Gut definierte Prozesse sind Gold wert

Process Mining 2019: Das Trendthema für Organisationen aller Branchen

Was charakterisiert einen bestimmten Prozess und welche Personen sind involviert? Diese Frage beschäftigt Führungskräfte in Organisationen aller Branchen. Professionelles Prozessmanagement wird immer beliebter, denn es lenkt den Blick auf das Wesentliche: Niemand muss mehr versuchen, zu erraten, wie die Arbeit im Unternehmen organisiert wird. Stattdessen konzentriert sich das Team auf die erfolgreiche Umsetzung und Verbesserung der eigenen Prozesse.

Mit der steigenden Nachfrage entwickeln sich auch die Tools und Anwendungsfälle für professionelles Prozessmanagement und Prozessmodellierung weiter. Selbst erfahrene Prozesseigner können sich neue Visualisierungsmethoden zunutze machen, um neue Anregungen für die Organisation ihrer alltäglichen Arbeit zu gewinnen – vorausgesetzt, sie sind bereit für die Geschichte hinter ihren Prozessen.

Das Geheimnis hinter der Methode des Process Minings: Sie verbindet die Wissenschaft von den Prozessen (Unternehmensforschung) mit Data Science und Visual Analytics.

Franco Bettels, Account Manager bei Schütze Consulting AG, hat das Berlin Process Mining Meetup am 28. Februar moderiert. Mit Blick auf seine langjährigen Erfahrungen mit Process Mining beobachtete er:

Process Mining lässt sich mit einem GPS-Navigationssystem vergleichen. Indem wir Daten kontextualisieren, orientieren wir uns besser und erhalten die Möglichkeit, „Prozessstaus“ aufzulösen. Wenn wir uns unsere Daten wie Autos vorstellen, dann sind Prozessverzögerungen die Staus, mit denen wir wichtige Zeit verlieren.

Mit Process Mining konfigurieren wir das GPS gemäß den individuellen Einstellungen unseres Unternehmens und verbessern unsere Route. In der Sprache von Process Mining fragen wir uns also: Welcher Weg ist offensichtlich und welcher bringt mich mit Blick auf mein Geschäftsszenario zum Ziel?

Das Berliner Process Mining Meetup 2019: Insights & Know-how

Anlässlich des Process Mining Meetups am 28. Februar sprach Branchenexperte Martin Niedermaier (Congeros Consultants) über Process Mining in Zusammenhang mit SAP® Systemen für Incident-Handling. Er wie darauf hin, dass Process Mining einen wichtigen Schritt zur digitalen Transformation darstellt und eine Rolle als Partner für Business-Intelligence-Initiativen spielt.

Die Wirtschaftswelt wandelt sich kontinuierlich und moderne Organisationen suchen nach neuen Möglichkeiten, um ihre Unternehmensziele mittels bestmöglicher Abläufe zu realisieren. Process Mining stellt eine innovative und leistungsstarke Methode dar, um Unternehmen voranzubringen. Mit der flexiblen Technologie ist dabei selbst die anfangs kritische Phase der Implementierung kein Hindernis, um langfristig erfolgreich zu agieren.

Im weiteren Verlauf der Veranstaltung sprach Martin Niedermaier über die Bedeutung von Process Mining in der Versorgungsbranche. Er stellte fest:

Die größte Herausforderung erfolgreicher Process-Mining-Initiativen besteht in der Implementierung. Wer ein solches Projekt steuert, sollte genau wissen, was die eigenen Daten verraten und sich darüber im Klaren sein, was erwartet wird. Den Erfolg der Initiative beeinflussen natürlich auch intern investierte Ressourcen und der Return on Investment.

In der Versorgungsbranche wird Process Mining häufig auch zum Zweck der Beratung eingesetzt. Oft sind Daten schwer zu verstehen und daher ist es oft einfacher, Berater für Veränderungen hinzuzuziehen.

Wie Prozessdaten durch Process Mining aggregiert und ausgewertet werden

Ein Einblick in die Branche: Process Mining 2019

Die kontinuierliche Auswertung von Rohdaten aus unseren Systemprozessen erlaubt uns, auch potenzielle Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten zu verstehen. Process Discovery, Prozessanalyse und Conformance-Check sind unterschiedliche datenbezogenen Möglichkeiten, die kombiniert werden können, um gewinnbringende Erkenntnisse über das eigene Unternehmen zu entwickeln. Zusammen mit dem ganzen Team können diese Erkenntnisse genutzt werden, um wichtige Veränderungen anzustoßen. So können erstmals neue Fragen gestellt werden wie:

  • Über welche Vorfälle möchte ich in Zukunft sofort informiert werden, um entsprechend zu handeln?
  • An welchen Stellen kann eine bessere Priorisierung alltäglicher Aufgaben dabei helfen, die Performance des Unternehmens zu verbessern?
  • Wie kann mehr Transparenz mein Unternehmen voranbringen?
  • Wie lerne ich, in Prozessen zu denken, anstatt nur auf das Bauchgefühl zu vertrauen?

