Wie können Organisationen Krisensituationen wie COVID-19 mit moderner Technologie bewältigen?

Unternehmen und Bürger weltweit sehen sich nun schon seit einigen Wochen mit den Auswirkungen der Corona-Krise konfrontiert. Doch wie können Organisationen Krisensituationen wie COVID-19 mit moderner Technologie bewältigen? In unserem aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen vier effektive Wege auf, um Ihre operative Leistung, das interne Geschäftsprozessmanagement sowie die unternehmensweite Kooperation in Ihrer Organisation mit Hilfe der digitalen Transformation zu stärken.

Nach unserem Blogpost rund um Prozessmanagement in Krisenzeiten konzentrieren wir uns nun auf die digitale Transformation: Gegen die Krise zu arbeiten, auch dank moderner Technologie gelingen. Vorausgesetzt, sie wird richtig einsetzt. Dann kann sie die betriebliche Gesundheit seines Unternehmens auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten verbessern. Darüber hinaus können Anwender die Kommunikation und Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter stärken – und das über Homeoffice-Grenzen hinweg.

Krisen wie die aktuell herrschende Corona-Epidemie stellen die Leben von Millionen Menschen weltweit auf den Kopf. Viele Unternehmen sehen sich mit einem monatelangen Drahtseilakt konfrontiert: Zum einen müssen sie die Sicherheit ihrer Teams gewährleisten, zum anderen sind sie dafür verantwortlich, ihre Organisation in diesen schwierigen Zeiten am Laufen zu halten. Dabei können die folgenden vier Taktiken helfen:

Verstehen und modellieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Wir leben in bewegten Zeiten: unsere Reisemöglichkeiten sind begrenzt, viele Arbeitnehmer arbeiten zudem im Homeoffice. Kein Wunder also, dass Unternehmen nun flexibel auf Veränderungen reagieren müssen, um ihre Business Continuity zu stärken. Hier spielt Geschäftsprozessmodellierung eine entscheidende Rolle. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen:

  • Einen Überblick über ihre Ist-Prozesse erlangen und diese darstellen.
  • Die Grundlage für die Entwicklung, Einführung oder den Betrieb von IT-Systemen schaffen.
  • Eine einheitliche Begriffsgrundlage für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und externen Partnern etablieren.
  • Prozesse dokumentieren und komplexe Geschäftsregeln darstellen.
  • Schwach- und Schnittstellen in Prozessen identifizieren sowie Soll-Prozesse erläutern.
  • Standardprozeduren modellieren.

Wer über eine zuverlässige und effiziente Prozessmodellierung verfügt, kann seine Ende-zu-Ende-Prozesse deutlich besser verstehen und behält einen klaren Überblick über die einzelnen Prozessschritte und Verantwortlichkeiten. So können auch Sie schnelle Entscheidungen auf Basis Ihres erlangten Fachwissens treffen und bei Bedarf skalierbare Standardprozeduren in Prozessen implementieren.

Unser Zusatztipp: Nehmen wir an, Sie haben lediglich inkonsistente Informationen über die Prozesse innerhalb Ihrer Supply Chain. In diesem Fall kann Ihnen Process Mining dabei helfen, Ihre Ist-Prozesse besser zu verstehen sowie auf deren Ende-zu-Ende-Modellierung zuzugreifen. Hierfür nutzt die Process Mining-Technologie die in Ihren IT-Systemen gespeicherten Informationen. Darüber hinaus kann die Technologie unterschiedliche Prozess-Varianten aufdecken. So lässt sich die kostengünstigste Prozessmodellierung ermitteln. Anschließend können Sie die entsprechenden Prozessänderungen zur Unterstützung Ihrer Prozessexzellenz vornehmen.

Nutzen Sie Prozesssimulationen für informationsbasierte Entscheidungen

Der Idealzustand: Ihre Prozesse sind gut etabliert und werden vielleicht sogar mehrmals täglich wiederholt. Zudem wissen die Prozessverantwortlichen, wie Ihre Prozesse von Anfang bis Ende funktionieren. Passiert nun jedoch etwas Unvorhergesehenes, müssen Ihre Prozesse häufig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Denn insbesondere in Krisenzeiten ist es für Unternehmen überlebenswichtig, auf eine sinkende Nachfrage zu reagieren und Prozesse zu etablieren, die sich nach der Krise schnell wieder hochskalieren lassen.

