweigen von den Herausforderungen, die das Besorgen von Lebensmitteln und Medikamenten im abgeriegelten Neu-Delhi mit sich brachte. Er erinnert sich: „So viel Multitasking habe ich noch nie in meinem Leben gemacht. Zweifellos eine vertraute Geschichte für viele Tausend Menschen auf der ganzen Welt, die ihren eigenen Kampf mit der Pandemie führen müssen”.
Genau hier nimmt die Geschichte von Amit eine technologisch bedingte Wendung.
Patienten in Not zusammenbringen
Eine der vorgeschlagenen Behandlungen für seine betagte Mutter war die Plasmatherapie. Bei diesem Verfahren wird dem Patienten Blutplasma von Menschen transplantiert, die sich bereits von ihrer COVID-19-Erkrankung erholt haben. Die Therapie kann dazu beitragen, die Auswirkungen des Virus abzumildern, bis der jeweilige Patient selbst Antikörper produzieren kann.
Wie gelingt die Suche nach dem richtigen Plasmaspender?
Doch wie können Plasmaspender und Patienten miteinander in Verbindung treten? Im Laufe seiner Suche nach einem möglichen Spender fand sich Amit schließlich in einer WhatsApp-Gruppe wieder. Doch hier sei die Suche der Mitglieder eher wahllos verlaufen, erläutert er.
Er habe mehrere hundert Nachrichten pro Tag gesehen, in denen Leute nach einem Spender suchten: „Meine Mutter braucht Hilfe, mein Vater braucht einen Spender, das ist die Blutgruppe, das ist das Krankenhaus.” Auch Amits Herangehensweise war zu diesem Zeitpunkt sehr manuell: Er durchsuchte die WhatsApp-Anfragen nach einem Treffer und hielt seine Erkenntnisse in einem Notizblock fest.
Amit erkannte sofort, dass dieser Prozess einen großen Optimierungsbedarf hatte - und noch wichtiger – wie er selbst für Verbesserungen sorgen konnte. Durch die Erstellung eines Workflows im Signavio Process Governance half Amit der KAB Welfare Foundation bei der Digitalisierung ihrer manuellen Datenerfassung und dem Spenderabgleich.
Ein dringend benötigter Workflow
Dank dieses neuen Arbeitsablaufs können sich Menschen als Patienten oder freiwillige Plasmaspender registrieren, Plasma anfordern oder eine Empfehlung ihres Krankenhauses oder Arztes einreichen. Die Kontaktaufnahme von Plasmaspendern und potenziellen Empfänger kann so deutlich schneller und einfacher abgewickelt werden. Darüber hinaus werden alle gesammelten Daten zur Unterstützung und Koordination an die zuständigen staatlichen Gesundheitsbehörden weitergeleitet.
Amit brauchte nur zwei Stunden, um die Grundlage für den Workflow zu schaffen, dann sprach er mit den Verantwortlichen der KAB Welfare Foundation: "Die Admins waren beeindruckt von unserer einfachen Lösung. Bis heute haben sich fast 500 Patienten und über 70 Plasmaspender registriert, die wir in Zusammenarbeit mit Einzelpersonen und Regierungsstellen zusammenbringen konnten".
Der Workflow digitalisiert den gesamten Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Amit erklärt den vereinfachten Ablauf: „Aus Sicht des Nutzers gibt es nun einen zentralen Ort, an dem er sich registrieren kann. Die jeweilige Anfrage muss als nicht mehr wiederholt über verschiedene Kanäle gesendet werden. Die Vereinfachung dieses Arbeitsablaufs erhöht natürlich auch die Chance, dass die Chatgruppe weiterempfohlen wird und sich weitere Spender registrieren.”
Plasmatherapie bei COVID-19
Die Plasmatherapie gilt zum jetzigen Zeitpunkt noch als experimentelle Behandlung für COVID-19. Das Engagement der Chat-Teilnehmer war dennoch groß, so Amit: „Einer der Spender sagte, dass er zu Beginn der Pandemie ratlos war. Als Arzt wusste er um die Möglichkeiten der Plasmatherapie. Es gab jedoch einfach keine passende Plattform, auf der er seine Hilfe als Spender anbieten konnte. Durch den Einsatz des Signavio Process Governances gaben wir den Spendern die Möglichkeit, sich zu melden und zu helfen, unabhängig von ihren Umständen.”
Amit erinnert sich an einen Spender, der besonders motiviert war: "Ein Mann hat zweimal gespendet. Er hat eine neunköpfige Familie, und alle neun Mitglieder infizierten sich mit COVID-19. Seine Frau war im achten Monat schwanger, und als das Baby zur Welt kam, wurde auch das Baby positiv getestet. Alle neun erholten sich glücklicherweise wieder, aber dieser Mann wollte wirklich unbedingt helfen, und wir konnten das möglich machen.”
Da die Infektionsrate in Indien nach einem langsamen Rückgang in letzter Zeit wieder angestiegen ist, wird der Workflow laut Amit wahrscheinlich das ganze Jahr 2020 über online bleiben. Seine Botschaft bleibt dieselbe: „Trotz unserer vollen Terminkalender, der Änderung unseres Arbeitsablaufs und der Arbeit im Homeoffice können wir anderen dennoch ganz einfach helfen – 5 Minuten für die Registrierung als Spender reichen bereits aus, um Leben zu retten.”
Weitere Informationen darüber, wie Sie am besten auf geschäftliche Herausforderungen reagieren, finden Sie in unserem Leitfaden „Wie mache ich ein Unternehmen krisenfest mit Prozessmanagement?"