Prozessbeispiel für die Nachbearbeitung und Zustimmung von Meeting-Protokollen

Prozessziel

Nachbessern, Freigeben und Archivieren von Sitzungsprotokollen (Meeting-Mitschriften)

Kontext

Meetings erfordern Protokolle, denen die Meetingsleitung zustimmen muss, bevor sie verteilt werden. Verspätungen im Zustimmungsprozess könnten dabei den Wert der Protokolle reduzieren und Teilnehmer frustrieren. Zugleich ist das Archivieren von Protokollen ein wichtiger Aufzeichnungsvorgang, der es um so entscheidender macht, nicht den Überblick über die Protokolle zu verlieren.

Auslöser

Formular – das hochgeladene Meetingprotokoll

Aktionen

Dieser Prozess erweitert den zugrunde liegenden Dokument freigeben-Prozess, indem Freigabe-, beziehungsweise Zustimmungsaufgaben für bestimmte Mitarbeiter hinzugefügt werden. Drei Zustimmungen für einen Entwurf konstituieren eine erfolgreiche Review.

approve-meeting-minutes

Nach der Zustimmung kann das Protokoll (hier optional) an die Mitarbeiter verteilt oder in Google Drive archiviert werden.

Rollen

Protokollsekretär – aktualisiert das Entwurfsprotokoll nach Feedback; der Prozess benötigt neben ihm keine weiteren Rollen, denn die Reviewer werden nicht als Rollen sondern als Kandidaten zugewiesen.

Felder

  • Meetingprotokoll (Datei, notwendig) – das Auslöserfeld für das Entwurfsprotokoll
  • Von Jack genehmigt (Ja/Nein) – hält fest, ob dieser Reviewer der derzeitigen Form des Protokolls zustimmt
  • Von John genehmigt (Ja/Nein) – derselbe Vorgang wie bei Von Jack genehmigt
  • Von Mary genehmigt (Ja/Nein) – derselbe Vorgang wie bei Von Jack genehmigt