Dans ce 3ème article issue de notre série « réagir face à la crise du COVID-19 », vous découvrirez l’importance d’avoir une task force efficace pour faire face aux défis imposés par la crise sanitaire liée au COVID-19, et également comment vous pouvez renforcer votre groupe d’experts en utilisant la gestion des processus métier.

Pourquoi avez-vous besoin d’une task force interne pour faire face à la crise du COVID-19 ?

La collaboration est un asset essentiel de l’entreprise moderne. La propagation mondiale du virus implique d’aller au-delà de la situation de télétravail et amène avec elle de nombreuses interrogations auxquelles vous devez trouver des réponses, comme par exemple :

  • Nos processus sont-ils suffisamment solides pour faire face aux changements actuels ?
  • Quelles mesures sont utiles pour renforcer notre résilience économique ? 
  • Comment pouvons-nous préparer notre organisation à une éventuelle récession ?
  • Quelles capacités pouvons-nous développer en temps de crise ?
  • Comment pouvons-nous tirer le meilleur profit possible des opportunités pendant et après la crise ?

Les différents services ne peuvent pas répondre à des questions de cette ampleur. Ceux qui veulent passer à travers la crise avec succès et le moins d’impacts possibles doivent s’appuyer sur des mécanismes plus solides. En clair : regroupez vos connaissances collectives au sein d’une task force. Cela permet de réunir des employés de différentes équipes et de différents niveaux hiérarchiques. Vous sélectionnez les membres de votre groupe d’experts sur la base des qualifications requises pour surmonter la crise (par exemple, dans les domaines de compétence, de connaissance, d’expérience).

Les avantages d’une task force en un coup d’œil :

  • Pas de canaux de communication longs et fastidieux
  • S’affranchir des silos de connaissances dans les différents services
  • Éviter les rumeurs et les incertitudes concernant COVID-19
  • Mise en place d’une source unique d’informations pour faire face à la crise
  • Une transparence renforcée et des rôles bien définis

Comment la gestion des processus peut renforcer votre task force interne ?

En tant que groupe de projet, une task force est toujours une « entreprise temporaire » . Parmi ses objectifs principaux on peut noter : la gestion de la complexité, la singularité, la limitation dans le temps et la nouveauté, ainsi qu’un champ d’action transversal. Toutefois, les experts du monde entier s’accordent à dire que la crise du COVID-19 aura des conséquences sur notre économie sur le long terme. Par conséquent, vos processus métier se trouvent également au cœur de l’action de la crise actuelle. Contrairement aux simples projets, ils n’ont pas une durée de vie limitée mais font partie intégrante de votre organisation et sont conçus pour conduire l’efficacité à travers les frontières de votre organisation.

Il est donc d’autant plus important de soutenir le travail de votre task force en utilisant une gestion moderne des processus. Ses avantages deviennent particulièrement évidents en temps de crise. Grâce à elle, les entreprises peuvent réagir aux conditions changeantes et adapter rapidement et efficacement les processus opérationnels critiques (par exemple la production, les services, le développement). 

Rassembler les experts et promouvoir la transparence

Une gestion efficace des processus couplée à l’outil adéquat peut reprendre le caractère collaboratif d’une task force et être implémentée dans l’entreprise pendant les premières semaines d’une crise. Cela relève de la plus haute importance compte tenu des défis majeurs associés à une crise. Votre task force ne peut développer ou adapter les processus efficacement que si elle peut s’appuyer sur l’expertise de toute l’équipe. 

Il ne suffit donc pas de faire appel uniquement à l’expert en gestion des processus de votre entreprise. De nombreux changements actuels ont un impact profond sur les structures de votre organisation. Par conséquent, ce ne sont souvent pas les modélisateurs de processus mais les experts sur place qui identifient en premier lieu la cause d’un problème émergent.

Si vous dirigez une grande entreprise, la mise en place de la technologie BPM pour l’ensemble de votre équipe constitue alors souvent un défi particulier. Mais c’est la seule façon de tirer parti de l’ensemble des connaissances de votre organisation pour améliorer l’entreprise et de faire en sorte que les processus visant à atténuer l’impact économique de la crise du COVID-19 soient également appliqués dans le travail quotidien.

Notre conseil : soutenez votre task force grâce à la gestion des processus basés sur le cloud. Ici, votre task force peut facilement créer et simuler des processus, demander un retour d’information à intervalles réguliers, partager les bonnes pratiques et déployer et analyser des processus optimisés dans toute l’organisation. En outre, l’outil peut également servir de base de connaissances centrale, en fournissant aux utilisateurs un aperçu des responsabilités, des rôles, des hiérarchies et des différentes étapes du processus.

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Pour aller plus loin, retrouvez nos précédents articles liés à la crise COVID-19 :

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En attendant, vous pouvez suivre les mises à jour de COVID-19 sur le site de l’Organisation Mondiale de la Santé. De la part de toute l’équipe de Signavio, prenez soin de vous , de vos équipes et de vos proches.

Publié le 16 avril 2020 - Last modified: 19 juin 2020