Prozessmanagement und HR: SAP-Experteninterview

Smarte HR-Prozesse helfen Ihnen, Zeit zu gewinnen und effizienter zu arbeiten. Sie wollen mehr erfahren? In unserem englischsprachigen Webinar mit SAP SuccessFactors am 24.06.2020 zeigen wir Ihnen, wie Sie Prozessmanagement und HR effektiv verknüpfen können, um abteilungsübergreifend neue Maßstäbe zu setzen.

Der Ist-Zustand der HR

Welche Rolle haben HR-Abteilungen Ihrer Meinung nach im Jahr 2020? 

AK: Das Jahr 2020 ist geprägt durch die Corona-Krise. Auch wenn jetzt die Politik einzelne Regelungen wieder lockert, die Auswirkungen der Epidemie werden uns noch lange beschäftigen. Im Angesicht von COVID-19 mussten die Personalabteilungen binnen kürzester Zeit sehr kritische Geschäftsaufgaben priorisieren. Hierzu gehören beispielsweise die Einrichtung von Fernarbeitsplätzen und Änderungen im Zeitmanagement sowie große Umstrukturierungsprojekte und Personalkostenoptimierung.

All das übt natürlich einen großen Druck auf die involvierten HR-Führungskräfte aus. Gleichzeitig ermöglicht die aktuelle Situation ihnen auch, mittelfristig mehr Ansehen und Einfluss zu erlangen. Nach der Krise werden in vielen Unternehmen Menschen in ihre Büros zurückkehren und bisher geltende Organisationsstrukturen infrage stellen. Die Personalabteilungen werden sehr damit beschäftigt sein, Ziele des oberen Managements zu unterstützen. Diese ganze Situation wird die Digitalisierung der Unternehmensprozesse beschleunigen, die bisher überwiegend manuell oder papierbasiert ablief.

Wo sehen Sie die größten Defizite und Potenziale?

AK: Angesichts der aktuellen Epidemie und ihrer Auswirkungen sehe ich die größten Defizite in der Digitalisierung unserer Arbeitswelt und wie wir die Potenziale der Mitarbeiter nutzen. Unternehmen, die wenig in die Digitalisierung ihrer Prozesse investiert haben, stoßen nun an ihre Grenzen. Hierzu gehört beispielsweise die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten: Zuhause über einen PC zu verfügen, mit dem man seine Aufgaben ausführen kann, reicht nicht aus, um effektiv im Team zu arbeiten.

Die Digitalisierung erfordert ganz andere Qualifikationen von Führungskräften und ein hohes Engagement von Mitarbeitern. Nicht ohne Grund gewinnt der Begriff „Employee Experience“ durch COVID-19 zunehmend an Bedeutung. Nur wenn Mitarbeiter über erstklassige IT-Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Team sowie effiziente digitalisierte Prozesse verfügen und sich mit ihrem Unternehmen identifizieren, werden sie im Homeoffice erfolgreich sein. Darüber hinaus bietet die Umschulung der vorhandenen Mitarbeiter für viele Unternehmen großes Potenzial, das aktuell häufig noch ungenutzt ist.

Natürlich ist das Arbeiten von zuhause für viele Familien eine große Belastung. Ich selbst freue mich auch, wieder in mein Büro zurückkehren zu können. Doch viele Mitarbeiter realisieren derzeit, dass Arbeiten auch virtuell erfolgreich sein kann. Durch die Distanz zu Führungskräften erhalten sie mehr Freiheiten in der Organisation ihrer eigenen Arbeit. Dieser Prozess geht mit der Realisierung der Defizite im eigenen Unternehmen einher. Hierzu gehören unter anderem unzureichende Digitalisierung und Flexibilität sowie mangelndes Reaktionsvermögen,  Führungsschwäche und fehlende Zielvereinbarungen.

Ein weiterer Schwerpunktbereich ist die Personalplanung. Viele Unternehmen sind nicht dazu bereit, die Zahl ihrer Mitarbeiter aufgrund der enormen geschäftlichen Veränderungen schnell zu ändern. Organisationen, die eine flexible, an der Geschäftsstrategie ausgerichtete Personalplanung umsetzen können, werden jedoch als Gewinner aus der Krise hervorgehen.

Welche Herausforderungen für HR-Abteilungen erwarten Sie für die kommenden fünf Jahre?

