Vom Kohlepapier in die Cloud: Wie 80 Jahre die Kommunikation verändert haben

Als der Physiker Chester Carlson am 22. Oktober 1938 mit photoelektrischen und chemischen Prozessen experimentierte, gelang ihm die erste Fotokopie. Das war die Geburtsstunde des Kopierers. Die junge Erfindung aus New York eroberte wenige Jahre später die ganze Welt und löste die aufwändigen Kopierverfahren der Vergangenheit ab: Zeichnungen wurden nicht mehr abfotografiert, Texte nicht mit Kohlepapier in der Schreibmaschine vervielfältigt. Heute ist der Fotokopierer ein Monolith der Bürowelt. Auch er hat sich gewandelt, ist digital geworden. Doch nach 80 Jahren sieht er viele Erfindungen und Algorithmen vorbeiziehen. Blickt er einer papierlosen Zukunft entgegen?

Papierlos ins Büro der Zukunft?

Auf den ersten Blick sieht es gut für den Fotokopierer aus: In sieben von zehn deutschen Unternehmen ist noch mindestens die Hälfte aller Büroprozesse papierbasiert, laut einer Erhebung der Bitkom. Gerade einmal 1% aller Unternehmen agieren heute papierlos. Aus dem Alltag wissen wir schließlich alle: Manchmal führt kein Weg an einem „echten“ Ausdruck vorbei. Doch die Zahlen verraten bei genauerem Hinsehen ebenfalls: In den Unternehmen wird tendenziell weniger gedruckt.

Im Rahmen der Digitalisierung fällt immer häufiger das Stichwort „Büro der Zukunft“: Gemeint ist damit, dass sich Informationen aus dem Arbeitsalltag zunehmend in die digitale Welt verlagern. Dabei versprechen junge Technologien, das Wissen aus E-Mail-Posteingängen, IT-Systemen und dem Erfahrungsschatz der Mitarbeiter zu bündeln, um die Zusammenarbeit im Betriebsalltag zu vereinfachen und die Fachbereiche miteinander zu vernetzen. So bietet die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen die Chance, alltägliche Abläufe effektiver zu gestalten und neu darüber nachzudenken, wie die alltägliche Arbeit erledigt wird.

Wie der Digital Office Index der Bitkom zeigt, sind die Unternehmen in Deutschland auf dem besten Weg in das digitale Büro der Zukunft: Rechnungen werden zunehmend elektronisch erstellt, Enterprise Content Management Systeme zur Dokumentenverwaltung genutzt und es wird fleißig in die Digitalisierung investiert. Das Ergebnis: Immer mehr deutsche Unternehmen verzichten tatsächlich auf Papier.

Gut vernetzt: Zusammenarbeit in der Cloud

Natürlich hat auch der Fotokopierer sein Wissen erweitert und gelernt, Dokumente mittels einer Scanfunktion zu digitalisieren. Doch kann er mithalten, wenn sich intelligente Software und Hardware vernetzen, um die Dokumentverwaltung zu organisieren, Arbeitsabläufe neu zu strukturieren und Workflows zu automatisieren? Oder ergeht es ihm ähnlich wie dem Faxgerät, das allmählich von der digitalen Signatur abgelöst wird?

Vernetzung ist das richtige Stichwort. Wie im brandneuen IT-Trendreport 2019 von Gartner prognostiziert, tragen Artificial Intelligence, Machine Learning und Cloud-Technologien auch in den kommenden Jahren zur Entwicklung von Innovationen bei. Trendthemen wie die Blockchain, autonome Gegenstände, Software-Roboter und Quantum Computing haben dabei etwas gemeinsam – das ist die Idee der Vernetzung:

Connecting people, connecting processes, connecting things together in new and interesting ways. (Gartner, Trends 2019)

Diese Idee wird für uns greifbarer, wenn wir an unseren eigenen Arbeitsalltag denken. Wir chatten in der Cloud, redigieren Texte über kollaborative Technologien und verwalten unsere Projekte online: Dabei sind die öffentlichen oder privaten Datennetze für Software, Rechenleistung oder Speicherplatz seit vielen Jahren in unserem digitalen Alltag verankert.

Die Zahlen zeigen: Dies gilt für die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland. Zwei von drei deutschen Unternehmen setzen heute auf Cloud Computing (Cloud-Monitor 2018, KPMG/Bitkom), Tendenz: steigend. Bis 2020 sollen perspektivisch 83% aller Workloads in der Cloud gespeichert sein, wie IT-Experten erwarten.

Der Anwendungsbereich der Cloud ist vielfältig und reicht vom Datenmanagement über die Verwaltung der IT-Infrastruktur bis hin zu Business Process Management, Prozessautomatisierung und zum systemübergreifenden Process Mining. Laut KPMG schätzen die Anwender/innen bei der Arbeit mit diesen Cloud-Technologien diverse Vorteile:

  • Mobiler Ressourcenzugriff (65%)
  • Schnelle Skalierbarkeit (66%)
  • Flexibilität (52%)
  • Performance (57%)
  • Datensicherheit (50%)

Cloud und Sicherheit – Konkurrenten oder Traumpaar?

