La gestion des risques en cas de crise

La crise sans précédent du COVID-19 a révélé l’importance et la nécessité de la gestion des risques, et a montré qu’il existait également des situations que l’on ne peut tout simplement pas prévoir. La meilleure réponse ? Un cadre de gestion des risques clair et précis qui prend en compte les processus critiques des fonctions clés de votre organisation, couplé à un cadre de processus sous-jacent qui est suffisamment résilient et solide pour faire face au changement. La puissance de cette combinaison est l’essence même de la manière dont la gestion des processus vous aide à gérer les risques.

Le COVID-19 défie presque toute catégorisation, mais en général, la crise sanitaire est un risque qui pourrait être qualifié de risque environnemental : un événement majeur, rapide et aux répercussions multiples, qui touche toutes les industries et les entreprises de toute forme et de toute taille. Les travailleurs sont bloqués, et les organisations doivent réagir aux changements soudains pour assurer la santé et la sécurité de leurs équipes tout en maintenant autant que possible la continuité des affaires.

En conséquence, la crise du COVID-19 a placé la gestion des risques au cœur des discussions dans les entreprises du monde entier, alors que les entreprises s’efforcent de minimiser l’impact et d’éviter de perdre de l’argent et du temps, de réduire les services et de nuire à leur réputation, et dans le pire des cas, de toucher directement les employés. Un cadre de gestion des risques bien défini peut vous aider à atténuer les risques et leur impact et à maintenir l’équilibre de votre entreprise.

Les risques multiples de l’entreprise moderne

Lorsque nous parlons de risque dans un contexte commercial, nous considérons la probabilité qu’un événement donné se produise et nous en examinons les conséquences. Ensuite, nous élaborons les contrôles qui doivent être mis en place et les solutions à instaurer pour empêcher que ce risque ne se produise, ou pour minimiser les dommages s’il se produit, et assurer la continuité des affaires.  

En tant que telle, la gestion des risques est une véritable force pour atténuer les conséquences de la crise du COVID-19 au sein des organisations. La gestion des risques vous aide à identifier les risques au sein de vos processus opérationnels critiques et à établir les contrôles que vous devez mettre en place pour les réduire, ce qui facilite la prise de décision opérationnelle et stratégique.

La gestion des risques assure le maintien opérationnel et financier grâce à une vision globale des risques encourus aux différents niveaux de l’organisation. La gestion des risques est un pilier fondamental de toute organisation. Découvrez comment la gestion des processus peut vous aider à gérer des risques qui doivent être ancrés dans la culture d’entreprise et être communiqués à tous vos employés.

Comment la gestion des processus vous aide à gérer les risques

L’organisation moderne est confrontée à de nombreux types de risques qui peuvent avoir un impact sur les différentes fonctions de votre entreprise. La forme spécifique que prennent ces risques est propre à votre secteur d’activité et à votre organisation, mais ils peuvent être classés en cinq grandes familles : finance, opérationnel, conformité, employés, et santé et sécurité. Retrouvez ci-dessous un guide rapide qui explicite comment la gestion des processus vous aide à gérer les risques appartenant à chacune de ces catégories.

Risques financiers

Les risques sont liés ici à vos dépendances financières, aux processus qui génèrent des liquidités dans votre entreprise tels que le processus procure-2-pay et, plus généralement, à votre trésorerie. De nombreuses organisations sont financièrement touchées par la crise COVID-19 ; la vôtre pourrait en faire partie. Anticiper les risques financiers par la simulation est un bon début, mais la gestion des processus (et une initiative de process mining efficace) peut aider à identifier toute vulnérabilité liée aux aspects financiers de votre entreprise.

Le process mining peut révéler la façon dont vos processus financiers se déroulent dans la vie réelle et mesurer les facteurs qui ont le plus d’impact sur votre trésorerie interne et répondre à des questions comme : Dépendez-vous d’un petit groupe de clients qui contribuent de manière disproportionnée à votre trésorerie ? Sont-ils solvables ? Recevez-vous vos paiements à temps ? Vos clients et fournisseurs sont-ils également confrontés aux conséquences d’une situation de crise, et qu’est-ce que cela signifie pour leurs interactions avec votre entreprise ?

Une analyse efficace des processus vous donne les informations dont vous avez besoin pour comprendre le degré de risque qui est au cœur des processus de votre service financier. Ensuite, l’optimisation des processus peut vous assurer que vous avez mis en place les bons contrôles (sous la forme, par exemple, de points d’approbation, d’une surveillance par la direction ou de notifications automatisées) pour vous préparer au pire. 

Risques opérationnels

Ces risques sont liés aux procédures opérationnelles propres à votre entreprise. Prenons l’exemple d’une organisation dont la chaîne de valeur est perturbée par la crise COVID-19, comme indiqué dans la section ci-dessus. Cette entreprise dépend d’un fournisseur clé pour la fabrication de son produit. Si ce fournisseur n’est plus en mesure de garantir l’approvisionnement, alors l’organisation est perturbée.

