La révolution digitale
L'économie de la transformation digitale (DTx) est là, et la convergence de la mobilité et du cloud a conduit à une explosion du digital. Les utilisateurs ont maintenant un accès en ligne, peuvent se connecter à n’importe quel moment, n'importe où sur un nombre incalculable d’appareils ; et génèrent des univers de données. Les principaux analystes du marché de l’IT prévoient que la Terre créera 160 milliards de gigaoctets d’ici 2025 !
Ainsi, pour rester compétitives dans l’économie digitale et assurer leur réussite future, les entreprises doivent s’appuyer sur leurs données et les gérer.
Pour cela, éliminer les processus papiers est un bon début. La transformation digitale des organisations permet de rassembler les informations et d'accéder à un contenu plus facilement. ce qui rend les processus plus simples à mettre en œuvre, plus rentables et profitables pour la productivité des employés et l'expérience client.
La transformation digitale : un état d’esprit
La simplicité est souvent (et à tord) considérée comme synonyme de perte de valeur. Bien souvent les fonctionnalités complexes sont celles qui intéressent les PDG et dans lesquelles ils souhaitent investir. Mais en ayant conscience des atouts que la transformation digitale apporte aux équipes, processus et au business, vous vous ouvrez un nouveau champs de possibilités.
Ici, il ne s’agit pas de réingénierie. Chaque processus, chaque canal, ou modèle unique au sein de votre business peut être une avancée digitale révolutionnaire. En chassant l'idée de votre tête que la technologie puisse être un frein, cela va vous permettre de repenser chaque aspect de votre business, de ses objectifs et de sa chaîne de valeurs.
Cette transition se met en marche avec chacun d’entre nous, consommateurs et fournisseurs, dans chaque interaction que nous créons. En étant ouvert à la transformation digitale et en réduisant l’utilisation du papier cela va vous permettre de débloquer de nouvelles possibilités de business model.
Le processus d’innovation de demain
Avec l’émergence des technologies innovantes comme le développement cognitif et autonome, la RPA, la collaboration virtuelle (IA/RA) et l’internet des objets (IoT), il est essentiel pour les grandes organisations d’avoir des processus facilement adaptables et agiles pour les clients de la future génération, et ce indépendamment du fait que vos clients soient des consommateurs B2B ou des consommateurs individuels.
Il faut également garder à l'esprit que ce que les entreprises font de ces données est tout aussi important que le volume de données lui-même. Les entreprises doivent tirer parti des données pour améliorer l'expérience client, en réalisant un Customer Journey Mapping (CJM), pour améliorer la prise de décision quotidienne et innover en continu.
Transformation digitale pour le premier fournisseur mondial de services de gestion de données
Lors d’une interview avec Brandon Gerig, Veritas Process Design Team Manager, nous avons appris comment cette grande entreprise, et leader Gartner Quadrant, a su tirer profit de la transformation digitale pour une meilleure gestion des décisions.
"Laissez-moi aller à l’essentiel : nous croulions sous les processus et leur documentation. Nous avons fait face à de nombreuses difficultés avec les parties prenantes de l’entreprise sur chacun de nos six sites de support, car elles travaillaient toutes selon leurs “meilleures pratiques”, qui sont souvent contradictoires ou conflictuelles avec les autres sites de support. Nous avions également un grand nombre de référentiels et une flopée de documents PDF.
"Grâce à Signavio, nous avons fait passer notre nombre de référentiels de neuf à un. Nous avons également pu prendre en charge plus de 800 documents PDF et les visualiser. Maintenant, nous n’avons plus que 75 documents PDF et environ 65 visualisations BPMN.
"Le fait de se digitaliser a changé l’ensemble du paysage de notre programme de processus. Je ne saurais trop insister sur le pouvoir des représentations visuelles de processus.
* Lisez l’interview avec notre client Veritas * Découvrez le succès client Veritas
Une transformation digitale pour plus de facilité
La transformation digitale est le nouvel impératif que les entreprises le veuillent ou non. Peu importe le type de business, le besoin de digitaliser les processus métier principaux est impératif pour rester compétitif.
Même si se passer à 100% du papier n’est pas forcément possible pour tous les business, réduire son utilisation peut permettre de réaliser des économies et de mettre l'accent sur la performance. Peu importe si votre organisation est dans sa phase start-up ou si au contraire elle a déjà développé des politiques et procédures déjà bien-établies, il y a toujours des avantages à réduire l’utilisation du papier.
Top 5 des raisons de passer à la digitalisation
Découvrez ci-dessous 5 raisons pour lesquelles la digitalisation peut aider les organisations de toute taille :
- Améliorer la productivité. Localiser et comprendre rapidement l’information peut améliorer l’efficacité et l’image de votre entreprise. Perdre du temps à chercher dans une pile de papier rallonge votre temps de réponse dans une époque où la plupart des réponses ne sont qu’à quelques clics.
- Réduire les coûts opérationnels. Le coût du stockage papier est une bonne raison de se digitaliser. Vous pouvez supprimer un certain volume de stockage et repenser cet espace gagné pour développer votre productivité.
- Faciliter les collaborations. Vous digitaliser vous permet également de développer les collaborations en interne et en externe. Avec la possibilité de signer un document en ligne ou de donner son consentement, vous n’avez plus à attendre après ça. Cliquez tout simplement et continuez d’avancer. Épargnez-vous la frustration créée par les documents papiers et gagnez du temps.
- Renforcer la sécurité. Passer au digital permet de mettre plus facilement en place les mesures nécessaires pour rester conforme aux nouvelles normes comme le RGPD par exemple en réduisant l’accès à des fichiers à seulement certains utilisateurs. De multiples sauvegardes peuvent également être créées, sur site et hors site, tandis que la récupération et la protection des données sont considérablement améliorées.
- Être plus eco-friendly. À l’heure actuelle, il est essentiel de mesurer et de considérer l’impact de votre business sur l’environnement. Se passer du papier réduit drastiquement votre consommation de cette précieuse ressource. Cela permet également de renforcer votre image verte aux yeux du public et de vos clients.
Les processus, le levier de votre réussite
La simplicité est le nouveau mot d’ordre quand on parle de technologie ou de travail. Que ce soit pour identifier les goulots d'étranglement, organiser ou réorganiser sa structure, l'ensemble est plus facile lorsque les documents sont digitalisés. La recherche par mots-clé et l’utilisation de metadata sur un outil intranet ou un système de gestion vous permet de tout trouver, et ce presque instantanément par rapport à la documentation papier.
Ces 5 raisons de digitaliser votre organisation ne sont qu’un début. Avec le bon système de gestion des processus, passer du papier au digital peut permettre de booster votre organisation. La gestion des processus peut améliorer la productivité, la collaboration, la sécurité et en parallèle assurer la réduction des coûts et ajouter plus de simplicité à votre charge de travail conséquente tout en prenant l’environnement en compte !
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