Adopter des procédures opérationnelles standards

Les petites organisations qui n’ont pas de processus standardisés dépendent d’efforts exceptionnels de la part de leurs employés afin que le travail soit réalisé. Les petites entreprises sont souvent créées par un fondateur qui a un talent naturel pour achever les tâches difficiles de son business plan, que ce soit en design de produits, en ventes, en marketing ou dans n’importe quel département qui est essentiel à l’obtention d’opérations commerciales fructueuses.

L’organisation peut seulement connaître un succès ponctuel lorsque le travail est réalisé par des personnes qui ne savent pas vraiment ce qu’elles font ou comment elles doivent réellement le faire. Cette dépendance à des personnes clés constitue l’obstacle qui vous empêche d’atteindre la croissance organisationnelle.

Transformer la réussite initiale en un succès durable

Pour grandir, une entreprise a besoin de continuer sur sa lancée et de répéter ses succès, sans pour autant perdre la qualité de ses produits ou services. Une entreprise réussit ou échoue dans son ensemble, bien que son but soit de délivrer des produits ou services de haute qualité à ses clients. Sa réussite dépend également d’une bonne relation avec ses employés, ses fournisseurs et autres parties prenantes. Afin d’obtenir une qualité constante, il est nécessaire d’être cohérent pour éviter les variations qui peuvent parfois mener à des résultats de basse qualité.

Développer des procédures opérationnelles standards

Utilisez une plateforme d’automatisation des workflows pour définir et effectuer des procédures opérationnelles des processus métier habituels qui ont plus besoin de consistance que de flexibilité. Pour développer des procédures opérationnelles standards, il vous suffit d’utiliser une approche interactive qui empêche vos processus de devenir obsolètes avec le temps.

  1. Prioriser les processus métier pour la standardisation.
  2. Écrire une liste de vérification et l’implémenter en utilisant un système de gestion des workflows.
  3. Réviser constamment, tester, utiliser et évaluer les procédures.
  4. Améliorer les procédures où se trouvent des goulots d’étranglements, p. ex. en utilisant des approbations manuelles, des branchements automatiques, des illustrations ou des descriptions en langage simplifié.
  5. Réviser régulièrement la procédure, plus précisément lorsque l’environnement commercial évolue.

Les avantages

  •       Un système de gestion des workflows étend les avantages des procédures opérationnelles standards. Utiliser une plateforme d’automatisation des workflows aide à réduire les variations, à améliorer la cohérence et la qualité des résultats. Les employés bénéficient également de la plateforme qui les aide à réaliser un meilleur travail.
  • L’automatisation des workflows permet à l’entreprise d’aller au-delà de sa phase de croissance dirigée par le fondateur pour atteindre sa phase de croissance orientée sur les processus. Devenir une entreprise plus orientée sur les processus l’aide à se développer plus facilement.
  • Améliorer continuellement les modèles de processus permet à tous les collaborateurs de bénéficier de nouvelles idées et d’optimisations des processus. C’est seulement en maintenant des processus comme « instructions vivantes » que les entreprises sont aptes à maintenir l’agilité qu’elles avaient à leur début.
  • L’automatisation des procédures les intègre au travail à réaliser afin qu’elles ne soient pas délaissées comme une vieille pile de papiers amassés sur une étagère poussiéreuse.

De mauvaises procédures opérationnelles freinent l’innovation, restreint les opérations commerciales et l’entreprise n’arrive pas à répondre à la demande. La gestion des workflows vous permet d’implémenter et de bénéficier de procédures standards.

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Références