Gesunde Zusammenarbeit: Wie die Privatklinikgruppe Hirslanden ihre Prozesse mit BPM organisiert

Die Privatklinikgruppe Hirslanden, das größte medizinische Netzwerk der Schweiz, umfasst 18 Kliniken in 11 Kantonen der Schweiz. Hirslanden bietet medizinische Leistungen auf allen Versorgungsstufen an, von der Grundversorgung über die Diagnostik bis zur Spezialisierung. Zum Wohl ihrer mehr als 100.000 Patienten pro Jahr führen die Mitarbeitenden von Hirslanden an mehr als 500.000 Pflegetagen unzählige Prozesse durch. Um interne Abläufe zu standardisieren und die Zusammenarbeit zu stärken, setzt Hirslanden seit 2018 auf kollaboratives Prozessmanagement mit Signavio.

1. Der Weg der Schweizer Klinikgruppe zum Prozessmanagement

Der Klinikalltag in der Privatklinikgruppe Hirslanden dreht sich um ein Ziel: das Wohl der Patienten. Mit diesem Fokus agieren die Mitarbeitenden von Hirslanden an unterschiedlichen geographischen Zentren, um ihren Patienten die gewünschten medizinischen Versorgungsleistungen zu bieten. Trotz zum Teil unterschiedlicher medizinischer Schwerpunkte werden in den Hirslanden-Kliniken auch zahlreiche Prozesse durchgeführt, die in der gesamten Gruppe ähnlich verlaufen. Dazu zählen administrative Prozesse wie die Aufnahme neuer Patienten oder die Rechnungsstellung. Hinzu kommen Schlüsselprozesse des operativen Geschäfts wie die Koordination von angestellten Ärzten und Belegärzten im Klinikalltag.

Obwohl diese Prozesse grundsätzlich ähnlich gestaltet sind, wurden sie in der Vergangenheit an den Standorten der Klinikgruppe unterschiedlich durchgeführt. Eine Standardisierung der Prozesse in allen Kliniken soll langfristig dazu führen,

  • die einzelnen Kliniken vom administrativen Aufwand zu entlasten,
  • allgemeingültige Standards für die Patientenbetreuung zu entwickeln,
  • effizienter zu agieren,
  • Prozesse zu vereinfachen,
  • die Applikationslandschaft der Klinikgruppe zu harmonisieren.

Vor diesem Hintergrund wird die Standardisierung der operativen Abläufe bei Hirslanden auch als Faktor für zusätzliche Sicherheit verstanden: Die Patienten erleben reibungslose Abläufe und die Mitarbeitenden profitieren von einer systematischen Herangehensweise im Klinikalltag. Zugleich werden regulatorische Vorgaben zuverlässig umgesetzt.

Wir wollen sicherstellen, dass Patienten, egal in welchen Kliniken sie sich befinden, in etwa dieselben Prozesse vorfinden. (Alexander Mainda, Leiter Center of Excellence OP-Betrieb und Interventionsräume bei Hirslanden)

2. Die Transformationsinitiative: Bessere Zusammenarbeit durch standardisierte Prozesse

Seit 2016 führt die Privatklinikgruppe Hirslanden das Strategieprogramm „Hirslanden 2020“ durch. Das Programm hat zum Ziel, die administrativen Prozesse der Privatklinikgruppe sowie auch einige ärztliche und pflegerische Prozesse gruppenweit zu standardisieren. Auf diese Weise werden die Kliniken nach und nach von administrativen Aufgaben entlastet und können sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren: die Betreuung der Patienten.