Bereits in der Vergangenheit klagten Fotokopierer und Faxgeräte über eine gewisse Fehleranfälligkeit und über die Gefahr des menschlichen Irrtums. Doch mit den neuen digitalen Speichermöglichkeiten in der Cloud kommen zahlreiche weitere Bedrohungen hinzu, die von Phishing- und Malware bis hin zu Hacking-Attacken reichen. Sie können mit Daten- und Reputationsverlust, Compliance-Verstößen und Strafzahlungen an Regulationsbehörden einhergehen.

Wer in Zeiten von DSGVO und ePrivacy über den Umgang mit sensiblen Daten nachdenkt, fragt sich: Wie sicher ist es, diese Informationen in der Cloud zu speichern oder zu verarbeiten? Diese Frage ist für alle Unternehmensbereiche wichtig: Zunehmend verlagern sich schließlich mehr Tools und übergreifende CRM-Systeme in die Cloud.

So verwundert kaum, dass IT-Sicherheit heute zu den wichtigsten Trendthemen der Technologiebranche zählt. Laut Forbes stehen CIOs 2019 vor der Aufgabe, die Möglichkeiten der Cloud mit den Sicherheitsanforderungen unter einen Hut zu bringen. Dafür benötigen sie ein umfassendes Security-Konzept: Wie werden welche Daten an welcher Stelle gespeichert und welche Mitarbeiter erhalten einen Zugriff auf diese Informationen? Was passiert im Falle von Hacking-Angriffen? Wer über die Digitalisierungsstrategie des eigenen Unternehmens nachdenkt, steht also vor der Herausforderung, diese Risiken in den Unternehmensabläufen zu verankern.

Mit Blick auf Sicherheitsaspekte bieten Cloud-Lösungen einen entscheidenden Vorteil: Da sie ausschließlich durch die Provider gehostet und aktualisiert werden, greifen ihre Anwender/innen stets auf die aktuelle Software-Version zu – dies ist bekanntlich sicherer als ein veraltetes IT-Programm auf dem Rechner.

Daher gelten Cloud-Technologien und IT-Security nicht  als Gegenspieler. Zwar erfordert die digitale Speicherung sensibler Daten zahlreiche Vorüberlegungen und ein umfassendes Framework für professionelles Risiko- und Compliance-Management. Wie aber ein Blick auf aktuelle Analysen und Diskussionen zeigt, ist das Vertrauen der Anwender/innen in die Cloud sehr hoch:

  • In einer Befragung von Oracle und KPMG (2018) gaben 83% der Befragten an, dass sie die Sicherheit von Cloud-Lösungen höher bewerten als die Sicherheit von On-Premise-Lösungen
  • Laut dem jährlichen Cybersecurity-Report von Cisco nutzen 57% aller Befragten primär Cloud-Lösungen, da sie mehr Datensicherheit bieten
  • Bis 2022 werden 95% der Sicherheitsvorfälle im Umgang mit Cloud-Lösungen nicht durch die Anbieter, sondern die Anwender verschuldet sein (Gartner 2018) – entscheidend sei laut Gartner also die sichere Verwendung dieser Lösungen

Papier versus Pixel – nebulöse Zukunft?

Wird der Fotokopierer nach seinem 80. Geburtstag im Büro noch gebraucht? Fest steht jedenfalls: Unsere Zusammenarbeit wandelt sich kontinuierlich. Da immer mehr Informationen digital gespeichert und verarbeitet werden, benötigen Unternehmen weniger Papier als noch vor einigen Jahren.

Zu dieser Entwicklung tragen innovative Technologien bei, durch die wir unsere alltägliche Arbeit besser organisieren, Teilschritte automatisieren und strukturierter über Geschäftsprozesse nachdenken. Durch die Vernetzung von unterschiedlichen IT-Systemen, Prozessen und Arbeitsaufgaben erhalten wir die Chance, effektiver und besser zusammenzuarbeiten.

Cloud-Technologien unterstützen diese Entwicklung. Sie bieten im Alltag zahlreiche Vorteile wie mehr Flexibilität, einen mobilen Zugriff auf die benötigten Informationen und hohe Aktualität. Aufgrund dieser Vorteile setzen auch im Bereich des Business Process Managements immer mehr Anwender/innen auf die Zusammenarbeit in der Cloud. Unsere Prognose für die Zukunft? Der Fotokopierer besitzt nach wie vor seinen festen Platz im Büroalltag. Doch auf lange Sicht darf er sich öfter mal zurücklehnen.

Weitere Informationen über Business Process Management und Process Mining in der Cloud erhalten Sie in unserem neuen Whitepaper: Process Mining für alle: Besser zusammenarbeiten in der Cloud

Veröffentlicht am: 29. Oktober 2018 - Letzte Änderung am: 9. November 2018