Process Mining und Tools für IT-Incidient-Management

Ein Bereich, in dem Process Mining bereits voll im Einsatz ist, ist das IT-Incident-Management. Bei einem Incident handelt es sich um eine plötzlich auftretende IT-Störung: Ein IT-Service ist dann entweder nicht mehr verfügbar oder nicht mehr vollumfänglich nutzbar. Das Ziel des IT-Incident-Managements besteht natürlich darin, so schnell wie möglich zum normalen Service-Betrieb zurückzukehren und den Schaden für die normalen betrieblichen Abläufe soweit wie möglich zu reduzieren. Daher zählt IT-Incident- Management zu den kritischen Prozessen der Informationstechnologie.

Process Mining hat das Potenzial, IT-Incident-Management-Prozesse zu verbessern und die Anzahl an unnötigen Prozessschritten zu reduzieren. Durch die Methode ist es ebenfalls möglich, die unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten von verschiedenen Personen und auch Teams zu erfassen. In diesem Zusammenhang lassen sich die Bearbeitungszeiten von Störfällen reduzieren und die Auswirkungen auf Kundenprozesse besser überblicken.

Diese weiteren Vorteile bietet Process Mining 2019 für IT-Incident-Management

Der Einsatz von Process Mining im Bereich IT-Incident-Management bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile:

  • Die Regeln und Abläufe für Eskalationen werden strenger definiert
  • Berechnung von Incident-Management-KPIs einschließlich Service Level Agreements (SLA)
  • Ursachenforschung für auftretende Prozessprobleme
  • Kostenberechnung für störungsanfällige Prozesse
  • Incident-Management-Systeme werden mit den entsprechenden Prozessen für auftretende Störungen verknüpft

Martin Niedermaier beobachtete zudem:

Es ist wichtig, die eigenen Erwartungen mit den realen Möglichkeiten von Process Mining abzugleichen. Ein Proof of Concept dient dazu, die Ergebnisse näher zu untersuchen und kritisch zu hinterfragen. Denn erfahrungsgemäß gibt es häufig Missverständnisse darüber, was durch eine bestimmte Investition wirklich erreicht werden kann.

Process Mining und Robotic Process Automation (RPA)

Process Mining und RPA: Eine gewinnbringende Kombination

Robotic Process Automation (RPA) bietet die Möglichkeit, manuelle, repetitive und fehleranfällige Aufgaben zu automatisieren. Dies setzt jedoch voraus, dass Prozessverantwortliche genau wissen, wie und mit welchem Ziel sie Software-Roboter einsetzen und ihre Performance messen. Daher bietet die Kombination aus RPA und Process Mining viele Vorteile: Über den gesamten RPA-Zyklus hinweg können Prozessverantwortliche die Performance und die Vorteile ihrer Software-Roboter messen und sie bestmöglich für ihr Szenario einsetzen. Damit eignet sich Process Mining hervorragend als Vorbereitung für Prozessautomatisierung: Durch Process Mining verstehen wir besser, was wir heute für erfolgreiche Prozessinitiativen von morgen benötigen.

So lässt sich zusammenfassen: Process Mining stärkt RPA-Initiativen, denn die Methode sorgt während des gesamten RPA-Zyklus für wertvolle Erkenntnisse zu den Prozessdaten in einer Organisation: Dies reicht von der Festlegung der Strategie bis hin zu kontinuierlichen Verbesserungen und Innovationen.

Die Vorteile von Process Mining im RPA-Lebenszyklus

1. Überblick der Prozesslandschaft in einem Unternehmen, basierend auf spezifischen Kriterien
2. Identifikation von Prozessen, die während der Vorbereitungsphase für RPA geeignet sind
3. Erarbeitung des optimalen Prozessflusses
4. Besseres Verständnis darüber, wie RPA auch in veralteten Prozessen und IT-Systemen eingesetzt werden kann
5. Messung und Analyse der Performance von RPA-Initiativen auch in der kritischen Implementierungsphase
6. Messung und Verbesserung von RPA auch nach der Implementierung

Martin Niedermaier schloss das Event mit dieser Erkenntnis ab:

Technologien für Process Mining und RPA bieten umfassende Möglichkeiten, vor allem, wenn sie miteinander kombiniert werden. Für Unternehmen ist es erfolgskritisch, ein tief gehendes Prozesswissen zu entwickeln, und zwar noch bevor sie RPA vollends einsetzen. Dann kann eine solche Initiative sehr erfolgsreich verlaufen.

Werfen Sie gern einen Blick in unsere aktuellen White Paper, um sich näher über Process Mining und RPA zu informieren.

Aus dem Englischen übersetzt von Julia Baudisch

Veröffentlicht am: 6. März 2019 - Letzte Änderung am: 22. März 2019