Beispielprozesses für die Genehmigung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters

Prozessziel

Das Ziel des Prozesses ist die Genehmigung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters.

Kontext

Mitarbeiter müssen Urlaubsdaten bestätigen lassen, damit die Vorgesetzten sicherstellen können, dass der Betrieb auch in der Feriensaison aufrechterhalten werden kann. Entsprechende Anfragen werden typischerweise via Email an den entsprechenden Koordinator geschickt, der die Anfragen in einem Spreadsheet verwaltet. Diese Vorgehensweise impliziert unstrukturierte Kommunikation und das manuelle Übertragen von Daten. Wenn der Koordinator nicht erreichbar ist, entstehen Probleme.

Urlaubsanfragen sind ein gutes Beispiel für Freigabeanfragen von Formularen, deren Struktur im Vorhinein feststeht. Die Anfrage von spezifischen Urlaubstagen ist eine der einfachsten Aufgaben, die im Unternehmensbetrieb zwischen mehreren Personen koordiniert werden muss.

Obwohl der Prozess relativ einfach ist, führt der ‘Spreadsheet und Email’-Ansatz oft zu Problemen. Da eine ordentliche und effiziente Bearbeitung nur mit einem zentralen Koordinator möglich ist, entsteht ein Bottleneck, der im Falle der Abwesenheit des Koordinators zusätzlichen Kommunikationsaufwand und Koordinationsprobleme verursacht. Daher ist es sinnvoll, den Prozess über Signavio Workflow Accelerator ordentlich zu strukturieren.

Auslöser

Formular – der Mitarbeiter und die Urlaubsdaten

Aktionen

Der Prozess besteht aus einer Aufgabe und einer Entscheidung. Auf die Entscheidung folgen Aufgaben, die den Urlaubsprozess fortsetzen (oder nicht).

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Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum zur Aufgabe hinzu, um so kurze Durchlaufzeiten sicherzustellen.

Rollen

Manager – genehmigt die Anfrage

Felder

  • Mitarbeiter (Nutzer, Pflichtfeld) – der Mitarbeiter, der die Anfrage stellt.
  • Startdatum (Datum) – das Startdatum des Urlaubs
  • Enddatum (Datum) – das Enddatum des Urlaubs

Erweiterungen

Sie können den Prozess mit einem zusätzlichen Task erweitern, um Vorgesetzten die Möglichkeit zu geben, weitere Informationen oder Änderungen anzufragen, falls die initiale Urlaubsanfrage nicht genehmigt werden kann. Dies vermeidet, dass für jeden abgelehnten Urlaubszeitraum ein neuer Fall erstellt werden muss.

Sie können den Prozess zudem um einen Task erweitern, der die Verantwortungsübergabe vor Urlaubsbeginn unterstützt.

Ähnliche Prozesse

Dokument freigeben behandelt die Freigabe eines Dokuments an Stelle eines Formulars.