La gestion des processus chez MYTOYS GROUP

Avec l’adoption des processus normalisés l’entreprise a réussi a créer une certaine uniformité, qui permet à tous les collaboratuers de mieux appréhender les processus. Ralf Schmilewski, Directeur Développement ERP, myToys.de GmbH

L’entreprise myToys.de GmbH, dont le siège social se situe à Berlin, est l’une des sociétés de e-commerce au plus franc succès et un fournisseur multi-canal leader du marché des produits pour enfants en Allemagne.

L’objectif du projet BPM est d’assurer la rapidité et la flexibilité de l’entreprise et de ses processus, même lors d’une croissance forte. Pour atteindre cet objectif, myToys s’appuie sur les logiciels de gestion des processus de Signavio.

Avant de mettre en place une gestion des processus à l’echelle de l’entreprise entière, de nombreux collaborateurs de myToys les géraient de tête ou utilisaient des digrammes sur Excel, Word, des ordinogrammes, des représentations textuelles et Visio®.

Avec le lancement du projet BPM en 2012, les processus opérationnels devaient être documentés de façon plus professionnelle pour être mieux adaptés aux conditions d’un marché en rapide évolution. Un autre objectif qualitatif était d’améliorer la communication entre l’IT et les autres départements et d’instaurer une compréhension commune des processus dans l’entreprise.

Ainsi, myToys compte sur la solution de gestion des processus en ligne de Signavio. Toutes les parties prenantes peuvent s’adapter rapidement à l’interface intuitive du Signavio Process Editor et assimilier les processus grâce à la fonction interactive des commentaires collaboratifs.

Au départ de chaque mise en place de processus un workshop est proposé. Ensuite, l’équipe de projets, composée de collaborateurs de l’IT et de départements techniques, travaillent ensemble sur la documentation des processus avec le Signavio Process Editor.

En outre, il y a des formations régulières et des échanges avec un “Comité BMPN”. Tous les modélisateurs de processus de l’IT et les responsables de processus des départements techniques utilisent cette plateforme de discussion mensuelle, afin de définir des lignes directrices BPMN ou des conventions de modélisation et de discuter de la structure de leurs cartographies de processus.

Les processus sont à disposition de chacun des 800 collaborateurs au sein de l’entreprise grâce au Portail de Collaboration du Signavio Process Editor. Ainsi, chaque employé a accès à la plateforme depuis n’importe quel point de connexion et est continuellement informé de l’avancement du projet BPM et des changements dans les processus.

Depuis le lancement du projet BPM, les collaborateurs ont une conception commune des processus et une manière plus efficace de travailler. L’autre aspect positif concerne les coûts de formation pour les nouveaux employés, qui pourraeint être fortement diminués. En effet, les nouveaux collaborateurs peuvent appréhender et gérer leurs tâches plus rapidement grâce aux processus documentés.