Gesunde Prozesse? Fitnessprogramm für Unternehmen

Ein Gesundheitscheck für Ihr Unternehmen

Die Sonne scheint fleißig und plötzlich beginnen auch wir, uns wieder mehr zu bewegen. Für viele ist es gar nicht so einfach, die eigenen Muskeln vom Winterschlaf zu befreien. Dies gilt gleichermaßen für Unternehmensprozesse: Auch sie könnten wieder flexibler, schlanker und agiler werden. Was also spricht dagegen, ein kleines Fitness-Programm für gesunde Prozesse zu entwickeln? Warum nicht den Weg in Richtung Operational Excellence durch Walking, Jogging, Skating oder Radfahren auflockern?

Doch wo fangen Sie an? Zuerst lohnt es sich, überhaupt zu definieren, was gesunde Prozesse für Ihr Unternehmen bedeuten. Vielleicht verfügen Sie bereits über ein umfassendes Framework für Business Process Management (BPM). Wenn nicht, ist es eine gute Idee, BPM in Ihre Veränderungsinitiative zu integrieren, um die besten Voraussetzungen für Operational Excellence zu schaffen.

Bringen Sie alle Prozessexperten an einen Tisch

Ihr Unternehmen erfolgreich in Richtung Operational Excellence weiterzuentwickeln, bedeutet: Sie bringen Ihre Prozesse in Form. Dies erfordert eine gewisse Kontinuität – wie auch beim Training von Körper und Geist. Doch auf welchem Wege erkennen und optimieren Sie operative Abläufe mit Verbesserungspotenzial? Hier lohnt es sich jederzeit, die Prozessexpertinnen und -experten in Ihrem Unternehmen an einen Tisch zu bringen und gemeinsam den Ausgangszustand Ihrer operativen Abläufe zu bestimmen:

• Welchen Status besitzen Ihre Prozesse?
• Wie werden sie ausgeführt?
• Wer ist wofür verantwortlich?
• Welche Prozesse wurden automatisiert, welche nicht?
• Was muss verbessert werden?

Um diese Fragen zu beantworten, empfehlen wir einen genauen Blick auf Ihre aktuelle Prozesslandschaft – dies ist ein erster wichtiger Schritt in Richtung Operational Excellence.

Nutzen Sie automatisierte Methoden der Prozessanalyse

Um tiefer in die Welt Ihrer Unternehmensprozesse einzutauchen, empfiehlt sich die Methode „Process Discovery“. Sie basiert auf systemübergreifenden Auswertungen von Prozessdaten und hilft Ihnen dabei, das Verbesserungspotenzial Ihrer alltäglich durchgeführten Prozesse zu entdecken. So erkennen Sie mögliche Prozessvarianten und verstehen besser, wie und warum sie wann verwendet werden. Wenn Sie diese Informationen bündeln und um das Wissen aller Prozessbeteiligten im Unternehmen ergänzen, heben Sie einen Schatz an wertvollen Informationen: Sie verstehen nicht nur die Prozesslandschaft besser, sondern auch die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Legen Sie Ihr Fitnessprogramm für gesunde Prozesse fest

Sie haben einen ersten Gesundheitscheck Ihrer Unternehmensprozesse vorgenommen und mittels Process Discovery einen Eindruck von Ihrer Prozesslandschaft gewonnen. Sind diese ersten Schritte geschafft, können Sie Ihr Tempo auf dem Weg in Richtung Prozessoptimierung steigern.

Dabei steuern Sie vor allem auf dieses Ziel zu: Sie wollen eine umfassende Sicht auf Ihre Prozesse entwickeln und gleichzeitig in der Lage sein, jeden einzelnen Ablauf mit allen Details vollends zu verstehen. Wie beim Fitness-Training sind die Erfolge natürlich nicht sofort ersichtlich: Operational Excellence bedeutet schließlich, dass alle Ihre Prozesse nahtlos ineinandergreifen und sich in Einklang mit Ihren Unternehmenstechnologien und dem Team bewegen. Gesunde Prozesse erfordern somit kontinuierliches Training – und damit jede Menge Geduld und Durchhaltevermögen.

Setzen Sie sich zu Beginn kleinere Ziele und beobachten Sie, wie sich schon nach kurzer Zeit die ersten kleinen Erfolge einstellen. Anschließend können Sie Ihre Prozessinitiative auch auf komplexere Prozesse ausweiten. Doch steigern Sie Ihr Tempo langsam – schließlich würden Sie ja auch an einem Marathon teilnehmen, ohne sich darauf vorzubereiten.

