Prozessbeispiel bei einer Dokumentenfreigabe

Prozessziel

Das Prozessziel ist die Freigabe des eingereichten Dokuments, gegebenenfalls nach mehreren Revisionsdurchgängen.

Kontext

Mitarbeiter müssen Kostenabrechnungen von ihren Vorgesetzten abnehmen lassen. Wenn die Dokumente via Email gesendet werden, ist es jedoch schwer für die Vorgesetzten, den Überblick zu behalten. Mitarbeiter reichen die Kostenabrechnung typischerweise als Spreadsheet ein, in dem die Kosten aufgelistet sind.

Zudem bereiten Mitarbeiter Dokumente wie Angebote und Vorschläge vor, die vom Management freigegeben werden müssen. Hierbei gibt es oft Komplikationen bei der Verwaltung der vielen Versionen der Dokumente.

Aufgabenformulare sind Beispiel für Prozessdokumente. Geschäftsprozesse verwenden Dokumente oft, um einen Prozessmeilenstein festzuhalten. Manager nutzen Freigabeprozesse oft, um sicherzustellen, dass bestimmte Arbeitsvorgänge abgeschlossen sind und kommunizieren daher über Email mit dem Verfasser des Dokuments. Verwenden Sie Dokumentenfreigabeprozesse, wenn Sie eine größere Anzahl an Freigaben verwalten müssen oder wenn Sie ein zentrales Register aller Freigaben benötigen.

Auslöser

Formular – das hochgeladene Dokument und dessen Verfasser

Aktionen

Der Prozess ist um den Dokument überprüfen-Task angeordnet, der eine Freigabe oder Ablehnung des Dokuments nach sich zieht. Auf eine Ablehnung folgt der Task Dokument anpassen. Hier ist der Verfasser gefragt. Er muss eine korrigierte Version des Dokuments zur Verfügung stellen.

approve-document

Durch das Hinterlegen eines Fälligkeitsdatums und durch die Konfiguration von automatischen Erinnerungen können Sie die Laufzeiten der Aufgaben minimieren. Eine Eskalationsoption für die Dokument überprüfen-Aufgabe verhindert Verzögerungen, falls der ursprüngliche Reviewer nicht verfügbar ist.

Rollen

Die zwei Aufgaben entsprechen zwei verschieden Rollen.

  • Reviewer – Trifft die Freigabeentscheidung: Oft ein Manager oder Vorgesetzter.
  • Verfasser – Bereitet das Dokument vor. Falls der Prozessauslöser die Rolle zuweist, setzt Signavio Workflow Accelerator automatisch den Verfasser als verantwortliche Person für Dokument anpassen.

Felder

  • Dokument (Datei, Pflichtfeld) – das freizugebende Dokument. Der Verfasser lädt die initial Version im Auslöser-Formular hoch. Für jeden Dokument anpassen-Task, den Signavio Workflow Accelerator erstellt, wird eine neue Version bereitgestellt.
  • Verfasser (Nutzer, Pflichtfeld) – verwendet zur Rollenzuweisung und Benachrichtigung des Verfassers.

Erweiterungen

Der Leser des Dokuments möchte möglicherweise außerhalb von Signavio Workflow Accelerator Zugriff auf das Dokument haben. Sie können einen Integrationstask nach der Freigabe zum Prozess hinzufügen, der das freigegebene Dokument archiviert oder per Email versendet.

Fügen Sie für die Archivierung einen Google Drive oder Box Datei hochladen-Task hinzu. Hiermit wird eine Kopie des Dokuments für weitere Leser gespeichert. Allerdings benötigen die Leser noch eine Benachrichtigung um zu wissen, dass das entsprechende Dokument existiert.

Ein Email senden-Task benachrichtigt den Verfasser und andere Stakeholder darüber, dass das Dokument freigegeben wurde. Das entsprechende Email-Template kann Kommentare des Reviewers enthalten und das Dokument anhängen. Unter Umständen kann es nützlich sein, die Email an eine Verteilerliste zu senden.

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