Wie automatisierte Prozesse Ihre Urlaubsübergaben vereinfachen

Urlaubsübergaben sind ein willkommener Anwendungsfall für automatisierte Workflows. Sie erlauben, die Arbeitsaufgaben Einzelner auf das ganze Team zu verteilen. Durch eine IT-gestützte Automatisierung haben Sie alle offenen Aufgaben im Blick. Sie sehen, wer wofür verantwortlich ist und wie der aktuelle Status ist. Dies erfordert natürlich im Vorfeld einige Vorbereitungen. Aber Sie werden sehen: Es lohnt sich, über strukturierte Übergaben nachzudenken. Ihre Mitarbeiter/innen sind schließlich nicht nur mehrere Wochen im Jahr im Urlaub, sondern können auch unerwartet ausfallen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Urlaubsübergaben mit einer softwarebasierten Lösung klüger gestalten. Wir stellen Ihnen vor, wie Sie Signavio Workflow Accelerator nutzen können, um die Abwesenheit Ihrer Teammitglieder auszugleichen.

Clevere Aufgabenverteilung durch Automatisierung

Stellen Sie sich vor, Ihr eigener Urlaub steht bevor. Heute ist Ihr letzter Tag im Büro, bevor Sie die nächsten Wochen bei einer Bergwanderung oder am Strand verbringen. Wie verhindern Sie, dass Sie Ihre offenen Arbeitsaufgaben durch das klingelnde Telefon in den Urlaub verfolgen?

Warum softwaregestützte Automatisierung die Koordination erleichtert

Hier kommt ein IT-System für automatisierte Prozesse ins Spiel. Damit können Sie Ihr Arbeitspensum in verschiedene Fälle aufteilen, die Ihren Geschäftsprozessen zugeordnet sind. So geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen die wichtigsten Informationen an die Hand, damit sie die entsprechende Aufgabe übernehmen können. Das Einzige, was Sie an Ihrem letzten Tag noch tun müssen: Sie ändern einfach die Bearbeiter/innen Ihrer Aufgaben.

Urlaubsübergaben mit Signavio Workflow Accelerator

Bevor Sie in den lang erwarteten Urlaub starten, gehen Sie wahrscheinlich die zahlreichen Aufgaben durch, die noch auf Ihrem Tisch liegen. In Signavio Workflow Accelerator weisen Sie diese Aufgaben mit wenigen Klicks Ihren Kolleginnen und Kollegen zu:

  1. Sie öffnen Ihre Aufgaben in der Inbox, um sich alle offenen Arbeitsaufträge anzeigen zu lassen.
  2. Um eine Aufgabe weiterzugeben, wählen Sie das Bild des betreffenden Mitarbeiters oder der betreffenden Mitarbeiterin aus.
  3. Alternativ wählen Sie jemand anderen aus der Liste aus.
Urlaubsübergaben mit Signavio: Zugewiesene Aufgaben

Über die Workflow-Technologie von Signavio werden die neuen Bearbeiter/innen von allein mit einer E-Mail über ihre neue Aufgabe informiert. So wissen sie über die Veränderungen in ihren Aufgabenlisten Bescheid.

Alternativ können Sie die Zuweisung der Aufgabe auch aufheben, anstatt sie auf einzelne Teammitglieder zu übertragen. Dies ist natürlich nur möglich, wenn Ihr Team nicht zugewiesene Aufgaben nicht aus den Augen verliert. In beiden Fällen sollten Sie mit einer leeren Inbox in den Urlaub starten. Wenn darin offene Aufgaben verbleiben, dann nur solche, die Sie auch nach dem Urlaub noch rechtzeitig bearbeiten können. Alle anderen Aufträge übergeben Sie an Ihr Team.

Wie Sie Arbeitsaufträge neu verteilen

Sie können Ihre eigenen Aufgaben nur an andere übertragen, wenn Sie im Vorfeld über ihre Abwesenheit informiert sind. Daher müssen Übergaben häufig auch von anderen Personen, wie etwa der Teamleitung, koordiniert werden. Leiten Sie selbst ein Team, kann Ihnen die Aufgabe zukommen, die Aufgaben von abwesenden Teammitgliedern selbst neu zu verteilen.

Dies ist in Signavio Worfklow Accelerator mit wenigen Klicks möglich. In der Übersicht zu den Arbeitsaufgaben sehen Sie allen offenen Arbeitsaufträge Ihrer Teammitglieder. Diese können Sie einfach weiter verteilen:

  1. Wählen Sie den Tab „Aufgaben“.
  2. Wählen Sie den Filter „Zuweisung“ aus, um die Aufgaben Ihrer Kolleginnen und Kollegen auszuwählen.
  3. In dieser Liste können Sie die Aufgaben wie gewohnt neu verteilen.

