Le changement sur la durée

Dans chaque organisation, il y a toujours (au moins) une zone à améliorer. Mais alors comment met on en place une excellence opérationnelle et des changements significatifs au sein d’une organisation ? Cela peut parfois se produire dans le cadre d’une nouvelle initiative majeure, d’un changement de direction, ou suite à quelques facteurs internes ou externes qui entraînent une perturbation au sein du business.

Mais la plupart du temps les changement s’opèrent de manière beaucoup moins évidente, par petites touches ici et là, sur une longue période. Les changements les plus significatifs et durables au sein d’une organisation ou de l’environnement de travail se déroulent progressivement. Au lieu de subir un choc soudain, les responsables et employés devraient réaliser à un moment donné que des changements significatifs se produisent petit à petit. L’excellence opérationnelle qui permet de rentabiliser les opérations qui visent à la croissance dudit business est un exemple de ce type de changement.

Définition d’une excellence opérationnelle efficace

Une excellence opérationnelle efficace a pour but de maintenir l’équilibre entre les employés, les processus et la technologie. Cet équilibre génère des bénéfices à la fois sur le chiffre d’affaire et les bénéfices, et offre une expérience client satisfaisante. L’excellence opérationnelle doit fonctionner en binôme avec la transformation opérationnelle.

On peut retrouver des lignes de bonne conduite pour opérer une excellence opérationnelle dans de nombreuses méthodologies disponibles. Chaque entreprise a ses propres attentes et sa propre liste d’objectifs, c’est également le cas pour les méthodologies d’excellence opérationnelle qui offrent différentes approches pour un changement positif et continu.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur quatre des méthodes les plus populaires et qui apportent de bons résultats. Nous pourrons ensuite examiner ce qu’elles ont en commun et pourquoi le process management est déterminant pour réussir et ce, peu importe la méthode choisie.

Méthode n°1 : Lean Manufacturing

Comme son nom l’indique, le Lean Manufacturing, vise à éliminer le gaspillage dans un système de production et à apporter de la valeur au client. Le concept de “gaspillage” est en soi assez intangible. Cette méthodologie le sépare en huit catégories de gaspillage. Chaque processus dans un système de production a ces huit gaspillages. Il est alors primordial de les reconnaître, de les réduire et de les éliminer afin d’atteindre l’excellence opérationnelle à travers cette méthode. Ces huit points sont :

  • Les défauts et erreurs : effort supplémentaire pour retravailler un document ou corriger une information
  • La surproduction : produire trop par rapport à la croissance de votre entreprise
  • Le temps d’attente : le temps perdu en attendant la prochaine étape du processus
  • Les compétences inexploitées : ne pas profiter de l’ensemble du talent, des compétences et des connaissances des employés
  • Le transport : déplacer des produits ou du matériel inutilement
  • L’inventaire : une quantité trop importante de produit et de matériaux non transformés
  • Les mouvements et les gestes : des mouvements répétés chaque jour inutilement peuvent dans un premier temps causer des blessures à long terme sur le corps et faire perdre du temps et de l’argent à l’organisation
  • L’excès : des étapes superflues au sein d’un processus, une personnalisation inutile, une routine inefficace, et toutes les autres choses non nécessaires et qui n’apportent pas de valeur au client.

Méthode n°2 : Six Sigma

Six Sigma est un ensemble d’outils et de techniques conçus pour améliorer vos processus métier dans le but de proposer de meilleurs services et produits. L’objectif de Six Sigma est d’améliorer l’expérience client en identifiant et en éliminant les variations. Cela est réalisé grâce à la mise en œuvre d’une stratégie basée sur la mesure d’indicateurs centrée sur l’amélioration des processus.

Le DMAIC de Six Sigma (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler) est une amélioration de système pour les processus existants qui sont en sous-performance et qui ont besoin d’être améliorés.

Méthode n°3 : Kaizen

Kaizen signifie “amélioration en continu” en japonais. Dans le cadre d’une organisation, il est utilisé pour implémenter des changements positifs. Les principes de base de Kaizen reposent sur trois points fondamentaux :
Un bon processus va conduire à de bons résultats
Le travail d’équipe est fondamental pour y parvenir
Tous les processus peuvent être améliorés

La méthode Kaizen repose à la fois sur une philosophie et un plan d’action. Votre philosophie pourrait par exemple être de développer une culture où tous les employés sont engagés dans l’amélioration de l’entreprise. Votre plan d’action pourrait impliquer de mettre en place des événements centrés sur l’amélioration de domaines spécifiques au sein de l’entreprise afin de concrétiser cette philosophie.

