COVID-19: Risikomanagement in ungewissen Zeiten

Die COVID-19-Epidemie hat deutlich gemacht, wie wichtig ein effektives Risikomanagement ist. In unserer heutigen Arbeitswelt werden wir immer wieder mit Herausforderungen konfrontiert, die wir nicht planen können. Doch wie sollten Unternehmen auf diese Risiken reagieren? Kurz gesagt: Mit robusten Prozessen und einem präzisen Risikomanagement-Framework, das die kritischen Prozesse der Schlüsselfunktionen der Organisation berücksichtigt. Auf diese Weise kann effizientes Prozessmanagement dabei helfen, Risiken erfolgreich zu steuern und zu meistern.

Die durch COVID-19 ausgelöste Krise lässt sich kaum einer einzelnen Risikokategorie zuordnen. Daher betrachten viele Fachleute das Coronavirus als ein Umweltrisiko: ein großes, rasch aufgetretenes Ereignis mit vielfältigen Auswirkungen, das alle Branchen und Unternehmen betrifft. Organisationen weltweit werden mit staatlich verordneten Maßnahmen konfrontiert und müssen auf plötzliche Veränderungen reagieren, um nun die Gesundheit und Sicherheit ihrer Teams zu gewährleisten und ihre Business Continuity so gut wie möglich aufrechtzuerhalten.

Das Coronavirus hat das Thema Risikomanagement für Unternehmen rund um den Globus in den Mittelpunkt gestellt. Jetzt gilt es, die Auswirkungen der Krise auf Unternehmen und Mitarbeiter zu minimieren. Ein gut definiertes Risikomanagement-Framework kann Ihnen dabei helfen, die Gefährdungen durch das Coronavirus zu reduzieren und Ihre Organisation auf Kurs zu halten.

Vielfältige Risiken für moderne Unternehmen durch COVID-19

Das Wort “Risiko” beschreibt die Wahrscheinlichkeit eines unvorhergesehenen Ereignisses und seiner Folgen. Wer das Auftreten von Risiken minimieren und seine Geschäftskontinuität sicherstellen will, kann unterschiedlichste Kontrollmechanismen entwickeln und in seiner Organisation installieren. Der Oberbegriff hierfür lautet “Risikomanagement”.

Effizientes Risikomanagement gehört zu den wichtigsten Instrumenten, um die Folgen der COVID-19-Krise für Unternehmen zu mindern. Wer dieses Werkzeug richtig einsetzt, kann mögliche Risiken in seinen kritischen Geschäftsprozessen identifizieren und die notwendigen Kontrollen für deren Reduzierung implementieren.

Das Ergebnis: Erleichterung der operativen und strategischen Entscheidungsfindung sowie betriebliche und finanzielle Stabilität. Risikomanagement sollte daher zu den Grundpfeilern einer Organisation gehören und sowohl in der Unternehmenskultur als auch in der Arbeitsweise verankert sein.

Wie Sie mit Prozessmanagement Risiken steuern

Moderne Unternehmen werden mit unterschiedlichsten Risiken konfrontiert, die sich auf die verschiedenen Unternehmensfunktionen auswirken können. Diese Gefährdungen können je nach Sektor und Organisation individueller Natur sein. Dennoch lassen sie sich in fünf Risikokategorien einteilen: Finanzen, Betrieb, Compliance, Mitarbeiter sowie Gesundheit und Sicherheit. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit Hilfe von Prozessmanagement diese fünf Risikokategorien steuern und meistern können.

Finanzielle Risiken

Finanzielle Risiken entstehen durch finanzielle Abhängigkeiten, Liquidität generierende Prozessen wie den Procure-to-Pay-Prozess und den Cashflow im Allgemeinen. Viele Unternehmen sind finanziell von der COVID-19-Krise betroffen – auch Ihres könnte dazu gehören. Umso wichtiger ist nun ein effizientes Risikomanagement. Das Antizipieren finanzieller Risiken anhand von Simulationen ist ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg durch die Coronakrise. Prozessmanagement und insbesondere ein effektives Process Mining helfen Ihnen dabei, Schwachstellen im Zusammenhang mit den finanziellen Aspekten Ihres Unternehmens zu identifizieren.

Process Mining deckt die tatsächliche Funktionsweise Ihrer Finanzprozesse auf und bietet Ihnen Informationen zu jenen Faktoren, die den größten Einfluss auf Ihren internen Cashflow haben. So erhalten Sie Antworten auf Fragen wie:

  • Sind Sie auf eine bestimmte Kundengruppe angewiesen, die überproportional zu Ihrem Cashflow beiträgt?
  • Sind Ihre Kunden kreditwürdig?
  • Gehen Ihre Zahlungen pünktlich ein?
  • Sind Ihre Kunden und Lieferanten auch von der Krisensituation betroffen?
  • Was bedeutet das für die Interaktion mit Ihrem Unternehmen?

Durch effektives Process Mining erhalten Sie die notwendigen Informationen, um den Risikograd der Prozesse Ihrer Finanzabteilung zu bewerten. Durch die anschließende Prozessoptimierung verfügen Sie über die richtigen Kontrollmechanismen (z.B. Verantwortliche für Genehmigungen und Überwachung oder automatisierte Benachrichtigungen), um sicherzustellen, dass Sie gut auf eine Krisensituation vorbereitet sind.

