Qualitätskontrollen als Bestandteil des professionellen Risiko- und Compliance-Managements

Qualitätskontrollen gelten als wichtiger Bestandteil eines umfassenden Risiko- und Compliance-Managements. Sie lassen sich durch automatisierte Workflows vereinfachen und effizienter gestalten.  Diese Workflows können etwa in ein Internes Kontrollsystem integriert werden, um ausgewählte Aufgaben gezielt zu überprüfen und die Mitarbeiter bei der Durchführung der einzelnen Kontrollen zu unterstützen. Signavio Workflow Accelerator bietet die nötigen technischen Voraussetzungen: Sie automatisieren interne Kontrollen, um das Qualitäts- und Risikomanagement im Unternehmensalltag zu erleichtern.

So vereinfacht ein Prozess für interne Kontrollen den Arbeitsalltag

Wenn Sie automatische Qualitätskontrollen in den Arbeitsalltag integrieren möchten, empfiehlt sich ein Prozessschritt für interne Qualitätskontrollen. Zu diesem Zweck definieren Sie einzelne Aufgaben, die Sie mit Ihrem Risikomanagement verknüpfen. Das Ziel dieser Aufgaben besteht darin, besondere Vorkommnisse in den operativen Abläufen zu identifizieren, die Ihrem Risikomanagement zugeordnet sind oder die andere Unregelmäßigkeiten aufweisen.

Dies lässt sich am Beispiel einer alltäglichen Mitarbeiteranfrage besser verstehen. Denken Sie etwa an einen Urlaubsantrag:

Vacation request

In diesem Freigabeprozess prüft eine Führungskraft eine Mitarbeiteranfrage nach internen Richtlinien und erteilt eine Genehmigung oder Absage. Doch worin besteht hier das Risiko? In einer Organisation könnte auch ein solcher Freigabeprozess risikobehaftet sein: Stellen Sie sich vor, er steigert die Auslastung der beteiligten Führungskräfte derart, sodass sich andere kritische Abläufe verzögern.

In diesem Fall helfen neben einer festgelegten Urlaubsregelung vor allem interne Kontrollen. Dadurch können Sie die Qualität des Freigabeprozesses kontinuierlich prüfen: Sie ergänzen neue Aufgaben, aus denen ersichtlich ist, ob die für die Freigabe zuständige Führungskraft alle entsprechenden internen Richtlinien korrekt umgesetzt hat.

Ein neuer Prozessschritt: Durch ein Review die Qualitätskontrollen verbessern

Um einen internen Kontrollschritt in Ihre operativen Abläufe zu integrieren, können Sie Ihren Freigabeprozess auch um eine weitere Aufgabe erweitern: Dies kann ein Review sein, das der Qualitätskontrolle verschiedener Fälle dient und das von Ihren Risikobeauftragten durchgeführt wird:

Vacation Request 2

In der Praxis würde dieser Prozess wie folgt verlaufen: Nachdem die Führungskraft den Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt hat, übernimmt ein Mitglied des Risikomanagement-Teams das Review und damit auch die Qualitätskontrolle.

Dies führt bei genauem Hinsehen zu einem Problem: Mit dem neuen Zwischenschritt lässt sich kein Urlaubsantrag mehr abschließen, bevor die Qualitätssicherung durchgeführt wurde. Die Mitarbeiter erhalten zwar eine Benachrichtigung, ob sie den von ihnen beantragten Urlaub nehmen können, aber der Freigabeprozess ist zu diesem Zeitpunkt nicht abgeschlossen.

Dieses Problem lässt sich ganz einfach lösen: Für die Aufgabe der Qualitätssicherung erstellen Sie einen übergeordneten Prozess, der eine Freigabe als Unterprozess enthält:

So ist es möglich, den untergeordneten Prozess „Urlaubsantrag genehmigen“ abzuschließen, ohne die Qualitätskontrolle abzuwarten. Nebenbei werden in einer Übersicht alle übergeordneten Prozesse angezeigt, für die eine Qualitätskontrolle nötig ist.

Diese Methode können Sie solange anwenden, wie Sie diesen zusätzlichen Schritt für die Qualitätssicherung in Ihrem Freigabeprozess benötigen. Häufig ist es im Unternehmensalltag jedoch praktikabel, nur eine begrenzte Auswahl an Anfragen zu überprüfen. Dann ist dieser Schritt möglicherweise nicht für jeden einzelnen Fall nötig. Wie lässt sich dies mit Workflow Accelerator abbilden?

Wie Sie automatische Reviews einrichten

Damit Qualitätsbeauftragte nicht jeden einzelnen Urlaubsantrag sehen, sondern nur eine bestimmte Auswahl, kann eine Review-Aufgabe auch als optional klassifiziert werden. Risikobeauftragte können sich auf diese Weise alle Urlaubsfreigaben ansehen, die zum Beispiel in den letzten zwei Tagen bearbeitet wurden. Dies können Sie mit dem Befehl „Automatisch schließen“ in Workflow Accelerator einstellen.

So entsteht ein automatischer Workflow, der weiterhin eine Review-Aufgabe für jeden Urlaubsantrag vorsieht. Diese Aufgabe wird nach zwei Tagen von allein geschlossen, wenn sie bis dahin nicht bearbeitet wurde. Das bedeutet: Risikoverantwortliche erhalten eine automatische Benachrichtigung zu jedem neu gestarteten Fall. Doch sie müssen nicht mehr jeden einzelnen Fall manuell bearbeiten oder schließen. Stattdessen sehen sie lediglich diejenigen Review-Aufgaben, die innerhalb der letzten zwei Tage erstellt wurden.

Fazit

Das automatische Schließen von Aufgaben ist nur eine der zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen Signavio Workflow Accelerator bietet, um Ihre Prozesse zu automatisieren und nach Ihren individuellen Anforderungen zu gestalten. Probieren Sie es selbst aus und modellieren Sie einfach Ihren ersten Workflow – dies dauert nur wenige Minuten. Sie werden sehen: Es gibt viele verschiedene Wege, um Ihre operativen Abläufe kontinuierlich zu verbessern und um Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern.

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Aus dem Englischen übersetzt von Julia Baudisch.

Veröffentlicht am: 15. Oktober 2018 - Letzte Änderung am: 23. Oktober 2018