Miser sur l’adhésion au projet

Dans notre article “4 tactiques pour engager vos collègues dans une initiative BPM” nous avons mis en exergue les questions clé que vos collègues pourraient vous poser lorsque vous projetez d’implémenter une initiative de gestion des processus : quelle valeur cette initiative va-t-elle apporter ? Comment l’implémentation va-t-elle se dérouler ? Quel est le prix d’une solution de gestion de processus ? Nous allons maintenant pouvoir aller plus loin et mettre en lumière 5 arguments courants contre une initiative de gestion des processus.

Qui dit nouvelles idées, dit résistance au changement. D’une certaine manière, cela peut être constructif. En effet, répondre aux questions ou inquiétudes de vos collègues va vous permettre de souligner les points forts de vos idées et vous permettre par la même occasion de repenser à la réalisation de ce projet et à sa faisabilité. Découvrez ci-dessous 5 arguments que vous pourrez entendre et surtout comment y répondre pour convaincre les plus réfractaires.

1. Nous n’avons pas le budget

Tout d’abord, il faut savoir qu’une initiative BPM n’a pas besoin d’être chère pour offrir de bons résultats. Les entreprises de petites et tailles moyennes peuvent profiter d’une initiative de gestion de processus, notamment grâce à l’essor de solutions basées dans le cloud. Dans votre réponse, vous pouvez également mentionner que l’un des principaux avantages de la gestion des processus est la réduction des coûts opérationnels opérée grâce à l’automatisation et à une efficience améliorée. Avec une initiative de gestion de processus bien gérée et préparée, vous allez dans tous les cas retomber sur vos pieds et rentabiliser rapidement votre investissement de départ. En résumé, plus vous faites attention à vos coûts et dépenses, plus vous allez aimer la gestion des processus.

2. Nous n’avons pas d’expert en modélisation

Avec le bon outil de gestion de processus, vous n’avez pas besoin d’être un expert pour commencer à mapper et modéliser vos processus métier. La Signavio Business Transformation Suite par exemple est conçue pour être une solution intuitive et dispose d’une fonction glisser-déposer qui nécessite aucune connaissance en programmation.

De nombreuses ressources sont également disponibles en ligne pour aider les débutants. Entre les instituts de qualité des processus, les leaders d’opinion et les fournisseurs de solutions eux-mêmes, une grande gamme de ressources est disponible pour parfaire l’apprentissage des modeleurs en devenir. Si vous vous entraînez en amont, vous allez pouvoir rapidement enseigner à vos collègues les principes de base et le mécanisme de la gestion des processus. Souligner la simplicité de la modélisation des processus en direct est également un bon moyen de convaincre vos équipes.

3. Notre culture d’entreprise va changer et nous rendre moins agile et innovant

Le fait de documenter vos processus et de les optimiser n’a pas pour objectif de limiter votre flexibilité ni de transformer les acteurs de votre organisation en robots effectuant des tâches les unes après les autres. Au contraire, une gestion des processus efficace permet de libérer vos employés pour qu’ils utilisent leurs compétences à bon escient, d’automatiser le travail répétitif et de définir clairement les responsabilités.

Si un processus a besoin d’être mis à jour dû à un facteur externe comme une nouvelle réglementation ou une demande spécifique, cela peut se compliquer pour les entreprises ne disposant pas de cadre définit de gestion de processus. Elles ne vont pas savoir sur quoi ni où porter des modifications. Votre organisation perd ainsi du temps et ce n’est pas envisageable ! Utiliser les modélisations de processus vous permet d’identifier directement les étapes d’un workflow à modifier ce qui rend votre organisation bien plus agile qu’auparavant et plus conforme.

4. Aucun de nos concurrents ne fait de la gestion des processus

Si c’est vraiment le cas, c’est une belle opportunité pour vous ! Vous allez avoir la chance d’être la première organisation de votre secteur d’activité à tendre vers l’excellence opérationnelle. En réalité, vos concurrents ont certainement déjà des outils en place. Peu importe, les initiatives de gestion de processus ne font pas l’objet de communiqués de presse ou de publications sur les réseaux sociaux. Cependant, vous pouvez deviner quelles entreprises gèrent efficacement leurs processus en portant le regard sur les entreprises leaders dans votre secteur d’activité ainsi que chez les nouveaux acteurs qui atteignent des records niveau satisfaction client. Les meilleurs de leur catégorie dans votre industrie sont certainement engagés dans une certaine forme de gestion des processus, que vous le réalisiez ou non.

5. Ça marche très bien comme ça et opérer des changements va être trop compliqué

“Pourquoi essayer de réparer ce qui n’est pas cassé ?”. C’est l’argument le plus difficile à réfuter car les personnes ont cette fâcheuse tendance à camper sur leur position. Les décisionnaires opèrent au sein de la même organisation depuis plusieurs années ce qui donne après un certain temps l’impression que les problèmes évitables font partie du quotidien.

Si l’on devait citer un exemple, ce serait celui d’un recruteur qui passe beaucoup trop de temps à gérer l’onboarding des employés à cause de vos systèmes ancestraux qui nécessitent beaucoup trop d’entrées de données manuelles. Au lieu de se concentrer sur la recherche des talents de demain, votre recruteur passe son temps à remplir des formulaires ou des tableurs. Avec une solution de gestion de processus, vous allez pouvoir libérer votre recruteur des tâches ingrates et répétitives et le laisser se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur.

La prochaine étape

Si vous avez déjà dû répondre à un ou plusieurs de ces arguments contre une initiative de gestion des processus, alors nous allons vous simplifier la vie en vous proposant de tester notre solution logicielle gratuitement pendant 30 jours. Rien de tel que la pratique pour mettre en avant la force et la puissance d’une gestion des processus performante !

Publié le 23 juillet 2019 - Last modified: 5 août 2019