Von der Sojabohne bis in den Supermarkt: So balanciert Taifun-Tofu die Produktionsprozesse, Regulationen und Bedürfnisse des Teams
Die Taifun-Tofu GmbH erzeugt seit mehr als 30 Jahren nachhaltige Tofuprodukte, die sie in Europa vertreibt. Zu diesem Zweck gewinnt und verarbeitet das Unternehmen Sojabohnen aus ökologischem Anbau.
Der Weg von der Sojabohne bis zum verpackten Tofuprodukt im Supermarktregal ist überaus komplex. Um alle einzelnen Schritte im Alltag erfolgreich zu bewältigen und dabei organisch zu wachsen, entschied sich der Tofuhersteller 2012 für professionelles Prozessmanagement. Dieser neue Management-Ansatz erforderte zunächst ein Umdenken, doch ermöglichte dem Unternehmen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen den Anforderungen von Kunden, Mitarbeitern, Produktionsprozessen und Unternehmenscompliance zu entwickeln.
Prozessmanagement als Erfolgszept: Valentin Jäger im Interview
Wir haben mit Valentin Jäger, Leiter Qualitätsmanagement und IT, über nachhaltiges Prozessmanagement bei Taifun-Tofu und die Erfolgsgeschichte des Unternehmens gesprochen.
Taifun-Tofu ist in den letzten Jahren organisch gewachsen. Warum war professionelles Prozessmanagement so wichtig für diese Entwicklung?
Valentin Jäger: Man kann sich eigentlich gar nicht entscheiden, Prozesse, nicht zu managen. Es ist wichtig zu fragen, wie gut diese Prozesse im Unternehmen verlaufen und was ,gut' in diesem Zusammenhang bedeutet. Prozesse sind eigentlich immer modelliert, denn die Menschen denken ja über sie nach.
Diese mentale Modellierung genügt auch erstmal, solange die Beteiligten ähnliche Vorstellungen von einem Prozess entwickeln. Aber sobald es komplexer wird, passen diese mentalen Modelle nicht mehr zusammen. Dann streiten sich die Menschen oder es treten Fehler auf. An diesem Punkt hilft mir eine Visualisierung der Prozesse, um besser zu kommunizieren. Hier gibt uns die Prozessmodellierung die Chance, über das Gleiche zu sprechen und die unterschiedlichen Vorstellungen aller Beteiligten in Einklang zu bringen.
Welche Rolle spielt ein professionelles Modellierungstool für Taifun-Tofu?
Valentin Jäger: Es ist für mich wichtig, mit einem einfach bedienbaren Management-System zu arbeiten, das sich auch auf lange Sicht instandhalten lässt. Ohne ein zentrales Glossar zum Beispiel hätte ich schnell ein Problem, wenn sich etwas ändert. Werden meine Änderungen an den hinterlegten Attributen nicht automatisch in die Diagramme übertragen, dann ist dies mit unnötigem manuellen Aufwand verbunden: Da müsste sich nur eine Stellenbezeichnung ändern und ich hätte die Aufgabe, 30 oder 40 Diagramme erst zu finden und dann zu ändern.
Ich glaube deshalb, dass professionelles Prozessmanagement ohne ein funktionierendes Software-Tool nicht möglich ist. Signavios Lösung ist sehr leicht zu bedienen und kann auch von Einsteigern verwendet werden. Das heißt, es ist kein Tool, das nur einer kleinen elitären Gruppe zur Verfügung steht, sondern eine Methodik für möglichst viele Anwender.
Ich finde, dieser Ansatz spiegelt unsere Unternehmensphilosophie wider wie auch die Aufgabenstellung, vor der wir standen: ein ganzheitliches Managementsystem einzuführen und kulturell im Unternehmen zu verankern.
Wie hat sich das Unternehmen durch die Einführung des Geschäftsprozessmanagements verändert?
Valentin Jäger: Als ich das Qualitätsmanagement übernommen habe, stand ich vor der Aufgabe, ein Management-System aufzubauen. Schon früh war dabei klar: Das erfordert auch professionelles Prozessmanagement. Daher haben wir uns von Anfang an mit dem Management-Team zusammengesetzt und initial erfasst, wer für welche Prozesse verantwortlich ist. Das würde ich auch jedem empfehlen, der damit beginnt.
Dabei haben wir zuerst die Prozesslandkarte von oben betrachtet und auf einzelne Prozesse heruntergebrochen. So wurde schnell klar, wer im Unternehmen für welche Prozesse verantwortlich ist und welche Schnittstellen an der weiteren Ausgestaltung beteiligt sind. Durch die intensive Auseinandersetzung unserer Prozesseigner mit der Prozesslandkarte konnten wir die Anzahl unserer Hauptprozesse von 80 auf 30 und auf heute 21 reduzieren.
Ein weiterer Durchbruch war, dass wir vor zwei Jahren die Hierarchie gemäß den Prozessen angepasst haben. Bei uns leitet sich die Hierarchie aus den Prozessen ab und nicht andersherum. Das Organigramm bestimmt also nicht die Prozesse, sondern die Prozesse definieren das Organigramm. Im Rahmen der Prozessinitiative haben wir die Rolle des Geschäftsbereichsleiters abgeschafft. Auf der oberen Führungsebene sind seitdem die Geschäftsleitung und die Prozesseigner. So sind Hierarchiestufen verschwunden und das hat zu einem Umdenken bei Führungskräften geführt: weg von den eigenen Bereichen hin zu den Abläufen.
