Prozessautomatisierung für Einsteiger/innen

Die Prozessautomatisierung im Unternehmen kann sinnvoll sein, um wiederholte Abläufe teamübergreifend effizient zu koordinieren. Prozesse zu automatisieren, bedeutet dabei: Sie modellieren einen Geschäftsprozess und lassen ihn durch ein Workflow-Management-System steuern. Doch auch für die Prozessmodellierung gilt: Aller Anfang ist schwer! Deshalb haben wir für den Einstieg eine kleine Sammlung an Workflow-Beispielen zusammengestellt.

Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel: Sie legen fest, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt werden soll und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Zur Beschreibung eines solchen Workflows gehören:

  • der Auslöser eines Prozesses,
  • jeder einzelne Prozessschritt, der in einem Prozessdiagramm festgehalten wird,
  • ein Überblick zu allen nötigen Mitarbeiterrollen, die an der Ausführung aller Schritte beteiligt sind,
  • jedes einzelne Formularfeld, das bei der Ausführung eines bestimmten Prozessschrittes angezeigt wird und über Informationen zum entsprechenden Case verfügt.

In diesem Blogpost stellen wir Ihnen zehn Szenarien vor, die uns in der Praxis häufig begegnen. Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link und Sie erhalten weitere Informationen:

1. Urlaubsantrag genehmigen
2. Dokument freigeben
3. Abrechnung genehmigen
4. Eine offene Stelle besetzen
5. Mitarbeiter/innen einstellen
6. Kundenkonto eröffnen
7. Versicherungsfall bearbeiten
8. Produktbestellung bearbeiten
9. Rechnung erstellen
10. Follow-Up für Geschäftskontakte

1. Urlaubsantrag genehmigen

Ein Urlaubsantrag zählt zum Kleinen Einmaleins der Prozessmodellierung. Mit einem automatisierten Prozess in Signavio Workflow Accelerator ist es einfach, alle nötigen Schritte im Blick zu behalten – ohne auf umständliche Tabellen oder E-Mails zurückzugreifen.

Prozessziel: Sie genehmigen die von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewünschten Urlaubstage.

Workflow Urlaubsantrag genehmigen

Weitere Informationen zu diesem Workflow-Beispiel erhalten Sie hier: Urlaubsantrag genehmigen.

2. Dokument freigeben

Freigaben sind ein fester Bestandteil von Arbeitsabläufen. Hier sehen Sie, wie ein einfacher Freigabeworkflow aussehen kann. Während eine Freigabe für einen Urlaubsantrag formularbasiert ist, gestaltet sich der Ablauf für Dokumentfreigaben komplexer: Dokumente werden über Signavio Workflow Accelerator in den Prozess integriert und verschiedenen Prozessschritten zugeordnet: Ein wichtiger Schritt kann das Speichern des digitalen Dokuments in Google Drive sein oder der automatische Versand einer individuellen Benachrichtigung an die beteiligten Mitarbeiter/innen.

Prozessziel: Sie geben das eingereichte Dokument nach optionalen Korrekturschleifen frei.

Workflow Beispiel: Dokument freigeben

Informieren Sie sich näher über dieses Workflow-Beispiel: Dokument freigeben.

3. Abrechnung genehmigen

Formularbasierte Freigaben eignen sich nicht nur für Prozesse im Personalbereich. Auch verschiedene Arbeitsabläufe im Management lassen sich automatisieren und auf diese Weise für alle Beteiligten vereinfachen. Ein simples Workflow-Beispiel ist der Freigabeprozess für Kostenabrechnungen.

Prozessziel: Sie reichen eine Kostenabrechnung zur Freigabe ein.

Workflow Beispiel: Abrechnung genehmigen

Mehr über dieses Szenario können Sie hier nachlesen: Abrechnung genehmigen.

4. Eine offene Stelle besetzen

Automatisierte Prozesse eignen sich besonders im Personalbereich, da es dort viele standardisierte Abläufe gibt. Diese Prozesse können in verschiedenen Unternehmen komplett unterschiedlich gestaltet sein. Daher ist eine Standard-Software-Lösung nicht immer sinnvoll. Alle HR-Mitarbeiter/innen gestalten die Personalprozesse in ihrem Arbeitsalltag selbst mit und benötigen eine agile Softwarelösung. Signavio Workflow Accelerator ermöglicht es, die modellierten Prozesse anzupassen und alle Änderungen in einer Versionshistorie nachzuvollziehen.

Prozessziel: Sie besetzen eine vakante Stelle in Ihrem Unternehmen.

Workflow Beispiel: Eine offene Stelle besetzen

Hier vertiefen Sie Ihr Wissen zu diesem Workflow-Beispiel: Eine offene Stelle besetzen.

