L’histoire de Boucle d’Or

Lorsque vous vous renseignez avant d’acquérir un nouvel outil BPM pour votre organisation ou que vous cherchez à remplacer un logiciel BPM dépassé, vous pouvez rapidement vous sentir comme Boucle d’Or devant les différents bols de soupe (vous vous rappelez de l’histoire ?). Cela peut nécessiter un long processus, ponctué de versions d’essai et d’erreurs afin de trouver l’outil BPM qui épouse au mieux les formes de votre organisation. Le marché des logiciels de gestion de processus métier propose différentes solutions qui couvrent différents aspects du process management, et dans un monde en mouvance, passer du temps sur différentes versions d’essai et faire des erreurs est parfois un luxe que l’on ne peut pas s’offrir.

Simplicité vs. flexibilité

D’un côté du spectre, nous avons des programmes de visualisation qui offrent une solution “facile et rapide” pour modéliser des processus métier. Le défi peut être plus difficile à relever lorsque vous recherchez à upgrader votre outil BPM. Les logiciels BPM dans cette catégorie peuvent avoir une interface plaisante mais essayez simplement de produire des modèles qui tendent aux rigueurs des attentes des processus d’entreprise, comme notamment l’intégration de la notation BPMN 2.0 (pour la standardisation et la cohérence pour le futur), une intégration tiers ou l’analyse de processus. Les conditions deviennent alors trop difficiles, et ce qui avait commencé comme une véritable envie de garder les choses simples, se transforme alors en un ensemble de processus métier inadaptés et en une structure de workflow incapable de suivre la maturité croissante des processus d’une entreprise.

Fonctionnalité vs. facilité d’utilisation

De l’autre côté du spectre, la gestion des processus à l’échelle de l’entreprise, jusqu’à l’automatisation des processus métier, nécessite des outils BPM puissants qui travaillent ensemble comme plateforme globale de gestion des processus métier. Cependant, cette fonctionnalité entraîne un développement de la complexité.

Avec un outil BPM doté de nombreuses fonctionnalités et de surcroît complexe, la phase de formation va être allongée afin de préparer au mieux les employés. L’une des conséquences à cela est que seule une équipe réduite d’utilisateurs experts et qualifiés va être capable d’appliquer son savoir-faire en matière de BPM, et d’utiliser le logiciel. Ces solutions sont convenables si l’utilisation prévue pour votre nouveau logiciel BPM est simplement théorique.

Cependant, si vous et votre équipe voulez récolter des bénéfices de votre investissement et sur la durée de votre contrat (probablement restrictif), dites au revoir à vos pauses déjeuner et bonjour aux manuels complexes. C’est particulièrement le cas si vous cherchez à réaliser une intégration complète de votre logiciel BPM à votre infrastructure IT existante. Et encore plus si vous avez déjà un logiciel de gestion de workflows, qui va nécessiter un temps de configuration à la fois coûteux et précieux afin de le connecter avec votre nouvel outil BPM.

Retournons maintenant à notre conte placé sous l’étoile BPM. Boucle d’Or découvre alors que quelques solutions offrent un set de fonctions riches, mais sont seulement utilisables après une formation intensive et par un nombre d’experts limité. Les autres incluent la visualisation des processus mais ne sont pas assez élaborées pour une optimisation des processus métier sur le long terme. Comment notre héroïne peut-elle alors faire son choix et trouver sa nouvelle solution BPM qui lui correspond ?

Comment sélectionner le nouvel outil BPM dont vous avez besoin ?

Penser aux besoins spécifiques de votre organisation en amont est vital. Dans le cas contraire, vous allez perdre trop de temps à “tester les différentes soupes” et à chercher si elles sont trop chaudes ou trop froides… et finir alors par ne jamais trouver la nouvelle solution BPM qui correspond à votre organisation et à vous-même. Bien sûr, vous connaissez vos besoins, mais il y a quelques questions qui peuvent être utiles pour vous permettre de vous aiguiller vers la solution BPM parfaite pour vous. Une fois que vous avez quelques options en tête, demandez-vous si l’outil que vous envisagez :

  • permet à toutes les parties prenantes concernées par les processus d’être incluses dans la planification et la modélisation des processus métier
  • soutient une collaboration efficace
  • est facile d’utilisation pour toute personne qui voudrait l’utiliser
  • est prêt à l’emploi, ou nécessite l’installation de programmes additionnels secondaires
  • a la capacité de servir de fondation pour la cohérence, la standardisation et l’harmonisation des règles commerciales et des activités à travers votre organisation
  • assure que les informations importantes des opérations de votre business soient accessibles à tous les utilisateurs dans un même endroit, et évite la perte de temps passé à chercher un document
  • peut utiliser la technologie d’analyse des processus pour répondre à la question : “à quel niveau les processus métier de mon entreprise sont-ils efficaces ?”
  • peut détecter avec rigueur les violations de conformité dans vos processus métier
  • fournit une base pour le futur développement de votre organisation, incluant un point de départ pour l’automatisation de vos processus métier
  • a la capacité de gérer les processus métier à travers l’ensemble de l’organisation, de la prise de contact avec le client aux missions cruciales, et pour une variété d’utilisateurs.

Il existe un outil qui répond à toutes ces questions et qui offre une plateforme hautement performante et tout-en-un pour la gestion des processus métier de bout-en-bout : la Signavio Business Transformation Suite. La Suite est une solution facile d’utilisation, basée dans le cloud et toujours mise à jour. Elle offre de grandes possibilités pour la gestion des processus. Elle vous permet de modéliser, d’automatiser, d’évaluer et d’améliorer constamment vos processus métier et vos décisions, et cela, en temps réel.

L’histoire de Boucle d’Or et les Trois Ours nous a appris qu’il était possible de trouver le logiciel parfait. Si vous cherchez une nouvelle solution BPM, avec la Signavio Business Transformation Suite vous n’avez pas à sacrifier des fonctionnalités pour avoir une solution en main plus facile à utiliser, ou sacrifier son côté agile quand on en vient aux solutions IT. En résumé, Signavio n’est ni trop chaud, ni trop froid, tout simplement à bonne température !

Les prochaines étapes

Si vous êtes encore et toujours à la recherche de votre nouvelle solution BPM, essayez Signavio gratuitement pendant 30 jours dès maintenant ! Et si vous voulez simplement en savoir davantage sur la façon dont le BPM peut vous aider à soutenir votre transformation digitale et à faire passer votre entreprise au niveau supérieur, jetez un œil à notre guide “Les 7 étapes vers la Transformation Organisationnelle” !

Publié le 15 janvier 2019 - Last modified: 16 avril 2019