Ziel einer Prozesssimulation ist es, die Funktionsfähigkeit Ihrer Prozesse zu testen und die Effizienz Ihrer Organisation sicherzustellen – und das auch in einem herunterskalierten Modus. So erhalten Sie einen fundierten Überblick über die Auswirkungen auf Ihre Wertschöpfungskette: von der Lieferlogistik über die Fertigung bis hin zum Marketing. Die so erlangten Schlüsselinformationen machen es Ihnen möglich, Ihre Ressourcen effizient anzupassen und skalierbare Prozesse zu identifizieren, die mit den zum Zeitpunkt X zur Verfügung stehenden Ressourcen umgesetzt werden können.

Nutzen Sie Process Mining, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten

Derzeit arbeitet ein Großteil der Beschäftigten im Homeoffice und ist damit isoliert von Kollegen und Vorgesetzten. Interaktionen, die vor dem Coronavirus innerhalb eines Büros abliefen, haben sich nun auf Anwendungen wie Slack oder GoToMeeting verlagert. Wer jetzt also mit seinen Kollegen zusammenarbeitet, tut dies zu 100 Prozent digital. Damit steigt auch das Risiko, dass Prozesse nicht oder nicht mehr vollständig ausgeführt werden können, weil notwendige Informationen fehlen, der jeweilige Prozess gänzlich unbekannt ist oder Informationen auf dem digitalen Weg verloren gehen.

All dies kann unterschiedliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Hierzu gehören:

  • Performance-Verluste
  • Bis dato unbekannte Engpässe
  • Verlust der Compliance
  • Verzögerungen bei der Verarbeitung

Process Mining ist die ideale Lösung, um diesen Auswirkungen zu begegnen. Durch die Anwendung fortschrittlichster Algorithmen zur Prozessauswertung können Sie den Ist-Zustand Ihrer Prozesse bewerten und so ein besseres Verständnis der Ende-zu-Ende-Funktionalität Ihrer Geschäftsprozesse erlangen. Zudem lassen sich so Prozessmodelle und -vorgänge deutlich leichter aufeinander abstimmen.

Process Mining bietet Ihnen also eine klare und transparente Visualisierung Ihrer betrieblichen Vorgänge. So können Sie nonkonformes Prozessverhalten sowie Engpässe deutlich einfacher identifizieren. Als Anwender der Technologie erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um Änderungen innerhalb Ihrer Prozesse so schnell wie möglich vorzunehmen.

Halten Sie Ihre Teams mit Workflows auf dem Laufenden

Die Arbeit im Homeoffice stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung: Oberste Priorität hat die Aufrechterhaltung der Ende-zu-Ende-Ausführung von Prozessen sowie deren Überwachung. Hier lohnt sich die Umwandlung Ihrer Geschäftsprozessmodelle in standardisierte Arbeitsabläufe. Diese können anschließend in Ihrer gesamten Organisation eingesetzt werden.

Unser Zusatztipp: Gehen Sie dabei über bloßes Aufgaben- und Ticket-Management hinaus und vermeiden Sie ineffiziente E-Mail-Ketten. Mit einer Workflow-Lösung können Sie schnell erfassen, wie Ihre Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Aufgaben bearbeiten. Außerdem können Ihre Mitarbeiter bei Bedarf in nur wenigen Klicks mit einander kommunizieren und Aufgaben-spezifische Lösungen entwickeln. All das geht mit einer hundertprozentig transparenten Nachverfolgung und Integration aller wichtigen Akteure einher. Schließlich ist es in einer Krisensituation von grundlegender Bedeutung, gemeinsam vorwärts zu gehen, um den Herausforderungen zu begegnen und sich daran zu erinnern, dass Zusammenarbeit einer der Schlüssel zum Erfolg ist.

Mit Signavio der Krise entgegentreten

Mit unserer Signavio Business Transformation Suite: Velocity Edition stehen wir Ihnen bei der Bewältigung unterschiedlichster Krisen zur Seite. Unsere All-in-One-Lösung unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse – egal, welche Herausforderungen vor Ihnen liegen.

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In der Zwischenzeit erhalten Sie auf der Website der Weltgesundheitsorganisation alle aktuellen Informationen zu COVID-19. Wir alle hier bei Signavio bitten Sie, auf sich und andere zu achten. Bleiben Sie gesund!