Die Herausforderungen des Unternehmenswachstums

Ein weltweit agierendes Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe hat in den letzten Jahren ein massives Unternehmenswachstum erfahren. Dies ergab sich vor allem durch die Übernahme vieler kleinerer Gesellschaften. Das Wachstum hatte jedoch nicht nur positive Effekte, sondern ging zunächst mit Herausforderungen einher: Die Kosten verdoppelten sich definierte Prozesse traten in verschiedenen Varianten auf und 30.000 Teammitglieder mussten zusammenarbeiten.

Ein holistischer Ansatz ermöglichte es, diese unterschiedlichen Schwierigkeiten durch eine übergreifende Lösungsstrategie zu bewältigen: Ein zentrales ERP-System sollte eingerichtet und unternehmensweit genutzt werden. Mit diesem Ziel wurde eine mehrjährige Prozessinitiative ins Leben gerufen. Im Rahmen der geplanten Software-Migration wurden auch die Kernprozesse des Unternehmens standardisiert.

Prozessoptimierung im Team

Für ein derart umfassendes Projekt genügte es nicht, das Wissen einzelner Fachexperten einzubeziehen. Nur das Know-how des gesamten Teams bot die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen und zielführende Diskussionen unter den Führungskräften. Da Signavio die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, fiel die Entscheidung auf die kollaborative Lösung des Berliner Software-Anbieters.

Signavio Process Intelligence erwies sich als ideales Werkzeug, um die Prozessdaten des Unternehmens gezielt auszuwerten und daraus wertvolle Erkenntnisse für mögliche Verbesserungen abzuleiten. Nicht nur die Diskussionsqualität zwischen den Führungskräften verbesserte sich; auch die benötigte Zeit konnte erheblich reduziert werden.

„Signavio liefert uns in wenigen Wochen wichtige Daten über unsere Prozesse, wofür andere Lösungen Monate benötigen.“

Die Process-Mining-Lösung sollte vor allem in unterschiedlichen IT-Systemen einsetzbar sein, denn viele der an der ERP-Konsolidierung beteiligten Technologien waren selbst programmiert. Diese Anforderungen erfüllte Signavio Process Intelligence. Da das Analyse-Tool nahtlos mit Signavio Process Manager genutzt werden konnte, war es ebenfalls möglich, die Prozessmodelle in Zusammenhang mit den realen Prozessdaten aus dem Unternehmensalltag zu betrachten. Anders als mit anderen Lösungen war somit ein umfassender Blick auf das Unternehmen möglich.
So konnten die Prozessverantwortlichen die dokumentierten Prozesse mit ihrer tatsächlichen Umsetzung vergleichen und mit ihrem Risiko- und Compliance-Management verknüpfen.

Langfristige Vorteile

Innerhalb eines Jahres wurden zahlreiche Erkenntnisse gewonnen, die zu signifikanten Kosteneinsparungen führten – deutlich früher als geplant. Auf dieser Grundlage gelang es zudem, einige ursprünglich definierte Ziele zu revidieren. So war anfangs geplant, die Kosten des Reportings zu senken, doch im Verlauf des Projektes zeigte sich: Schon die Konsolidierung der eingesetzten Technologien senkte die IT-Kosten im gesamten Unternehmen.

Durch den kollaborativen Ansatz beteiligten sich immer mehr Prozessverantwortliche aktiv an den Diskussionen und unterstützen die Prozessinitiative aktiv. Schon heute zeigt sich das Management sehr zufrieden mit den Ergebnissen des Projektes: Bereits nach kurzer Zeit wirkte sich die Prozessinitiative positiv auf das gesamte Unternehmen aus.