Trainieren Sie im Team

Prozesse zu optimieren, bedeutet letztendlich auch, die relevanten Informationen im Unternehmen zu bündeln. Denn Transparenz ist der Schlüssel einer erfolgreichen Operational-Excellence-Initiative. Dies setzt voraus, dass Sie alle Prozessbeteiligten einbeziehen, um gemeinsam an der Gesundheit und Agilität alltäglicher Abläufe zu arbeiten. Im Team spornen Sie sich gegenseitig zu Höchstleistungen an und werden effizienter, schneller und leistungsstärker. Deshalb empfehlen wir:

• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Stellen Sie ein Team für Ihre Veränderungsinitiative zusammen: Erst durch fest definierte Rollen und Verantwortlichkeiten wird Ihr Projekt zum Erfolg: So wissen alle, was zu tun ist und wer für welche Themen verantwortlich ist.
• Alle Prozessbeteiligten einbeziehen: Geben Sie Ihrem Team die Gelegenheit, die eigenen Erfahrungen, Ideen und Ansprüche in Ihre Initiative einzubringen. Sie arbeiten schließlich tagtäglich mit den bestehenden Prozessen und wissen genau, welche Prozessschritte im Einzelnen zu verbessern sind.
• Transparenz erhöhen: Teilen Sie die Zwischenergebnisse Ihrer Initiative regelmäßig mit Ihrem Team, sodass alle über den aktuellen Status informiert sind.
• Erfolge gemeinsam feiern: Eine gelungene Operational-Excellence-Initiative ist Teamwork. Daher sollten Sie auch die Erfolge gemeinsam feiern. So zeigen Sie einerseits Wertschätzung für die erbrachten Leistungen und motivieren Ihr Team gleichzeitig für zukünftige Veränderungsinitiativen. Wie jede Sportart verlangt dieses Fitnessprogramm Ihnen und Ihrem Team viel Anstrengung, jede Menge Motivation und ein hohes Durchhaltevermögen ab. Schließlich müssen nicht nur die eigenen Muskeln an neuen Aufgaben wachsen, sondern auch Unternehmensprozesse. Doch es lohnt sich, konsequent zu bleiben und Schritt für Schritt den Weg in Richtung Operational Excellence zu bewältigen.

Flexible und gesunde Prozesse mit Signavio

Eine Veränderungsinitiative ist nicht von heute auf morgen erfolgreich, sondern erfordert Geduld. Signavio steht Ihnen bei diesem Projekt zur Seite – und hilft Ihnen dabei, die gewünschten Erfolge in die Tat umzusetzen. Mit der Signavio Business Transformation Suite haben Sie das ideale Equipment für Ihre erfolgreiche OpEx-Initiative zur Hand: Sie erhalten die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse und -entscheidungen professionell zu modellieren, analysieren, automatisieren und konstant zu optimieren.

Nummer 1: Process Manager zur Prozessmodellierung

Mit diesem Tool erhalten Sie einen umfassenden Überblick Ihrer Prozesslandschaft. Signavio Process Manager bietet die Möglichkeit, Unternehmensprozesse professionell zu modellieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln, um die Performance im Unternehmen zu erhöhen.

Nummer 2: Collaboration Hub für kollaborative Zusammenarbeit und mehr Transparenz

Als Herzstück der Signavio Business Transformation Suite dient der Collaboration Hub dem teamübergreifenden Austausch. Die Plattform ermöglicht den übergreifenden Zugriff auf relevante Prozessinformationen, um die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu verbessern. So können Informationen im Unternehmen leichter geteilt und für die Prozessoptimierung genutzt werden.

Nummer 3: Workflow Accelerator für Prozessautomatisierung und mehr Geschwindigkeit

Ein Arbeitstag hat nur acht Stunden – und die Ressourcen für eine OpEx-Initiative sind begrenzt. Signavio Workflow Accelerator erlaubt, alltägliche Prozesse zu automatisieren, die anstehenden Aufgaben automatisch zu koordinieren und im Zweifelsfall an andere Teammitglieder zu verteilen. So gestalten sich alltägliche Arbeitsabläufe reibungsloser.

Nummer 4: Process Intelligence zur Auswertung von Prozessdaten

Eine wichtige Aufgabe im Rahmen Ihrer OpEx-Initiative besteht darin, bestimmte Prozesse oder gar eine Reihe an alltäglichen Prozessen in Ihrem Unternehmen unter die Lupe zu nehmen. Dazu eignet sich die Methode des Process Minings: Sie aggregieren und analysieren systemübergreifend die Prozessdaten in Ihrer Organisation und können auf dieser Basis aktuelle Prozesse weiterentwickeln. So finden Sie heraus, in welchen Variationen Ihre operativen Abläufe im Unternehmensalltag tatsächlich auftreten und worin die Konsequenzen für Ihre Organisation bestehen. So sind langfristig wertvolle Kosteneinsparungen möglich.

Mit diesen vier Tools im Gepäck verfügen Sie über das ideale Equipment für Ihren Prozessmarathon. So machen Sie Ihre Prozesse fit für den Sommer. Schließlich wissen wir aus der Praxis: Gesunde Prozesse spielen eine wichtige Rolle, wenn es um  erfolgreiche Veränderungen geht.

Übersetzt von Julia Baudisch