1. Wie alles begann: Die Folgen des Wachstums

Seit 1985 erzeugt die Taifun-Tofu GmbH Tofuprodukte aus kontrolliert ökologischem Anbau. Zu diesem Zweck werden genfreie Sojabohnen auf rund 1.300 Hektar Fläche in Mitteleuropa angebaut. Taifun-Tofu bewältigt dabei komplexe Prozesse: von der Erzeugung der Sojabohne über die Betreuung der Landwirte bis zur Produktion und dem Verkauf.

Im Rahmen des kontinuierlichen Wachstums erweiterte Taifun-Tofu nach und nach sein Portfolio, baute internationale Standorte aus und stellte weitere Mitarbeiter ein. Mit dieser Entwicklung wurden jedoch auch die internen Prozesse zunehmend komplexer.

Die Teamstrukturen wuchsen sukzessive weiter, bis sie plötzlich nicht mehr die internen Prozesse widerspiegelten. Daraus resultierten Verantwortungslücken, Fehler im operativen Geschäftsbetrieb sowie Konflikte in der Belegschaft.

Wie war es Taifun-Tofu möglich, weiterhin kontinuierlich zu wachsen und dabei seine ökologisch nachhaltige Philosophie zu bewahren?

2. Taifun-Tofu und Signavio

Eine gemeinsame Prozesssprache im Unternehmen

Valentin Jäger, Taifun-Tofus Leiter Qualitätsmanagement/IT, entwickelte einen prozessorientierten Blick auf diese Herausforderungen: Über Prozesse wird in jedem Unternehmen nachgedacht. Doch je komplexer diese Prozesse werden, desto mehr weichen die Vorstellungen der einzelnen Teammitglieder voneinander ab. So entstehen Konflikte. Eine unternehmensweite Prozessinitiative sollte Abhilfe schaffen.

Prozessmodellierung gibt uns die Chance, über das Gleiche zu sprechen und die Vorstellungen aller Beteiligten in Einklang zu bringen. (Valentin Jäger, Leiter Qualitätsmanagement/IT)

Eine anwenderfreundliche und kollaborative BPM-Lösung sorgt seit 2012 für eine gemeinsame Prozesssprache bei Taifun-Tofu: Der Signavio Process Manager, Teil der umfassenden Business Transformation Suite, bot dem Unternehmen von Anfang an die Voraussetzungen für die unternehmensweite Prozessmodellierung. Die Technologie ermöglicht das Modellieren mit der leicht erlernbaren Notationssprache BPMN 2.0. Sie weist neben kollaborativen Funktionen eine hohe Anwenderfreundlichkeit bei geringem Schulungsaufwand auf.

Die Erfolge

So bringt Taifun-Tofu die unterschiedlichen Anforderungen aller einzelnen Produktionsprozesse, Regulationen und Mitarbeiter in Einklang – ein Erfolgsrezept mit sichtbaren Ergebnissen:

  • Prozesse als Kommunikationsmittel sind in der Unternehmenskultur verankert
  • Organisches Wachstum auf der Basis eines Integrierten Management-Systems mit ganzheitlichem Prozessmanagement
  • Effiziente Prozessarchitektur: Reduktion von 80 auf 21 Hauptprozesse
  • Prozessbasierte Entwicklung von Organisationsstruktur und Mitarbeiterrollen
  • Integriertes Risiko- und Compliance-Management mit Blick auf relevante Richtlinien und Zertifizierungen
  • Optimierung und Automatisierung des Produktionsprozesses

Die Mitarbeiter/innen von Taifun-Tofu sind begeistert:

Signavio bietet die Möglichkeit, sehr schön in einer Bildsprache zu denken. Ich kann durch Bilder verschiedene Prozesse zusammensetzen und sie damit für das Team anschaulicher machen. (Beate Thießen, Leitung der Beschaffung bei der Taifun-Tofu GmbH)

3. Vom Prozess zum Wandel: So hat BPM Taifun-Tofu verändert

Am Anfang der Prozessinitiative stand die Frage: Wer ist im Unternehmen für welche Prozesse verantwortlich? Um dies zu klären, wurde die Prozesslandschaft im ersten Schritt entlang eines Top-Down-Ansatzes analysiert.

Mehr Effizienz

Dabei untersuchten die Prozesseigner zuerst die Hauptprozesse und anschließend die verschiedenen Rollen im Unternehmen. Die Ergebnisse hielten sie in einem Prozesssteckbrief fest. So konnte die Anzahl der Hauptprozesse von 80 auf 30 und über die gesamte Projektlaufzeit auf 21 reduziert werden. Dies führte zu einer signifikanten Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen.