Um die Standardisierung der Prozesse gruppenweit zu unterstützen, wird die Software-Lösung von Signavio eingesetzt:

  • Signavio Process Manager: Dokumentation der administrativen Kernprozesse sowie weiterer medizinischer und pflegerischer Prozesse
  • Signavio Collaboration Hub: Einbeziehung aller Mitarbeitenden in die Prozessdokumentation und aktive Weiterentwicklung aller Prozesse mittels Kommentarfunktion

Das Strategieprogramm und die Software-Lösung von Signavio wurden bisher in drei Kliniken von Hirslanden ausgerollt. In den kommenden zwei Jahren folgen alle weiteren Kliniken. Das bedeutet, dass bis 2020 rund 10.000 Mitarbeitende schweizweit mit dem Signavio Collaboration Hub arbeiten.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die Mitarbeitenden sehr positiv auf Signavio reagieren:

Signavio ist sehr intuitiv. Alle Informationen über den Prozess an einem Ort abrufbar zu haben ist ein enormer Vorteil für alle Mitarbeitenden. Dabei dienen die modellierten Prozesse als Wissensbasis wie auch als Grundlage, um die Digitalisierung voranzutreiben und unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Mit Signavio haben wir ein Werkzeug, welches uns heute wie in Zukunft unterstützt. (Thomas Kuhn, Leiter Center of Excellence BPM bei Hirslanden)

3. Wie Hirslanden die Herausforderungen der Prozessinitative meistert

Unternehmensweite Veränderungen werden von zahlreichen Herausforderungen begleitet, auch im Klinikalltag von Hirslanden. Die Mitarbeitenden der Privatklinikgruppen meistern im Rahmen der Prozessinitiative die folgenden Schwierigkeiten:

  • Disparate Prozesse in unterschiedlichen Kliniken: Durch die Prozessstandardisierung wird langfristig die Sicherheit der Prozesse erhöht und das operative Geschäft vereinfacht.
  • Mitarbeitende sind in das Tagesgeschäft eingebunden und haben kaum Zeit für Schulungen: Da die Lösungen von Signavio wenig Trainingsaufwand erfordern, sind sie schnell und einfach erlernbar, auch ohne spezielle IT-Kenntnisse.
  • Neue Technologie: Prozessmanagement ist in Unternehmen des Gesundheitssektors kaum etabliert und muss wie eine Sprache erlernt werden – dafür entscheiden sich heute zunehmend mehr Organisationen.
  • Stark reguliertes Umfeld: Die Prozessdokumentation erleichtert langfristig die Umsetzung regulatorischer Anforderungen (ISO-Normen, SwissMedic) sowie das Qualitätsmanagement.
  • Change Management als Teamaufgabe: erfordert die Unterstützung aller Involvierten: Die intuitive Software-Lösung von Signavio konnte die Mitarbeitenden der einzelnen Kliniken bereits nach kurzer Zeit überzeugen.

Mit Signavio zu arbeiten, macht wirklich Spaß. Das ist nicht so eine Qual wie bei anderen Tools, die ich schon ausprobiert habe. (Thomas Kuhn, Leiter Center of Excellence BPM bei Hirslanden)

4. Die Erfolge der Prozessinitiative

Schon nach knapp einem Jahr seit der Einführung der Signavio-Software zeichnen sich erste Erfolge der unternehmensweiten Prozessinitiative ab. Wie die Prozessexperten von Hirslanden beobachten, beginnen die Mitarbeitenden der Kliniken nach der Einführung von Signavio immer stärker, in Prozessen zu denken. Somit gestalten sich alltägliche Diskussionen rund um operative Abläufe zunehmend konkreter. Auch die Technologielösung von Signavio wird von den Mitarbeitenden durchweg positiv aufgenommen.

Das Prozessmanagement erleichtert die täglichen Aufgaben sehr, vor allem bei abteilungsübergreifenden Prozessen. (Thomas Kuhn, Leiter Center of Excellence BPM bei Hirslanden)

Die Prozessinitiative auf einen Blick:

  • Prozessoptimierung in 18 Kliniken für über 9.600 Mitarbeitende
  • Intuitive Prozessmodellierung mit Signavio Process Manager
  • Bessere Zusammenarbeit durch kollaborative Funktionen
  • Signavio Collaboration Hub wird als zentrale Wissensbasis im Unternehmen genutzt und ermöglicht dem Team die aktive Weiterentwicklung der Prozesse
  • Mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit durch Standardisierung
  • Webbasierte Software-Lösung ist rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr verfügbar und damit für den komplexen Klinikalltag geeignet