AK: Hierzu gehören aus meiner Sicht die folgenden Punkte: 

• Vereinfachung digitaler HR-Prozesse: Nur so können Mitarbeiter und Führungskräfte erfolgreich zusammenarbeiten.
• Schnelle Reaktion auf die Geschäftsentwicklung: Dies gilt unter anderem für folgende Szenarien: eine sich ändernde gesamtwirtschaftliche Lage, Änderungen im Geschäftsmodell und die Digitalisierung. HR-Abteilungen müssen einen Beitrag zur operativen und strategischen Personalplanung sowie zum Training und Skill-Management ihrer Mitarbeiter leisten.
• Mitarbeitergewinnung: Sie wird auch künftig zu den Kernherausforderungen der HR auf dem Bewerbermarkt gehören.
• Führungskräfte sind als Vorbilder und Coaches gefragt: HR-Abteilungen werden in diesem Punkt künftig noch mehr gefordert sein, um die Ziele des Unternehmens als Team zu erreichen.
• Effizientes Informationsmanagement für Personalabteilungen gewährleisten: Sind die HR-Prozesse digitalisiert und eng integriert, lassen sich Entwicklungen viel früher und besser verstehen und managen. HR-Vorgänge können schneller optimiert werden, wenn ihre Effizienz und das Feedback der Beteiligten sichtbar gemacht wird.

Personalabteilungen werden ihren Schwerpunkt künftig verlagern müssen, um ihrem Unternehmen einen wirklichen Mehrwert zu bieten. Zu diesem Prozess gehört beispielsweise die vollständige Digitalisierung aller HR-Dienstleistungen. Nur so lassen sich Wartezeiten verringern und eine einfache Nutzung gewährleisten. 

Des Weiteren sollten Mitarbeiter in Management-Positionen dabei unterstützt werden, sich weiterzubilden und neue Methoden wie beispielsweise „Using Objectives and Key Results“ (OKR) oder flexible Teams kennenzulernen. Darüber hinaus ist die Nutzung von Datenwissenschaften und Datenanalyse für moderne HR-Prozesse unumgänglich. Nur so kann die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmenskultur und -prozesse auf Fakten und einer detaillierten Analyse von Talentdaten basieren.

Prozessmanagement und HR

Wie können HR-Abteilungen die natürlichen Verhaltensweisen von Menschen nutzen, um Innovationen und Ideen in ihren Organisationen voranzutreiben?

AK: Personalabteilungen sollten allen Mitarbeitern einfach zu nutzende und integrierbare Lösungen bieten, um Wissen zu teilen und Inhalte zu generieren. Das kann etwa mit Hilfe einer koorporativen Wissensdatenbank oder eines Messengers mit der Fähigkeit, Inhalte zu erstellen und zu teilen, funktionieren.

Doch Instrumente allein reichen nicht aus: HR sollte Manager und Trendsetter darin schulen, wie sie ihre Best Practices organisieren und Kollegen proaktiv weiterentwickeln können. Die Personalabteilung kann als Katalysator für Veränderungen fungieren. Manager und Teamleiter sollten jedoch für ständige Verbesserungen verantwortlich sein und die jeweilige Lösung zum festen Bestandteil ihrer Teamstruktur machen. 

Welche Ansprüche sollte eine „State-of-the-Art“ HR-Software erfüllen?

AK: Die jeweilige Lösung sollte sich auf ein einziges, tatsächliches Mitarbeiterprofil beziehen und nicht nur auf die HR-Kerndaten. Hier geht es um die Darstellung aller Talentprozesse – einschließlich Arbeitsergebnissen und Vergütung sowie Entwicklungsplänen, Schulungen und vielem mehr. 

Außerdem sollte das System nicht nur den Personalabteilungen zur Verfügung stehen, sondern auch den Mitarbeitern, Managern und externen Arbeitskräften einen flexiblen Zugang ermöglichen. Ebenso wichtig für HR-Experten wie auch für Manager ist die Möglichkeit, HR-Analysen einschließlich KPIs zu erstellen. Darüber hinaus sollte das System intelligent und in das ERP-System des Kerngeschäfts integriert sein.

Welche Vorteile bieten HR-Softwares wie SAP SuccessFactors®?

MvA: Hier sehe ich folgende Punkte:

• Be digital: HR-Dienstleistungen können digital bereitgestellt und so wertvolle Erfahrungen an Manager und Mitarbeiter vermittelt werden.  
• Be efficient: Durch Prozessbibliotheken mit Best-Practices-Prozessen lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten für alle Anwendungsfälle identifizieren. 
• Collaborate: Prozesse können in der Cloud in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verwaltet werden – von der Dokumentation über die Prozessmodellierung bis hin zur Implementierung. 
• HXM (Human Experience Management): Integration aller HR-Prozesse (operative Daten) mit Erfahrungsdaten (Feedback und Input von Kandidaten, Mitarbeitern und Managern zu wichtigen Momenten).

Worauf sollten Organisationen bei der Auswahl der passenden HR-Software achten?