Urlaubsübergaben mit Signavio: Aufgaben neu zuweisen

Manchmal kann es auch sinnvoll sein, das Feld für die Bearbeiter/innen vorerst leer zu lassen. Um
sicherzugehen, dass in diesem Fall alle Teammitglieder eine E-Mail mit der offenen Aufgabe erhalten, weisen Sie einfach jede einzelne Aufgabe an eine Gruppe zu, die Sie für Ihr Team erstellt haben.

Automatische Aufgabenzuweisung konfigurieren

Um Zeit zu sparen, empfiehlt es sich immer, die Aufgabe an das ganze Team zuzuweisen. So ist jeder darüber informiert, was noch zu tun ist. Zu diesem Zweck können Sie in Signavio Workflow Accelerator eine automatische Aufgabenzuweisung einrichten, um zu verhindern, dass einzelne Aufgaben niemandem zugewiesen sind. Ist die Person abwesend, an die eine Aufgabe übertragen wurde, passen Sie einfach den Prozess an. So ist es möglich, eine bestimmte Aufgabe auch einer anderen Person zuzuweisen.

  1. Öffnen Sie den Prozess.
  2. Wählen Sie im Tab „Aktionen“ die Aufgabe aus.
  3. Es öffnet sich ein Panel, in dem Sie „Allgemein“ auswählen und eine/n andere/n Bearbeiter/in in das Feld eintragen.
  4. Nun klicken Sie auf „Änderungen veröffentlichen“, um eine neue Prozessversion zu veröffentlichen.
Urlaubsübergaben mit Signavio: Automatische Aufgabenzuweisung

Wenn Sie eine neue Prozessversion veröffentlichen, wird in allen neuen Fällen des Prozesses die hier eingetragene Person ausgewählt. Für Fälle, die zuvor gestartet wurden, gilt die Neuerung allerdings noch nicht.

Wie Sie Arbeitsaufgaben an eine Gruppe zuweisen

Nicht immer lässt sich im Vorfeld festlegen, wer an welchen Aufgaben arbeiten kann. Wenn etwa die eingehende Arbeit im Team verteilt wird, wünschen Sie vielleicht, dass die erste Person, die freie Ressourcen besitzt, diese Arbeitsaufgabe übernimmt. Dann kann eine Gruppenzuweisung sinnvoll sein.

Um Aufgaben in Workflow Accelerator an mehrere Personen zu verteilen, ernennen Sie eine Gruppe von Personen, die als mögliche Bearbeiter/innen für diese Aufgabe infrage kommen. Wenn in einem Fall die entsprechende Aufgabe erstellt wird, erhalten die richtigen Personen eine Benachrichtigung. Wer zuerst Zeit findet, kann die Aufgabe dann übernehmen.

Urlaubsübergaben mit Signavio: Gruppenzuweisung

Auf diesem Wege müssen Sie nicht immer eine neue Prozessversion veröffentlichen, sobald ein Teammitglied in den Urlaub geht. Daher funktioniert diese Methode für gewöhnlich am besten.

Automatisch neue Aufgaben zuweisen und die Eskalation von Aufgaben steuern

Dies allein genügt jedoch noch nicht, um sicherzugehen, dass kein Arbeitsauftrag vergessen wurde. Zusätzlich empfiehlt es sich, im Prozess einen weiteren Schritt „Eskalation“ einzurichten. Mit diesem Schritt sorgen Sie dafür, dass automatisch alle Aufgaben, deren Bearbeitungszeit überschritten wurde, an die Teamleitung oder an eine andere übergeordnete Rolle zugewiesen werden.

Viele Prozessmodelle verfügen über einen separaten Schritt, durch den offene Aufgaben bei Zeitüberschreitung an einen bestimmten Personenkreis eskaliert werden. Dies unterstützt auch Signavio Workflow Accelerator in wenigen Klicks. Wählen Sie im Tab „Erinnerungen“ einfach den Schritt „Eskalation“ und wählen Sie die gewünschte Verzögerung und die Person aus, die gegebenenfalls den Arbeitsauftrag erhält.

Urlaubsübergaben mit Signavio: Automatische Zuweisung

Sie können die überfällige Aufgabe zur Eskalation aber auch an eine Gruppe an Kandidaten wie die Kundenbetreuung übertragen. Dann wird die jeweilige Aufgabe wieder an das Team übergeben und ist für alle sichtbar. Wenn die zu eskalierende Aufgabe sehr dringend ist, können Sie sie auch einfach an eine bestimmte Person zuweisen.

Fazit: Entspannt in den Urlaub mit Signavio

Selbst kleine Unternehmen profitieren von einer transparenten Zuweisung der Arbeitsaufgaben und von nahtlosen Urlaubsübergaben. Mit Workflow Accelerator haben Sie die Möglichkeit, auch kurze Prozesse mit nur einer Aufgabe zu automatisieren. Testen Sie Ihre eigenen Urlaubsübergaben mit Signavio Workflow Accelerator. Wir wünschen Ihnen eine entspannte Sommerpause!

Aus dem Englischen übertragen von Julia Baudisch.

Veröffentlicht am: 23. Juli 2018 - Letzte Änderung am: 16. Oktober 2018