Wussten Sie, dass ein Großteil der deutschen Unternehmen Business Process Management als wichtigsten Wegbereiter der digitalen Transformation versteht?
Vor wenigen Wochen veröffentlichte die Technologie- und Managementberatung BearingPoint gemeinsam mit BPM&O die Business Process Management-Studie 2017. In einer Befragung von über 170 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus der DACH-Region fanden die Autoren der Studie heraus:
- 81% der Befragten sehen BPM als wichtiges Thema an
- 77% betrachten BPM als Wegbereiter für digitale Strategien und Initiativen
- Aufgrund der digitalen Transformation beschäftigen sich 53% mit BPM
Das Ergebnis zeigt: Zahlreiche Unternehmen sehen Business Process Management und die digitale Business Transformation als Team an. Wie aber kann dieses Team den Organisationen bei zukünftigen Digitalisierungsinitiativen erfolgreich zur Seite stehen?
BPM und Business Transformation – Was bisher geschah
Die Business Transformation – wandlungsfähig und auf der Suche nach Orientierung
Ob technische Innovationen, Märkte im Wandel, neue Geschäftsmodelle und Wettbewerber oder eine veränderte Customer Experience – die Digitalisierung stellt Organisationen aller Branchen konstant vor neue Herausforderungen. Dies führt zu einem Veränderungsdruck: Immer mehr Unternehmen planen oder starten eine Business Transformation – und verändern sich damit grundlegend in ihrer Beziehung zu ihrem wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Umfeld oder ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Unternehmen aus dem stationären Handel die Anbindung eines E-Commerce-Shops plant.
Bei der Business Transformation geht es Unternehmen aller Branchen um das Ziel, mit den Veränderungen Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch ein erfolgreicher und nachhaltiger Unternehmenswandel ist erst denkbar, wenn die Veränderungen gut geplant sind und in die richtige Richtung gelenkt werden.
Business Process Management: prozessorientiert und kooperativ
Hier kommen agile und flexible Geschäftsprozesse ins Spiel. Jede Business Transformation wirkt sich unmittelbar auf die Betriebsabläufe aus. Sich neu zu erfinden, bedeutet für Unternehmen: die eigenen Prozesse mit Blick auf die Kundenanforderungen zu verbessern. Die Digitalisierung der Prozesse betrachtet ein Großteil der Befragten als wichtigste Herausforderung und als eines der bedeutendsten Ziele der digitalen Transformation.
Hier geht es jedoch nicht nur darum, Notizzettel mit internen Abläufen in den Computer zu übertragen. Es ist vielmehr eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe: Geschäftsprozesse werden langfristig verbessert, über Abteilungs-, Hierarchie- oder Organisationsgrenzen hinweg gesteuert und auf die veränderten Kundenanforderungen ausgerichtet. Business Process Management gilt als systematischer Ansatz, der die Unternehmen dabei unterstützt, langfristig auf diese Ziele hinzuarbeiten.
Gemeinsame Ziele
Was ein erster Blick auf die Freundschaft zwischen BPM und Business Transformation verrät? Sie bilden ein starkes Team, das sich ergänzt, herausfordert und gemeinsam wächst. Dieses Team ist noch ziemlich jung, denn erst in den letzten Jahren ist das Prozessmanagement für die Unternehmen bedeutender geworden. 2017 schätzen in der Befragung von BearingPoint bereits 81% der Studienteilnehmer/innen BPM als wichtiges Thema für ihr eigenes Unternehmen ein. Der Trend ist in Unternehmen aus nahezu allen Branchen zu beobachten.
Warum BPM branchenübergreifend einen so hohen Stellenwert besitzt? Ein Großteil der Befragten ist überzeugt, dass BPM sie dabei unterstützt, die Anforderungen der digitalen Transformation zu bewältigen. Heute setzen die Unternehmen BPM vornehmlich ein, um:
- Kosten zu sparen,
- transparenter zu werden,
- einen höheren Grad an Harmonisierung und Standardisierung zu erreichen,
- die Qualität zu verbessern,
- ihre Prozesse zu digitalisieren und
- die Zufriedenheit ihrer Kunden zu steigern.
