Die verschiedenen Arten des Wandels
In jedem Unternehmen lässt sich etwas verbessern. Wie aber gelingt ein grundlegender Wandel der operativen Abläufe eines Unternehmens? Schließlich haben oft schon kleinere Veränderungen in einer Organisation unvorhersehbare Folgen. Viele Veränderungen vollziehen sich schrittweise über einen längeren Zeitraum und bleiben häufig unbemerkt. Überrascht erkennen Führungskräfte und Mitarbeiter/innen irgendwann, dass sich bestimmte Dinge graduell verändert haben. Auch Operational Excellence ist so ein Fall: Ein nachhaltiges Unternehmenswachstum setzt voraus, dass Sie alltägliche Arbeitsabläufe nach und nach verbessern und Ihre Organisation konstant weiterentwickeln.
Operational Excellence in der Praxis
Operational Excellence (OpEx) dreht sich um das harmonische Zusammenspiel der beteiligten Menschen, Prozesse und IT-Systeme in einer Organisation. Dieser Balanceakt wirkt sich auch positiv auf die Kundenerfahrung aus, doch erfordert einen nachhaltigen Unternehmenswandel. Wie aber lässt sich eine erfolgreiche OpEx-Initiative auf den Weg bringen? Erste Orientierung bieten verschiedene Methodologien, die sich um die Verbesserung des Geschäftsalltages drehen. In diesem Artikel stellen wir einige beliebte Ansätze vor. Wir finden heraus, was sie gemeinsam haben und warum sie in Kombination mit Prozessmanagement besonders zielführend sind.
Methodologie #1: Schlanke Produktion (Lean Manufacturing)
Der Name deutet es bereits an: Lean Manufacturing hat zum Ziel, Verschwendung in unterschiedlichen Produktionssystemen zu reduzieren, um die Anzahl an wertschöpfenden Tätigkeiten für Kunden zu erhöhen. Verschwendung wird hier als abstraktes Konzept verstanden, das sich in acht unterschiedlichen Formen äußert. In jedem Prozess innerhalb eines Produktionssystems können diese acht Arten der Verschwendung beobachtet werden. Sie sollen durch die Methode der schlanken Produktion beseitigt oder reduziert werden, um auf Operational Excellence hinzuarbeiten. Bei diesen verschiedenen Formen der Verschwendung handelt es sich um:
- Fehler: Zusätzliche Aufwände fallen durch fehlerhafte Produkte an und Leistungen gehen verloren
- Überproduktion: Produkte werden erstellt, die ursprünglich für den Unternehmenswandel benötigt wurden, doch die zur Quelle von Verschwendung werden
- Wartezeiten: Durch das Warten auf den nächsten Prozessschritt geht Zeit verloren
- Ungenutztes Potenzial: Die Talente, Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter werden nicht ausreichend eingesetzt
- Transport: Produkte oder Materialien werden ohne zusätzlichen Kundennutzen transportiert
- Bestände: Produkte oder Materialien werden nicht weiterverarbeitet und sind als Produktionspuffer oder Überproduktion ein Zeichen von Verschwendung
- Lange Wege: Flüssige Produktionsabläufe werden durch lange Wege gestört
- Aufwändige Prozesse: Unnötige Prozessschritte führen zu Verzögerungen, Wartezeiten und möglichen Fehlern
Methodologie #2: Six Sigma
Six Sigma ist ein Instrumentarium unterschiedlicher Tools und Techniken, die der Verbesserung von Geschäftsprozessen bei der Produktentwicklung dienen. Das Ziel von Six Sigma besteht darin, Variationen ein- und desselben Prozesses zu identifizieren und zu verbessern, um die Kundenerfahrung positiv zu verändern. Six Sigma basiert auf der DMAIC-Methode der Prozessverbesserung (Define, measure, analyze, improve, control): Sie sieht vor, dass Prozesse, die bestimmte Anforderungen nicht erfüllen, schrittweise optimiert werden.
Methodologie #3: Kaizen
Kaizen ist japanisch und bedeutet „kontinuierliche Verbesserung“. In der Geschäftswelt steht das Konzept für fortlaufende positive Veränderungen der Arbeitsumgebung. Die Kernideen von Kaizen lauten:
- Ein guter Prozess führt auch zu positiven Ergebnissen
- Teamwork ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg
- Jeder Prozess kann verbessert werden
Kaizen ist nicht nur eine Philosophie, sondern auch eine praktische Handlungsanweisung. Ein Beispiel: Ihre Philosophie besteht darin, eine Unternehmenskultur zu etablieren, die alle Teammitglieder aktiv in die Verbesserung des Unternehmens einbezieht. Daraus lassen sich unterschiedliche Handlungen ableiten: Sie könnten beispielsweise Veranstaltungen organisieren, in deren Rahmen Sie unterschiedliche Unternehmensbereiche entsprechend Ihrer Philosophie verbessern.