Operative Risiken

Diese Risiken hängen mit der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens zusammen. Ein Beispiel: Die Wertschöpfungskette Ihrer Organisation wird durch die COVID-19-Krise beeinträchtigt. Außerdem ist Ihr Unternehmen bei der Herstellung seiner Produkte auf einen wichtigen Lieferanten angewiesen. Sollte dieser seine Lieferungen nicht mehr garantieren können, führt das unweigerlich zu Problemen für Ihren Betrieb. Für dieses Risiko sollten Sie bereits im Vorfeld Lösungen definieren. Hierzu gehören zum Beispiel eine Bestandsverwaltung oder ein anderer Lieferant samt gleichwertigen Produkten.

Anschließend sollten Sie sicherstellen, dass diese Lösungen genau dann zum Tragen kommen, wenn sie erforderlich sind. Grundlage hierfür ist ein klar verständliches Prozessmodell, das im gesamten Unternehmen transparent kommuniziert wird. So minimieren Sie das Risiko von Unterbrechungen und deren Auswirkungen auf Ihre Wertschöpfungskette.

Compliance-Risiken

Effizientes Risikomanagement in Zeiten von COVID-19 umfasst natürlich auch die für Ihre Branche geltenden Vorschriften und Gesetze. Insbesondere während einer Krise sollte Compliance oberste Priorität haben. Mit der richtigen Prozessmanagement-Technologie können Sie Ihre Regelkonformität unkompliziert überprüfen – und das auf Basis Ihrer eigenen Daten.

Durch einen Soll-/Ist-Vergleich Ihrer Prozesse können Sie Compliance-Verstöße besser  erkennen und sofort geeignete Maßnahmen ergreifen. Übrigens: Gesetzlich vorgeschriebene Berichtspflichten lassen sich auf diese Weise ebenfalls automatisieren. Damit gehören langwierige, manuelle Reports der Vergangenheit an. Gesetzliche Vorschriften und andere Anforderungen können dann direkt in operative Entscheidungen einfließen und von Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit umgesetzt werden. So wird das Risikomanagement zum integralen Bestand ihrer Arbeit.

Mitarbeiterrisiken

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb muss Ihr Unternehmen über eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern mit passenden Kenntnissen und Fähigkeiten verfügen. In einer Krisensituation kann ein bestehendes Prozess-Framework, das den effektiven Einsatz der Robotic Process Automation (RPA) unterstützt, daher von großem Vorteil sein. Durch RPA lassen sich einige Routineaufgaben mit minimaler menschlicher Kontrolle ausführen. So können Sie Ihre Mitarbeiter auf unternehmenskritische Aufgaben konzentrieren und direkt auf die Auswirkungen der Krise reagieren.

Gesundheits- und Sicherheitsrisiken

Die COVID-19-Krise zwingt Unternehmen zur Einhaltung von Schutzmaßnahmen, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und ihre eigene Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Hierzu gehören unter anderem das obligatorische Tragen einer persönlichen Schutzausrüstung (PSA) sowie die Einhaltung des Sicherheitsabstandes am Arbeitsplatz. Natürlich stellt das Prozessmanagement keine direkte Lösung für diese Risiken dar. Eine zentrale Wissensbasis trägt jedoch erheblich zur Standardisierung und schnellen Verbreitung der für die Mitarbeiter notwendigen Informationen bei.

Risiko- und Compliance-Management in 7 Schritten

„Wenn Sie Ihr Unternehmen und die Qualität Ihrer Dienstleistungen verbessern und eine Krise durchstehen wollen, müssen Sie zunächst alle Risiken identifizieren und verstehen. Anschließend gilt es, diese Risiken zu steuern und ihre Wahrscheinlichkeit zu verringern. In einer Ausnahmesituation ist diese Fähigkeit Ihr wertvollstes Kapital! Dieser Prozess ist mit Anstrengungen verbunden, er zahlt sich auf lange Sicht jedoch immer aus.“

Sherwin Towfighian, Team Lead Consulting MEE, Signavio

Ein effektives Prozessmanagement hilft Ihnen, Risiken zu steuern und zu meistern. Signavio bietet Ihnen die dafür erforderlichen Tools. Mit der Signavio Business Transformation Suite können Sie eine mit Ihren Prozessen verknüpfte, detaillierte und dokumentierte Risikokartierung erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie fundierte Informationen, um Compliance zu gewährleisten und die Risiken in Ihrem Unternehmen zu minimieren.

Signavios sieben Schritte zu einem effektiven Risikomanagement:

  1. Definieren und kommunizieren
  2. Identifizieren und dokumentieren
  3. Konzipieren und informieren
  4. Implementieren und auswerten
  5. Lösen und anpassen
  6. Überwachen und reduzieren
  7. Verwalten und verbessern

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Als leistungsstarke All-in-One-Plattform ist die Signavio Business Transformation Suite die richtige Lösung für die Planung, Implementierung und Automatisierung von Risikokontrollen. Mit unserer Unterstützung gewährleisten Sie Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen.

All unsere Inhalte zum Umgang mit der COVID-19-Krise, Risikomanagement und Business Continuity finden Sie in unserem Blog. Darüber hinaus erhalten Sie auf der Website der Weltgesundheitsorganisation alle aktuellen Informationen rund um das Coronavirus. Wir alle hier bei Signavio bitten Sie, auf sich und andere zu achten. Bleiben Sie gesund!

Veröffentlicht am: 22. Mai 2020 - Letzte Änderung am: 17. Juni 2020