Welche Veränderungen von außen wandeln Ihre Prozesse auf lange Sicht?
Valentin Jäger: Eine wichtige Sache sind regulatorische Veränderungen, die für Änderungen in den Prozessen sorgen. Da spielt auch die Dokumentation eine wichtige Rolle: regelmäßig zu prüfen, ob ein Prozess rechtskonform ist oder noch der Norm entspricht.
Auch unser Fachmarkt ist in Bewegung. Aber so ein Herstellungsprozess lässt sich nicht so schnell verändern. Wenn es aber zum Beispiel darum geht, die Etikettenverpackung zu verändern oder die Produktion zu automatisieren, dann arbeiten wir mit Prozessmanagement-Methoden.
Was charakterisiert eigentlich einen gelungenen Prozess bei Taifun-Tofu?
Valentin Jäger: Man kann natürlich klassische Kriterien wie Effizienz und Effektivität definieren. Das engt aber meinen Blickwinkel ein. Ich stelle ich mir einen Prozess eher als etwas Organisches vor, das wächst. Durch Prozessmanagement lasse ich nicht jeden einzelnen Strang zu, aber ich behalte die Kontrolle.
Wenn ich diese organische Entwicklung zulasse, benötige ich mehr Informationen über einen Prozess als nur Effektivität, Effizienz und Kostenreduktion. Diese Kriterien allein sagen nichts darüber aus, ob sich zum Beispiel die Mitarbeiter in diesem Prozess auch wohlfühlen und ob das ihre Leistungsbereitschaft wirklich steigert. Es ist kein Geheimnis, dass Zwang auf lange Sicht schadet. Jeder Prozess wirkt sich natürlich auf die beteiligten Menschen aus.
Das heißt, Prozessmanagement fördert auch die Balance zwischen den Mitarbeitern?
Valentin Jäger: Prozessmanagement bedeutet für uns, einen Kontext zu schaffen, in dem alle Beteiligten ihre Prozesse in Balance bringen, ganzheitlich betrachtet. So passen die einzelnen Aspekte des Prozesses besser zusammen. Natürlich spielen Effizienz und Effektivität auch eine Rolle. Aber unsere Erfahrung ist, dass bessere Prozesse auch den Menschen gut tun.
So verbessern sich nicht nur die Ergebnisse des Prozesses, sondern auch die Kommunikation. Wenn sich die Menschen in einem Prozess wohlfühlen, erleben sie weniger Reibung. Das ist sehr wichtig für eine gesunde Unternehmenskultur.
Wenn Sie an Ihre Unternehmenskultur denken: Was verbindet Tofu und BPM miteinander?
Valentin Jäger: Tofu ist meines Erachtens ein wunderbares Produkt und vielleicht ein kleiner Baustein für die Zukunft in unserer Welt. Wir haben keinen zweiten Planeten, auf dem wir leben oder Lebensmittel anbauen können. Aber man kann schon aus wenig Soja und wenig Anbaufläche relativ viel Tofu herstellen, im Gegensatz zu anderen Lebensmitteln.
Der ökologische Effekt ist enorm, denn unsere Produkte sind aus kontrolliert biologischem Anbau und wir erzeugen unser Saatgut selbst in Europa. Das kann in Zukunft auch einen wichtigen wirtschaftlichen Effekt haben. Das spiegelt unsere Unternehmensphilosophie wider. Wir verstehen Freiheit als zentralen Unternehmenswert, im Sinne von Verantwortung: Ich bin mir dessen bewusst, was ich bewirke. In diesem Zusammenhang halte ich Prozessmanagement für ein hervorragendes Werkzeug, um über Ursache und Wirkung nachzudenken. Prozessmanagement ist ein organischer Ansatz, der die beteiligten Menschen einbezieht.
Auf einen Blick: die Ergebnisse der Prozessinitiative
Das Prozessmanagement bei Taifun-Tofu basiert auf einem ganzheitlichem Ansatz, der die Kultur und die alltäglichen Abläufe des Unternehmens prägt. Die wichtigsten Ergebnisse dieser Prozessinitiative sind:
- Prozesse als Kommunikationsmittel sind in der Unternehmenskultur verankert
- Organisches Wachstum auf der Basis eines Integrierten Management-Systems mit ganzheitlichem Prozessmanagement
- Effiziente Prozessarchitektur: Reduktion von ursprünglich 80 Hauptprozessen auf 21 Hauptprozesse
- Prozessbasierte Entwicklung von Organisationsstruktur und Mitarbeiterrollen
- Integriertes Risiko- und Compliance-Management mit Blick auf relevante Richtlinien und Zertifizierungen
- Optimierung und Automatisierung des Produktionsprozesses
Die ganze Geschichte erfahren Sie auf unserer brandneuen Kundenseite: Taifun-Tofu!