5. Mitarbeiter/innen einstellen

Jedes Unternehmen geht anders an das Recruiting heran. Bei all diesen verschiedenen Herangehensweisen stehen Personalverantwortliche vor der Aufgabe, einen Recruiting-Prozess zu entwickeln, der für das ganze Unternehmen verbindlich ist. In diesem Workflow-Beispiel liegt der Fokus nicht auf der Entwicklung einer Jobvakanz, sondern in der Reaktion auf eine eingehende Bewerbung. Dies ist sinnvoll, wenn eine Stelle über einen längeren Zeitraum ausgeschrieben ist, da etwa nicht genug Bewerber/innen reagieren.

Prozessziel: Sie senden ein Jobangebot an die Person, die Sie am meisten überzeugt hat.

Workflow Beispiel: Mitarbeiter/innen einstellen

Weitere Informationen erhalten Sie hier: Workflow Mitarbeiter einstellen.

6. Kundenkonto eröffnen

Automatische Arbeitsabläufe sind ebenfalls wichtig für Teams, die im direkten Kundenkontakt stehen. Sie haben mit unternehmenseigenen Geschäftsprozessen zu tun, an denen ihre Ansprechpartner/innen unmittelbar beteiligt sind. Hier sehen Sie einen Neukundenprozess für eine Bank. Dieser Prozess kann für das Onboarding von Neukunden in unterschiedlichen Branchen genutzt werden.

Prozessziel: Sie eröffnen ein neues Bankkonto für Privatkunden.

Workflow Beispiel: Kundenkonto eröffnen

Mehr über dieses Workflow-Beispiel erfahren Sie hier: Workflow Kundenkonto eröffnen.

7. Versicherungsfall bearbeiten

Branchenspezifische Arbeitsabläufe sind oft im Fachjargon gehalten. Eine standardisierte Software-Lösung für Prozessmanagement bietet oft nur beschränkte Möglichkeiten, diesen Fachjargon in die Prozesse zu integrieren. Dabei ist diese Fachsprache wichtig für alle Prozessbeteiligten. Das Beispiel aus der Versicherungsbranche stellt einen komplexen Prozess schematisch dar: Hier ist zu erkennen, wie komplexe Arbeitsaufgaben in einzelne Prozessschritte geteilt werden können.

Prozessziel: Sie bearbeiten einen Versicherungsfall, um eine Auszahlung für eine Kundin oder einen Kunden zu bewirken.

Workflow Beispiel: Versicherungsfall bearbeiten

Hier erhalten Sie weitere Information zu diesem Workflow-Beispiel: Versicherungsfall bearbeiten.

8. Produktbestellung bearbeiten

Dieses Workflow-Beispiel unterscheidet sich von den anderen Szenarien. Der Prozess beginnt mit einer eingehenden E-Mail, die auf einem ausgefüllten Formular basiert. Sie löst als Trigger alle weiteren Aktionen aus. Diese E-Mail geht beispielsweise an einen Verteiler wie bestellungen@beispiel.com.

Prozessziel: Sie bearbeiten eine Kundenbestellung, übermitteln Ihren Kunden die gewünschte Ware etwa per Schiff und verschicken eine Rechnung.

Workflow Beispiel: Produktbestellung bearbeiten

Mehr erfahren Sie unter Workflow Produktbestellung bearbeiten.

9. Rechnung erstellen

Die Zahlung für bereits erbrachte Leistungen zu erhalten, ist ein geschäftskritischer Prozess und ein ideales Szenario für die sinnvoll eingesetzte Prozessautomatisierung: Die Rechnungslegung kann durch vergessene Aufgaben, langsame Übergaben oder manuelle Benachrichtigungen verzögert werden. Durch eine Automatisierung dieses Prozesses lässt sich das Risiko für Verzögerungen minimieren. Sie sehen: E-Mail-Benachrichtigungen und Abgabetermine können automatisch gesteuert werden.

Prozessziel: Sie versenden eine Rechnung und stellen den Zahlungseingang sicher.

Workflow Beispiel: Rechnung erstellen

Weitere Informationen erhalten Sie auf dieser Seite: Rechnung erstellen.

10. Follow-Up von Geschäftskontakten

Automatisierte Prozesse lassen sich auch für Aufgaben nutzen, die im Geschäftsalltag auf der Tagesordnung stehen. Hier sehen Sie, wie Ihr Team einen solchen Workflow zur Leadgenerierung nutzen kann.

Prozessziel: Sie entwickeln einen Geschäftskontakt zur Sales-Opportunity weiter.

Workflow Beispiel: Follow-Up von Geschäftskontakten

Weitere Details zu diesem Workflow-Beispiel sehen Sie hier: Follow-up von Geschäftskontakten.

Nun sind Sie an der Reihe: Gestalten Sie Ihre eigenen Workflow-Beispiele!

Diese zehn Szenarien zeigen, welche Vorteile softwarebasiertes Workflow-Management bietet. Mit einem Klick in das Menü von Signavio Workflow Accelerator können Sie selbst auf diese Workflows zugreifen und Ihre eigenen Szenarien entwerfen. Wir wünschen Ihnen viel Freude dabei!

Sie haben Fragen? Schreiben Sie einfach eine E-Mail an info@signavio.com!

Veröffentlicht am: 18. Juni 2018 - Letzte Änderung am: 27. Juni 2018