Il s’agit d’un risque pour lequel des solutions préventives doivent être définies à l’avance en cas de problèmes imprévus : gestion des stocks, autre fournisseur offrant un produit équivalent, etc. L’essentiel est de veiller à ce que ces solutions puissent être mises en place exactement au moment voulu, et la manière d’y parvenir est de disposer d’un modèle de processus clair, qui soit partagé et compris dans toute l’organisation. Cette redondance minimise les risques de perturbation et leur impact sur votre chaîne de valeur.

Risques de conformité

La gestion des risques est naturellement liée aux différentes réglementations et lois auxquelles votre secteur d’activité est soumis.

Même en cas de crise (ou peut-être surtout en cas de crise), la satisfaction des régulateurs doit être une priorité absolue. Avec la bonne technologie de gestion des processus, vous pouvez effectuer rapidement et facilement des contrôles de conformité en temps réel sur la base de vos propres données. En comparant la manière dont un processus devrait fonctionner à la manière dont il fonctionne réellement, les violations de la conformité peuvent être détectées et les mesures appropriées peuvent être prises immédiatement. Cette approche vous permet même d’automatiser vos obligations en matière de rapports. Cela rend chaque risque et les contrôles qui y sont associés plus transparents pour les personnes chargées de surveiller ces risques et d’y répondre. Les règlements et autres exigences peuvent être directement traduits en décisions opérationnelles que les employés peuvent utiliser au quotidien, ce qui contribue à intégrer davantage la gestion des risques dans leur travail.

Risques pour les employés

Votre organisation doit conserver un nombre suffisant d’employés pour fonctionner tout en tenant compte de leur sécurité. Vous pouvez également ajouter les compétences des employés pour qu’ils accomplissent leurs tâches quotidiennes efficacement, selon les règles établies au sein de votre organisation et de votre secteur d’activité. Un cadre de processus préexistant qui soutient l’utilisation efficace de la RPA est très utile dans une situation de crise, car il peut permette que certaines tâches routinières soient effectuées avec un minimum de surveillance humaine. En retour, cela permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches essentielles et de réagir directement aux conséquences de la crise.  

Risques pour la santé et la sécurité

Dans le contexte de la crise COVID-19, des mesures sanitaires doivent être respectées pour assurer la continuité des affaires, la sécurité et la santé de vos employés : port obligatoire d’équipements de protection individuelle (EPI), mise en place d’une distanciation physique sur le lieu de travail, etc.  Si la gestion des processus n’est pas une solution directe à ce type de techniques de gestion des risques, la normalisation et la diffusion des informations dont les employés ont besoin sont grandement facilitées par une méthode existante de diffusion rapide de l’information au sein d’une organisation : une source unique de vérité.

La gestion des risques et de la conformité en 7 étapes

Si vous voulez vous améliorer, renforcer la qualité de vos services, éviter une crise, vous devez comprendre et identifier quand vous pouvez faire face aux risques et à quel type, gérer ces risques afin d’éviter qu’ils ne se produisent. C’est votre meilleur atout ! C’est un effort, mais il est payant sur le long terme.

Sherwin Towfighian, Team Lead Consulting MEE, Signavio

La gestion des processus vous aide à gérer les risques, et Signavio dispose des outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement les processus. La Signavio Business Transformation Suite vous permet d’établir une cartographie des risques détaillée et documentée, liée à vos processus, et d’assurer un contrôle efficace et permanent pour préserver la conformité et atténuer les risques au sein de votre entreprise.

Signavio propose une approche en 7 étapes pour une gestion efficace des risques :

  1. Définir et communiquer
  2. Identifier et documenter
  3. Concevoir et informer
  4. Déployer et évaluer
  5. Résoudre et ajuster
  6. Surveiller et réduire
  7. Gérer et améliorer

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide exclusif « Les 7 étapes de la gestion des risques et de la conformité ».

Réduisez vos risques avec Signavio

La Signavio Business Transformation Suite est une solution puissante et tout-en-un qui vous permet de planifier, de mettre en œuvre et d’automatiser vos contrôles pour garantir l’efficacité dans toute votre organisation. En outre, notre COVID-19 Rapid Response Package de 90 jours offre une aide immédiate aux entreprises de tous types et de toutes tailles, y compris les ONG et les organismes de santé, pour assurer la continuité des affaires.

Retrouvez tout notre contenu relatif à la crise COVID-19 sur notre blog. En attendant, vous pouvez suivre les mises à jour de COVID-19 sur le site de l’Organisation mondiale de la santé. Au nom de toute l’équipe Signavio, prenez soin de vous, de vos équipes et de vos proches.

Publié le 30 avril 2020 - Last modified: 30 avril 2020