Méthode n°4 : Agile

Les points centraux de la méthode Agile sont la planification adaptative, la mise en place rapide et l’amélioration continue, tout comme pouvoir répondre au changement rapidement et facilement. Être Agile implique de développer des réactions rapides afin de répondre aux changements du marché. La méthode Agile aide les équipes à développer leur collaboration en s’adaptant à ce dont elles ont besoin pour réussir. Cela est favorisé en encourageant les équipes à régulièrement présenter leur travail et recueillir des avis afin qu’elles puissent s’adapter rapidement. L’un des autres facteurs importants est aussi de s’appuyer sur des réunions où les équipes établissent un bilan de ce qui s’est bien déroulé, ce qui pourrait être amélioré et définir les prochaines étapes pour avancer.

La méthode Agile est souvent implémenté dans des cadres comme Scrum ou Kanban.

Scrum est une méthode reposant sur le temps où le travail est divisé en cycles de travail réguliers et reproductibles, qui durent entre 1 à 4 semaines et qu’on appelle sprints. Cette méthode est davantage utilisée par les équipes d’ingénierie pour la livraison de produits logiciels, mais peut s’appliquer autre part au sein d’une organisation. L’idée étant que les sprints intensifs accentuent l’attention de l’équipe et nécessitent une collaboration étroite, avec des améliorations plus fréquentes mises en place sur le produit (et son temps supplementaire).

Kanban est une méthode qui repose sur la priorité. Les tâches sont classées par priorité et non en fonction du temps nécessaire pour leur accomplissement. Kanban s’adapte mieux aux petites équipes ou aux équipes qui ne produisent pas pour le public et qui ne promettent pas une date de sortie spécifique.

Qu’ont-elles toutes en commun ?

Les quatre méthodes permettent aux entreprises de structurer leurs initiatives d’excellence opérationnelle avec un certain modèle, et montrent l’importance d’effectuer les bons changements au bon moment. Alors comment mesurer la valeur d’une des méthodes au sein de votre organisation ? La réponse est d’examiner les informations que vous avez déjà en votre possession.

En investissant dans un outil de process mining va vous permettre d’analyser automatiquement les modèles de processus des différents systèmes IT qui opèrent au sein de votre business (connu aussi sous le nom “paysage d’application”) vous permettant d’accéder aux données et à la façon dont votre business opère.

Une surveillance continue des processus de bout en bout va mettre en avant les informations relatives aux gaspillages actuels et potentiels. Cela va également vous aider à éliminer le manque d’efficacité coûteux et être totalement orienté processus. Faire de l’excellence opérationnelle une priorité au sein de votre organisation implique de documenter vos processus et de comparer régulièrement l’état actuel des choses avec les objectifs de votre entreprise : définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler.

L’un des éléments les plus importants des quatre approches est de vous assurer que la la collaboration a une place de choix dans votre structure. Dans la méthode Kaizen par exemple, la stratégie en place implique que l’ensemble des employés des différents niveaux de l’entreprise travaillent ensemble de manière proactive afin d’atteindre des améliorations régulières et croissantes. L’excellence opérationnelle est un travail d’équipe et collaboratif !

Comment faire d’une excellence opérationnelle efficace un véritable effort orienté processus ?

L’excellence opérationnelle est un état d’esprit qui mêlent certains principes et outils afin d’apporter des améliorations efficaces au sein d’une organisation. Plus simplement, l’excellence opérationnelle est atteinte quand chaque membre d’une organisation peut voir le flux de valeur pour le client. Ce flux de valeur a besoin d’être réfléchi dans chaque processus grâce à une approche collaborative à l’échelle de l’organisation.

Si vous souhaitez vous pencher davantage sur la question de l’excellence opérationnelle, alors le guide en 7 étapes de Signavio sur l’excellence opérationnelle est un bon moyen pour y parvenir. Le guide vise à fournir une feuille de route générale que les organisations peuvent suivre pour atteindre l’excellence opérationnelle, indépendamment des allégeances relatives à une méthodologie particulière. Ce guide a été conçu pour fournir des étapes claires et concrètes ainsi que des conseils à suivre pour les professionnels des processus et leaders. Le résultat attendu après chaque étape est clairement exprimé. Le guide indique également les problèmes à prendre en compte à chaque étape pour créer un impact plus grand. Dans le guide on parle également de transparence et de collaboration, deux éléments essentiels pour construire un modèle opérationnel optimisé. Téléchargez gratuitement le guide en 7 étapes vers l’excellence opérationnelle !

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Publié le 14 mars 2019 - Last modified: 7 mai 2019