Cette situation inédite bouleverse les habitudes et le quotidien de millions de personnes dans le monde. Il est, avant toute chose, important d’assurer la sécurité de vos équipes et la vôtre face au virus mais également de maintenir votre business sur pied dans cette période difficile.

Pour faire suite à notre article «5 moyens de tirer profit de la gestion des processus en temps de crise», nous portons aujourd’hui notre attention sur 4 tactiques efficaces pour faire face à la crise et vous permettre de préserver la santé opérationnelle de votre business tout en maintenant la communication et la collaboration à travers les frontières de votre organisation.

4 tactiques efficaces pour faire face à la crise grâce à la transformation digitale

Compréhension et modélisation de ses processus métier

À l’heure où les déplacements sont limitées, où les employés sont en télétravail, votre business doit s’adapter et faire preuve de souplesse et d’agilité pour assurer la continuité des opérations. Pour cela, la modélisation des processus métier joue un rôle clé dans l’activation des processus dégradés. En effet, la modélisation des processus métier permet de :

  • comprendre et avoir une vue d’ensemble claire du déroulé et des enchaînements des différentes activités
  • identifier les zones d’échanges entre les différentes personnes responsables
  • avoir des bases solides pour envisager les futurs processus/procédures dégradés tout en respectant les points essentiels comme la conformité, les normes ISO, le maintien de la qualité et de l’expérience client.
  • En effet, en comprenant le fonctionnement de bout en bout de vos processus et en ayant une modélisation fiable, efficace et documentée, vous avez accès de manière claire à toutes les étapes et les rôles propres à chacun de vos processus. Cela vous permet alors de réagir rapidement et en connaissance de cause pour mettre en place des procédures dégradées sur les processus essentiels.

Pour aller plus loin : Si les informations dont vous disposez quant à un processus de votre supply chain par exemple vous paraissent manquer de consistance, la technologie du process mining, qui s’appuie sur vos données stockées dans vos systèmes IT, peut vous aider à retracer votre processus en l’état et ainsi accéder à sa modélisation de bout en bout. Le process mining permet également de mettre en évidence les différentes variations existantes de votre processus en l’état et de révéler la modélisation la plus efficace et avantageuse pour ensuite appliquer les changements adéquats au processus et ainsi favoriser l’excellence des processus.

La simulation pour des décisions éclairées

Vos processus sont rodés. Ils sont déclenchés quotidiennement et pour certains à maintes reprises. Les responsables des processus connaissent leur fonctionnement de bout en bout. Mais en cas d’événement imprévu, vos processus ont souvent besoin d’être revus. En effet, en situation de crise, il est très souvent nécessaire pour les entreprises de créer des processus dégradés dû à la baisse/augmentation des demandes et de la baisse des effectifs et ainsi de les redimensionner.

L’objectif de la simulation est de tester l’opérationnalité des scénarios et d’assurer l’efficacité de son organisation, même en mode dégradée. Grâce à la simulation des processus, obtenez une vision éclairée de l’impact de vos processus dégradés sur votre chaîne de valeur : de la logistique d’approvisionnement à la fabrication en passant par la commercialisation. Ces informations clés vont vous permettre d’identifier un redimensionnement efficace de vos ressources et/ou de la bonne procédure dégradée à mettre en place avec les ressources dont vous disposez à l’instant T.

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Le process mining pour garder le cap

En ce moment même, de nombreux employés voire même l’intégralité des employés d’une entreprise travaillent depuis chez eux et à fortiori à distance des uns des autres. Les interactions qui existaient dans l’enceinte du bureau entre les employés et le management de proximité se sont déplacées sur des applications comme Slack ou encore GoToMeeting… L’aspect collaboratif est maintenant 100% digital. Un fort risque plane alors au-dessus des processus dont l’exécution de bout en bout ne pourrait pas/plus être respectée dû notamment à un manque d’information, une mauvaise connaissance du processus dans son ensemble, des informations perdues en cours de route. À l’échelle de l’entreprise, cela pourrait alors avoir de nombreuses répercussions :

  • pertes de performance
  • nouveaux goulots d’étranglement
  • perte de conformité
  • retards de traitement

Le process mining est la solution idéale pour répondre à ses risques ! En effet, la découverte de processus (process discovery) offre à la fois de la visibilité et permet également de comprendre l’état actuel de vos processus et opérations en y appliquant automatiquement les algorithmes de process mining les plus avancés. Il en résulte une meilleure compréhension du fonctionnement de bout en bout de vos processus opérationnels, et à fortiori une meilleure harmonisation entre les modèles de processus et les opérations.

Le process mining offre une visualisation claire et transparente de votre réalité opérationnelle et permet d’identifier les dérives, les comportements non conformes et les goulots d’étranglements. Il vous offre toutes les informations nécessaires afin d’apporter les changements au sein de votre processus le plus rapidement possible.

Gardez vos équipes dans la boucle avec les workflows

Comme évoqué ci-dessus, le travail à distance perturbe les collaborations inter-équipes et ces dernières prennent aujourd’hui une autre dimension… une dimension digitale ! Pour maintenir un haut niveau de cohérence et d’efficacité à travers l’ensemble de votre organisation, assurer le suivi point par point de vos processus et leur exécution de bout en bout, passez vos modélisations de processus métier en workflows standardisés. Ces derniers peuvent être déployés à travers l’ensemble de votre organisation.

Allez au-delà des systèmes de gestion de tâches et de tickets et mettez vos chaînes d’e-mails au placard ! Une solution de workflow permet de capturer, connecter et communiquer la façon dont le travail est effectué simplement et rapidement, le tout en assurant un suivi 100% transparent, et en intégrant l’ensemble des acteurs clés dans la boucle. Après tout, il est fondamental en situation de crise d’avancer ensemble pour faire face aux défis rencontrés et de garder à l’esprit que la collaboration est l’une des clés du succès !

Faites face à la crise avec Signavio

Signavio a bien conscience des difficultés rencontrées à l’heure actuelle par les entreprises. La Signavio Business Transformation Suite est une solution logicielle performante prenant en compte tous les aspects critiques auxquels vous devez faire face lors d’une situation de crise.  Souscrivez à notre essai gratuit pendant 30 jours et commencez votre transformation dès maintenant !

 

Publié le 31 mars 2020 - Last modified: 19 juin 2020