Pourquoi une intégration réussie est essentielle ?

Les responsables des RH ont investi beaucoup de temps dans le recrutement de nouveaux employés et bien sûr, ils veulent s’assurer que les nouveaux arrivants s’adaptent à 100% à leur nouvelle entreprise. Et cela commence avec le processus d’intégration ! En définissant clairement et de manière structurée ce processus, vous allez créer un début positif, allez renforcer l’expérience des employés ainsi que la façon dont ils voient votre entreprise.

Tout cela sonne comme une évidence, mais en même temps peut s’annoncer compliqué dans le quotidien d’une entreprise. L’étude Gallup de 2017 souligne le fait que seulement 12% des employés pensent que leur entreprise offre une intégration 100% réussie. De plus, les entreprises ont besoin en moyenne de 42 jours pour combler un poste vacant et nécessite d’encore plus de temps pour les positions qui nécessitent des compétences plus techniques selon le « Society for Human Resource Management’s Human Capital Report« .

À une époque où les candidats ayant des compétences techniques distinctes sont rares, il s’agit d’une erreur préjudiciable ! Les entreprises qui perdent des candidats intéressants pour un poste perdent en même temps les compétences de ces talents prometteurs. C’est pourquoi une formation et une intégration réussies sont la clé de la réussite pour les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs confondus.

Les défis de l’intégration : course contre la montre, collaboration inter-équipes et fiabilité

Une nouvelle embauche peut être un défi pour les deux parties impliquées : les nouveaux arrivants doivent se préparer à rencontrer leurs futurs collègues, à appréhender leurs nouvelles tâches et éventuellement à s’habituer à un nouvel environnement informatique. Une intégration réussie implique qu’ils aient reçus toutes les informations et le matériel nécessaires pour leur nouveau quotidien professionnel. Afin de mener à bien cette mission, les responsables des Ressources Humaines travaillent en étroite collaboration avec les spécialistes des différents départements, le service informatique et le service administratif. Ils mettent en œuvre les points suivants :

  • L’équipement matériel
  • Les clés
  • Les licences logicielles
  • L’adresse e-mail
  • La formation
  • Les exigences légales
  • Le contact des personnes en interne
  • La communication

Le processus d’intégration est complexe. Il implique un nombre important d’étapes intermédiaires et ce à travers différentes équipes. De ce fait la collaboration doit être efficace et fiable afin de compléter toutes les étapes nécessaires, et ce même quand le temps est compté. Alors comment ce processus peut-il être centralisé, tout en évitant les erreurs récurrentes ?

Comment Signavio accueille ses nouveaux arrivants ?

L’équipe des RH de Signavio s’est posée cette question dans le passé. Elle a été confrontée aux défis positifs de prendre en main un nombre important de nouvelles embauches dans une entreprise grandissante tout en gardant en tête d’offrir un bon départ aux nouveaux employés. L’équipe devait donc être en mesure d’offrir une intégration digne de ce nom aux nouveaux !

Les avantages de l’automatisation des processus

Pratiquement toutes les entreprises ont développé des checklists relatives à l’intégration des nouveaux employés. Mais seulement quelques unes utilisent des méthodes reposants sur un logiciel afin d’automatiser les processus répétitifs et ainsi simplifier la collaboration dans l’entreprise. De l’automatisation de processus découle de nombreux avantages quand on en vient au caractère répétitif des tâches, notamment :

  • La réduction de l’effort manuel
  • La gestion centralisée des tâches entre les différentes équipes
  • Les erreurs communes évitées
  • L’amélioration de la collaboration
  • La transparence des processus : tous les participants du processus savent où ils en sont dans le processus

L’équipe RH de Signavio a donc décidé de centraliser son processus d’intégration et d’automatiser les étapes partielles du processus avec l’approche de Signavio. Les résultats ont été concluants, et cela en fait un modèle d’intégration réussie.

Une intégration concluante définit votre culture d’entreprise

Il était évident pour nous d’utiliser notre propre produit. Le Signavio Workflow Accelerator est idéal pour les tâches répétitives liées à notre département. (Helene Grimm, Directrice des Ressources Humaines chez Signavio)

Cela nous a amené à créer un workflow interne à l’équipe RH afin de gérer toutes les étapes individuelles du processus d’intégration. Ainsi, tous les participants au processus reçoivent un e-mail automatique dès qu’ils doivent compléter une certaine tâche, par exemple préparer le bureau du nouvel arrivant ou créer son adresse e-mail. Dans l’interface utilisateur du logiciel, les participants trouveront le temps, les documents et les informations nécessaires relatifs au processus spécifique. Dès qu’une tâche a été complétée, la prochaine étape du processus débute et un nouvel e-mail automatique est envoyé.

Pour aller plus loin, notre équipe a créée un second workflow intitulé “Devenir un Signavian”. Tous les nouveaux arrivants exécutent ce workflow lors de leurs premières semaines. À travers ce workflow, ils reçoivent des tâches organisationnelles et communicationnelles qui vont d’une discussion avec leurs nouveaux collègues à créer leur profil sur le système de communication interne de l’entreprise, en passant par envoyer un e-mail de présentation ou encore à répondre à un petit questionnaire made in Signavio.

Ce workflow d’intégration va plus loin que la simplification des processus récurrents actuels. Les nouveaux employés peuvent ainsi découvrir le logiciel d’une manière ludique – et en même temps leur nouvelle équipe et nouvelle entreprise. Ainsi, ils construisent leur propre réseau dès le début. Cela permet de renforcer la culture d’entreprise dans une boîte en constante évolution et améliore ainsi ”l’expérience employé”.

Un workflow d’intégration exceptionnel

Le workflow “Devenir un Signavian” n’est pas seulement populaire chez nos nouveaux employés, il a aussi été reconnu au congrès annuel allemand de la gestion des ressources humaines. Il s’agit du plus grand congrès allemand pour la gestion stratégique des RH. Dans le cadre de ce congrès, un prix pour le travail spécial du personnel a été annoncé : #proud2bHR. En présentant son workflow d’intégration “Devenir un Signavian”, Signavio a été choisie parmi plus de 70 candidatures et a été shortlistée aux côtés de deux autres finalistes. Notre équipe RH a présenté ce workflow – non sans fierté – pendant l’événement.

Signavio beim BPM-Award

Signavio au congrès BPM
Helene Grimm (Directrice des RH) et Kathleen Hromek (Partenaire Commerciale RH Junior)

Nous sommes ravis de la reconnaissance. Le workflow automatise des choses simples tout en introduisant notre culture d’entreprise d’une manière ludique et incite la collaboration entre les employés. Helene Grimm (Directrice des RH)

Ce cas pratique montre comment un workflow bien pensé et réfléchi aide les RH à centraliser la gestion d’une “nouvelle intégration” ainsi que d’autres tâches répétitives. Les processus automatisés simplifient la gestion des workflows à travers les différentes équipes et aide à éviter les erreurs communes. Cela n’aide pas simplement les nouvelles recrues à partir du bon pied, mais cela soutient aussi la communication dans l’entreprise.

Vous voulez en savoir davantage sur la question de l’intégration de nouveaux employés ? Ou alors vous voulez tout simplement simplifier d’autres processus dans votre organisation ? Jetez un œil à notre notre fiche produit Signavio Workflow Accelerator. Vous pouvez aussi vous lancez directement dans l’aventure en souscrivant à notre essai gratuit pendant 30 jours !

Publié le 22 novembre 2018 - Last modified: 14 janvier 2019