Die Konflikte zwischen BPM und Business Transformation
Doch wie in jeder Freundschaft bahnen sich auch Konflikte an, wenn BPM und Business Transformation aufeinander treffen.
Fokus auf Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit ist ein erster wichtiger Streitpunkt: Denn noch zu wenige Unternehmen in Deutschland priorisieren dieses Ziel im Rahmen ihrer BPM-Initiative. Sie findet sich lediglich auf dem sechsten Platz in der Skala der wichtigsten BPM-Ziele.
Das steht im Widerspruch zu den Entwicklungen der digitalen Transformation: Verbraucher/innen erwarten heute branchenübergreifend zeitgemäße und durchdachte Produkte und Services, die ihren Alltag erleichtern, etwa Online-Payments in der Bankbranche. Deshalb wird es für die Unternehmen Zeit, den Anforderungen ihrer Zielgruppen mehr Aufmerksamkeit zu schenken und sie in den Fokus der BPM-Initiative zu rücken – entlang aller Kontaktpunkte der Customer Journey.
BPM im Unternehmenskontext
Einen weiteren Konflikt birgt die Frage, wo sich BPM und Business Transformation im Unternehmenskontext verorten lassen. Wie in der Studie von BearingPoint ermittelt, sind die meisten BPM-Initiativen überwiegend in unternehmenseigenen BPM-Teams oder in der Qualitätssicherung angesiedelt. Währenddessen wird ein Großteil der Transformationsprojekte zumeist durch die Geschäftsführung und IT-Abteilung gesteuert.
Dies stellt die Unternehmen vor organisatorische Fragen: Wie ist es möglich, die unterschiedlichen Teams zu koordinieren, um bestmögliche Erfolge zu erzielen? Auf welchem Wege können IT-, Digital- und Prozessverantwortliche enger zusammenarbeiten, um auch über einzelne Projekte hinaus miteinander im Gespräch zu bleiben? Dieser Konflikt verdeutlicht: Um im Unternehmenskontext als Siegerteam aufzutreten, müssen BPM und Business Transformation die richtigen Bedingungen für die enge Zusammenarbeit vorfinden.
Ergebnisse auswerten
Enge Zusammenarbeit – das bedeutet auch, in regelmäßigen Abständen die eigenen Ergebnisse auszuwerten. Die Prozessdokumentation und -optimierung ist bereits ein erster wichtiger Schritt hin zu erfolgreichen BPM-Initiativen. Doch genauso wichtig ist für die Unternehmen auch die regelmäßige Auswertung der eigenen Prozesse.
Genau das passiert allerdings noch zu selten, wie BearingPoint und BPM&O in ihrer Studie aufzeigen: Nur 45% der von ihnen befragten Unternehmen messen die Erfolge ihrer Prozesse heute mit einem professionellen Tool.
Mit der Frage nach dem Prozess-Controlling bahnt sich ein weiterer Konflikt zwischen BPM und Business Transformation an: BPM und Business Transformation sollten in Zukunft noch effektiver zusammenarbeiten. Dafür ist jedoch ein professionelles IT-gestütztes Prozesscontrolling wichtig.
Happy End?
Business Process Management und Business Transformation bilden ein gutes Team, das sich gegenseitig ergänzt und voranbringt. Damit beide in Zukunft erfolgreich im Unternehmenskontext zusammenarbeiten können, ist es wichtig, dass Unternehmen:
- den Blick stärker auf die Anforderungen ihrer Kunden richten,
- BPM- und Digitalisierungsprojekte besser aufeinander abstimmen,
- IT-Teams und die Fachabteilungen gleichermaßen ins Boot holen,
- Klare Verantwortlichkeiten definieren und
- Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch analysieren und konstant verbessern.