Methodologie #4: Agilität
Agilität bedeutet für ein Unternehmen: Es ist in der Lage, in einer Wettbewerbsumgebung bestmöglich zu agieren, auch wenn sich die Anforderungen der Kunden beständig wandeln. Die agile Methodologie dreht sich um die Planung, Lieferung und kontinuierliche Verbesserung und gilt als Antwort auf konstante Veränderungen. Agil zu sein, bedeutet daher auch, in der Lage zu sein, schnell auf wandelnde Anforderungen des Marktes zu reagieren. Für agile Teams ist eine gute Zusammenarbeit entscheidend, um Schritt für Schritt zum Ziel zu gelangen. Dies ermöglicht eine iterative Herangehensweise: Die Teams stellen ihre Arbeitsergebnisse regelmäßig vor und holen Feedback ein, das sie schnellstmöglich umsetzen. Anschließend wertet das Team in Retrospektiv-Meetings aus, was gut verlief, in welcher Hinsicht ein Projekt verbessert werden könnte und worin die nächsten Schritte bestehen. Die agile Methodologie wird häufig von Ansätzen wie Scrum oder Kanban begleitet:
Scrum: Nach dieser Methode wird die vorgegebene Zeit eines Projektes in wenige regelmäßige Arbeitszyklen eingeteilt: Diese sogenannten Sprints dauern durchschnittlich ein bis vier Wochen und kommen vor allem im Bereich der Software-Entwicklung zum Einsatz. Das Ziel ist eine bessere Zusammenarbeit im Team, um auf lange Sicht Produktverbesserungen zu erzielen.
Kanban: Diese Methode dreht sich um die Priorisierung von Arbeitsaufgaben. Die anstehenden Aufgaben werden nach Priorität geordnet und nicht nach zeitlicher Dringlichkeit.
Was haben diese Methoden gemeinsam?
Alle vier Methoden erlauben Unternehmen, ihre OpEx-Initiativen unter einem bestimmten Blickwinkel zu systematisieren. Bei allen Unterschieden drehen sie sich um die richtigen Veränderungen zur richtigen Zeit. Doch woher wissen Sie, welche Methode sich für Ihr Szenario am besten eignet? Die Antwort ist leichter als gedacht: Werfen Sie einen Blick auf Informationen, die Ihnen bereits vorliegen.
Hier empfiehlt sich zum Beispiel ein Process-Mining-Tool: Mit Blick auf die Prozessdaten in den unterschiedlichen IT-Systemen Ihrer Organisation können Sie genau nachvollziehen, wie Ihre operativen Abläufe im Unternehmensalltag verlaufen. Auf diese Weise erkennen Sie, an welchen Stellen es zu Verschwendung kommt: Sie wirken teuren Ineffizienzen entgegen und agieren wirklich prozessorientiert. Wenn Sie Operational Excellence als eines der wichtigsten Ziele Ihrer Organisation betrachten, sollten Sie auch Ihre Prozesse fachgerecht dokumentieren und ihre alltägliche Ausführung mit Ihren Unternehmenszielen abgleichen. Hier helfen etwa die fünf Schritte aus dem DMAIC-Modell der Six-Sigma-Methode: definieren, messen, analysieren, verbessern und kontrollieren.
Alle hier vorgestellten Methoden haben etwas gemeinsam: Sie drehen sich um die Zusammenarbeit im Unternehmen. So sieht Kaizen etwa vor, dass Teammitglieder aller Hierarchieebenen einer Organisation zusammenarbeiten, um gemeinsam graduelle Verbesserungen zu erzielen. Dies zeigt: Operational Excellence ist vor allem eine Teamaufgabe.
Wie lässt sich Operational Excellence mit einem prozessorientierten Ansatz im Team erarbeiten?
Operational Excellence ist kein Zustand, den eine Organisation erreichen kann, sondern selbst ein Prozess. Gleichzeitig handelt es sich auch um eine Geisteshaltung: Die Mitarbeiter/innen können in einer Organisation für nachhaltige Verbesserungen sorgen, indem sie bestimmte Prinzipien anwenden und Tools nutzen. Mit anderen Worten: Operational Excellence bedeutet, dass jedes Teammitglied im Unternehmensalltag den Blick auf den gewonnenen Wert für die Kunden richtet. Dies erfordert unternehmensweit einen prozessbasierten und kollaborativen Ansatz.
Die nächsten Schritte in Richtung Operational Excellence
Um einen gründlichen Einblick in dieses Thema zu erhalten, empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden Operational Excellence in 7 Schritten. Sie erfahren Schritt für Schritt, wie Operational Excellence in einer Organisation erarbeitet werden kann, egal, mit welcher Methode Sie bereits arbeiten. Der Leitfaden dreht sich um Kernthemen wie Transparenz und Zusammenarbeit – dies sind wichtige Voraussetzungen für den Unternehmenserfolg.