Die Sprache des Wandels

Gemeinsam verändern mit Signavio

Die Psychiatrische Universitätsklinik Zürich (PUK) bietet seit 1870 Behandlungsangebote für Menschen mit psychischen Erkrankungen. Innerhalb der PUK helfen mehr als 2.000 Mitarbeitende jeden Tag unzähligen Patientinnen und Patienten in Krisensituationen. Dies erfordert eine offene Kommunikation, kurze Entscheidungswege und interprofessionelle Zusammenarbeit im Klinikalltag. Mit Blick auf diese Ziele setzt die PUK seit 2017 auf kollaboratives BPM mit Signavio.

Die psychiatrische Universitätsklinik Zürich (PUK) zeichnet sich durch ein integratives Behandlungskonzept aus, um psychisch erkrankte Menschen zu unterstützen. Das Angebot reicht von der allgemeinen Psychotherapie über Kinder- und Jugendpsychiatrie bis hin zur Alterspsychiatrie und der Forensischen Psychiatrie.

Um im Klinikalltag jederzeit einen hohen Versorgungsstandard zu gewährleisten, müssen die rund 2.000 Mitarbeitenden innerhalb der PUK eng zusammenarbeiten. Dies erfordert reibungslose Abläufe, klar definierte Verantwortlichkeiten und eine transparente Kommunikation. Seit 2017 setzt die PUK auf Signavio, um eine umfassende Sicht auf die gesamte Organisation zu entwickeln.

Organisationsweite Transformation

Die Prozessinitiative der PUK begann 2017 im Rahmen der Initiative „PUK to Excellence“: Unterschiedliche Projekte wurden ins Leben gerufen, um die organisationsweite Weiterentwicklung zu stärken und neue Impulse für die Zusammenarbeit zu setzen. In diesem Rahmen entstand eine Prozessinitiative, die auf der Software-Lösung von Signavio basierte. Das Ziel bestand darin, einen ganzheitlichen Blick auf die Organisation, die Gemeinsamkeiten, aber auch die Unterschiede aller vier einzelnen Kliniken aufzuzeigen.

Ein erster großer Schritt bestand darin, Signavio in das Intranet der PUK zu integrieren und allen 2.000 Mitarbeitenden somit einen schnellen und einfachen Zugriff zu ermöglichen. Anhand des Signavio Process Managers wurde eine gemeinsame Prozesslandkarte erarbeitet und erste operative Prozesse konnten erstellt, abgenommen und aufgesetzt werden.

Ein wichtiger Erfolg für mich ist, dass bisher voneinander unabhängige Projekte, durch das Prozessverständnis miteinander in Bezug gebracht werden können und nötige Schnittstellen oder Kooperation durch die Prozesse leichter erkennbar werden und positiv genutzt werden können. (Yvonne Schmitz, Prozessmanagerin, PUK)

Erfolgreicher Unternehmenswandel

Wie jeder Unternehmenswandel erforderte auch die Prozessinitiative der PUK eine transparente organisationsweite Kommunikation über die geplanten Veränderungen. Schließlich wandelt die Einführung einer neuen Software-Lösung den Arbeitsalltag vieler Menschen. Durch Software-Schulungsvideos in der Einführungsphase gelang es den Prozessexpertinnen der PUK, den Mitarbeitenden die Angst vor den Prozessen zu nehmen und ihnen zu vermitteln, wie leicht die Prozessmodellierung mit Signavio gelingt:

Die Navigation ist intuitiv und das kommt sehr positiv bei uns im Team an. Den Mitarbeitenden erleichtert Quickmodel die Arbeit: Viele sind sehr positiv überrascht, dass sie sofort ihre eigenen Modelle gestalten können – die Mitarbeitenden sind darüber natürlich sehr glücklich. (Yvonne Schmitz, PUK)

Auf dieser Basis wird es möglich sein, BPM in der PUK als organisationsweite Sprache zu etablieren, die alle im Klinikalltag beherrschen. Dabei agieren die Prozessexperten in der Rolle von Übersetzern: Um den Mitarbeitenden der PUK die Ordnung in den alltäglichen Abläufen aufzuzeigen, wechseln sie zwischen verschiedenen Sprachen. BPM als Unternehmenssprache ist dabei Ausdruck verschiedener Denkprozesse, erleichtert die Verständigung über organisatorische Abläufe und trägt zum erfolgreichen Wandel bei.

Auf einen Blick

  • Kollaboratives Prozessmanagement für 2.000 Mitarbeitende
  • Prozessmanagement und internes Dokumentenmanagement sind verknüpft
  • Collaboration Hub als zentrale Wissensbasis ermöglicht organisationsweite Zusammenarbeit
  • Die Mitarbeitenden der PUK schätzen das intuitive Handling von Signavios Software-Lösung