Neue Teamstrukturen

Gleichzeitig wandelte die Prozessinitiative die Organisationsstruktur von Taifun-Tofu: Die Führungskräfte konzentrierten sich weniger auf den eigenen Bereich, sondern vielmehr auf die bereichsübergreifenden Prozesse. Dies führte zu einem grundlegenden Umdenken: Bestehende Teamstrukturen wurden hinterfragt und einzelne Hierarchiestufen verschwanden, beispielsweise die Rolle des Geschäftsbereichsleiters. Der unternehmensweite Perspektivwechsel führte zu einem neuen Management-Ansatz.

Bei uns leitet sich die Hierarchie aus den Prozessen ab und nicht andersherum. Das Organigramm bestimmt also nicht die Prozesse, sondern die Prozesse definieren das Organigramm. (Valentin Jäger)

4. Prozesse als Kommunikationsmittel

Der prozessbasierte Ansatz veränderte nicht nur die Unternehmensstrukturen, sondern auch die Zusammenarbeit bei Taifun-Tofu. Valentin Jäger und seine Kolleginnen und Kollegen legten von Anfang an Wert darauf, alle Prozessbeteiligten in die Kommunikation einzubeziehen. Dies unterstützen die kollaborativen Funktionen von Signavios Software-Lösung.

Wie Valentin Jäger ausführt, misst er einen funktionierenden Prozess nicht allein an der Effizienz und Effektivität. Genauso wichtig sind auch die Mitarbeiter/innen: Nur wenn sie sich im Prozess wohlfühlen und sich ihre Leistungsbereitschaft steigert, ist ein Prozess wirklich erfolgreich:

Ich stelle mir einen Prozess als etwas Organisches vor, das wächst. Durch Prozessmanagement lasse ich nicht jeden einzelnen Strang zu, aber ich behalte die Kontrolle. Prozessmanagement ist ein organischer Ansatz, der die beteiligten Menschen einbezieht. (Valentin Jäger, Taifun-Tofu GmbH)

5. Bessere Balance durch ein Internes Management-System

Das ganzheitliche Prozessmanagement ist heute bei Taifun-Tofu Teil des Internen Management-Systems (IMS). Dies beinhaltet unterschiedliche Methoden, mit denen Taifun-Tofu die Einhaltung unterschiedlicher Anforderungen gewährleistet (Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz, Sicherheit, Energie). So balanciert der Tofuhersteller seine Prozesse mit den regulatorischen und kommunikativen Anforderungen des Marktes und seiner Mitarbeiter/innen:

Strategie

Die Prozesse von Taifun-Tofu werden gemeinsam mit der Strategie und den Unternehmenswerten ausgerichtet.

Risiko- und Compliance-Management

Taifun-Tofu stellt die Einhaltung aller Lebensmittelstandards der Branche sicher. Dazu zählen etwa der HACCP-Standard (Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte) sowie Vorschriften zu Hygiene und Arbeitsschutz. Auch die Zertifizierung nach branchenspezifischen Normen (ISO 9001, 14001) und die Umsetzung weiterer behördlicher Normen wird durch das IMS zentral gesteuert.

Produktion

Das ganzheitliche Prozessmanagement mit Signavio dient dazu, interne Produktionsprozesse zu automatisieren, zu parallelisieren und konstant weiterzuentwickeln. Auf dieser Basis wird es auch einfacher, Veränderungen umzusetzen, wie etwa die Einführung neuer Etikettenverpackungen.

Philosophie

Durch das IMS fördert Taifun-Tofu das Gleichgewicht zwischen den Prozessen, Richtlinien und Mitarbeitern und schafft die Basis für langfristiges Wachstum. Der nachhaltige Umgang mit den eigenen Ressourcen charakterisiert das Prozessmanagement wie auch das Produkt von Taifun-Tofu.

Tofu ist meines Erachtens ein wunderbares Produkt und vielleicht ein kleiner Baustein für die Zukunft in unserer Welt. Wir haben keinen zweiten Planeten, auf dem wir leben oder Lebensmittel anbauen können. Aber man kann schon aus wenig Soja und wenig Anbaufläche relativ viel Tofu herstellen. In diesem Zusammenhang halte ich Prozessmanagement für ein hervorragendes Werkzeug, um über Ursache und Wirkung nachzudenken. (Valentin Jäger)