Définir le process intelligence

Le process intelligence fait référence aux données qui reposent au sein des systèmes propres d’une organisation. L’analyse de ses données permet d’en extraire des informations clé pour comprendre exactement comment votre business et vos processus fonctionnent en l’état, et ainsi d’en tirer des enseignements.

Ces enseignements vont permettre d’optimiser vos processus métier ce qui va à fortiori développer les performances de votre business, va renforcer vos efforts vers l’excellence opérationnelle et va solidifier votre transformation digitale.

1ère étape : la modélisation de processus

Avant de se lancer, rappelons la règle chère et propre aux propriétaires de processus : tout commence avec la modélisation du processus ! La documentation en continu et l’amélioration au quotidien du processus sont fondamentales pour assurer un fonctionnement optimal de ce dernier et ainsi que les attentes des clients soient toujours en ligne de mire.

Les diagrammes de processus de bout-en-bout mettent en lumière les tâches et responsabilités, offrent des informations sur les coûts et les risques des processus en cours. Ils permettent aussi d’assurer clarté et régularité à leurs utilisateurs. Il s’agit de la première étape pour se diriger vers une organisation agile. La documentation des processus permet d’optimiser les opérations quotidiennes, de respecter les exigences de conformité, d’améliorer la prise de décision et de réduire les risques liés aux processus.

Que faire après la documentation de ses processus ?

Avant de se lancer dans l’implémentation d’une solution BPM, les organisations se questionnent sur les retombées d’une telle initiative. Bonne nouvelle, elles sont nombreuses : clarification des responsabilités, présentation des workflows de manière transparente, mise en avant des coûts et risques…. L’implémentation d’une solution BPM apporte une valeur ajoutée au sein de votre organisation. Mais que permet la modélisation de ses processus métier au-delà du mappage et de la documentation initiale du workflow ? Comment analyser leur potentiel d’optimisation et comment peuvent-ils être repensés pour renforcer leur efficacité ?

La réponse repose à la fois dans la documentation du processus et dans son exécution. La prise en compte de ses deux éléments permet de concevoir l’état actuel de vos processus opérationnels. Le process intelligence est par conséquent le résultat d’un cycle dans lequel la documentation et l’exécution s’influencent mutuellement.

Si des erreurs sont trouvées au coeur de l’implémentation, ces dernières peuvent être facilement ajustées dans la documentation afin d’atteindre de meilleurs résultats, souvent même en temps réel. Réciproquement, si les diagrammes de processus sont optimisés, leur exécution va également être améliorées.

Porter l’attention sur ce qui influence le processus

Vos processus sont influencés par une multitude d’aspects : des règles aux régulations externes en passant par l’aptitude des systèmes IT de l’entreprise. Un processus n’est pas linéaire mais est, au contraire, sujet à d’éventuelles perturbations au quotidien. Quand des décisions au sein d’un processus sont prises différemment, et ce même si les conditions qui se cachent derrière chaque décision sont les mêmes, quelques une de ces décisions vont être erronées, ce qui va avoir des répercussions sur le reste du processus.

C’est dans cette optique que nous pouvons désormais affiner le terme “process intelligence » au-delà de la simple documentation et de l’exécution des processus. Il peut également s’agir d’informations sur la façon dont ces facteurs d’influence sont pris en compte. Idéalement, ces intersections (et les goulots d’étranglement potentiels) seront visibles dans votre plate-forme de processus, et peuvent alors être traitées comme de manière routinière au sein de votre cadre de gestion des processus.

Les interfaces et l’intégration conduisent à l’intelligence des processus

Reconnaître les différents facteurs qui influencent vos processus pour tenter ensuite de les représenter au cœur de votre plateforme de processus peut soulever des questions : mon paysage de processus ne va-t-il pas devenir trop complexe avec les nombreux facteurs d’influence ? Il est certain que tous les employés n’ont pas à s’encombrer de chaque facteur d’influence mais les interfaces (telles que les systèmes ERP ou les systèmes de décisions commerciales) doivent être disponibles pour les parties prenantes qui en ont besoin. C’est également le cas pour les analyses qui vont avec chaque interface : comment et quand chacune est utilisée, et par qui ?

Les processus et les décisions opérationnelles ne devraient pas être modélisés dans un diagramme qui va être trop détaillé pour le rendre utile en pratique, mais devraient être gérés au sein d’une plateforme. Les outils de gestion de processus modernes devraient pouvoir vous guider, vous aider à analyser les processus et les prises de décisions de toutes les manières possibles, et également d’aller plus loin que le simple niveau basique du processus. Il en est de même pour les systèmes IT. Ensuite, en fonction des parties prenantes et du niveau d’accès requis, les utilisateurs peuvent naviguer entre ces niveaux.

Révélez le pouvoir de vos processus avec Signavio

Avec le Signavio Process Intelligence, vous pouvez prendre de meilleures décisions et ce plus rapidement. Analyser vos système de processus vous permet de voir les écarts et variantes entre les processus métier optimaux et ce que vous exécutez au quotidien. Le plus vite vous pouvez accéder et comprendre vos analyses BPM, le plus vite vous pourrez déterminer et appliquer les changements qui vont créer une vraie différence au sein de votre business.

Si vous souhaitez révéler la vérité de vos processus et prendre de meilleures décisions basées sur des éléments que vous aurez trouvé au sein de vos systèmes IT, téléchargez notre guide gratuit pour réussir votre initiative de process mining. Si vous vous sentez prêt à sauter dans le monde de la gestion des processus, nous vous invitons à tester notre solution pendant 30 jours !

Publié le 9 juillet 2019 - Last modified: 13 août 2019