AK: HR-Entscheider sollten zunächst den kurz- und langfristigen Geschäftsbedarf ermitteln und analysieren, wie das neue System zu dessen Lösung beitragen kann. Es ist sehr wichtig, die HR-Strategie mit der allgemeinen Geschäftsstrategie abzustimmen und die Kosten-Nutzen-Analyse des HR-IT-Systems durchzuführen. Das neue System sollte nicht nur als ein System für HR-Experten gesehen werden, sondern als ein Werkzeug für Manager und Mitarbeiter.

Wie kann die HR Prozessmanagement und Prozessbibliotheken nutzen, um die jeweilige Software in ihrer gesamten Organisation auszurollen?

MvA: Die Implementierung einer Cloud-HR-Lösung wie SuccessFactors ist keine reine IT-Angelegenheit. Als Unternehmen muss es künftig mein Ziel sein, eine digitale Transformation anzustoßen und im Zuge dessen auch meine HR-Prozesse zu modernisieren. Umso wichtiger ist es, bestehende Prozesse nicht einfach zu verbessern und “Cloud-ready” zu machen. 

Stattdessen empfiehlt es sich, eine Prozessbibliothek wie die SAP SuccessFactors Process Library als Startpunkt zu nutzen, um neue, harmonisierte Prozesse zu definieren und damit die Bedürfnisse an der neue HR-Lösung zu ermitteln. Darüber hinaus kann man die Prozessbibliothek auch zur Analyse der eigenen Organisation und ihres Anpassungsbedarfs nutzen. So kann auch ermittelt werden, wie künftige Prozessfaktoren (z.B Führungskräfte, Mitarbeiter, HR-ler) auf die neue Welt vorzubereiten sind (Stichwort „Change Management“).

HR und Prozessmanagement: Zukunftsaussichten

Stichwort künftige Herausforderungen: Wie können Unternehmen mit Hilfe von prozessorientierten HR-Softwares gegensteuern?

AK: Um gute und tatsächliche Prozesse zu etablieren, müssen Unternehmen die Prozessarchitektur aufrechterhalten. Dies gilt auch für HR-Prozesse, an denen viele Stakeholder beteiligt sind. Klare und einfache Workflows und standardisierte Geschäftsregeln helfen Unternehmen, bessere Leistungen zu erbringen.

Wie können HR-Softwares dazu beitragen, die Befähigung und Weiterbildung von Mitarbeitern voranzutreiben?

MvA: Moderne, integrierte HR-Lösungen können Mitarbeiter in ihrer Karriere- und Entwicklungsplanung unterstützen. Dies funktioniert beispielsweise durch die Bereitstellung von Tools, mit denen Mitarbeiter ihre Kompetenzen beurteilen und mit den Kompetenzanforderungen ihrer heutigen Rolle und/oder potenziellen Zukunfstrolle vergleichen können. 

Daraus können Mitarbeiter wiederum Entwicklungsbedarfe ableiten. Ein vollintegriertes Learning-Management-System kann anschließend die passenden Trainingsmaßnahmen vorschlagen, welche die Mitarbeiter z.B. direkt auf ihren Mobilgeräten durchführen können.

Wie kann die HR Prozessmanagement und prozessorientierte HR-Softwareanwendungen nutzen, um in einer Welt, in der sich Netzwerke und Teams ständig ändern, erfolgreich zu sein?

MvA: HR-Prozesse sollten einfach einzurichten und zu warten sein: Dies kann erreicht werden, wenn das HR-System ein flexibles Rollen- und Berechtigungsmanagement ermöglicht. Wenn die Prozesse standardisiert sind, wird sich jede Änderung der Rollen oder Projektzuordnung schnell in intelligenten Workflows widerspiegeln.

Wie lassen sich Effizienzsteigerungen mit Hilfe einer prozessorientierten IT-Anwendung messen?

MvA: Um zu evaluieren, ob ein Prozess tatsächlich richtig implementiert ist und wie erhofft zur Wertschöpfung beiträgt, ist es sinnvoll, Prozess-Performance-Indikatoren (PPI) zu definieren und regelmäßig zu messen. Die IT-Anwendung kann die Grundvoraussetzungen für eine Effizienzsteigerung schaffen. Hierfür muss der Prozess jedoch zwingend so umgesetzt und gelebt werden, wie er zuvor definiert wurde. 

Dies erfordert ein auf Leading Practices ausgerichtetes Prozessdesign auf der einen und ein gezieltes Change Management auf der anderen Seite. Ein solches Prozessdesign sollte Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz unterstützen und regelmäßig anhand der Ausprägung der PPI überprüft werden.

Prozessmanagement und HR: Weiterführende Informationen

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