Die Herausforderung

Zunehmendes Umweltbewusstsein, der Klimawandel und erneuerbare Energien stellen die Energiedienstleistungsbranche auf die Probe. Anbieter weltweit stehen vor der Herausforderung, Prozesse agil zu gestalten und Innovationen möglichst schnell auf den Markt zu bringen, um Kunden zufriedenzustellen und Mitbewerber in Schach zu halten. Darüber hinaus stellen regulatorische Vorgaben und neue Richtlinien die Prozesse der Branche in Frage. Zahllose Papierdokumente, veraltete Software und intransparente Prozessdokumentationen machen deutlich, dass die meisten Energiedienstleister diesen Anforderungen heute noch nicht gewachsen sind.

IWB Success Story_KVA_Leitwarte_2_Fotograf Christian-Flierl

Die Lösung

IWB, eine öffentlich-rechtliche Anstalt mit rund 900 Mitarbeitern in den Bereichen Energie, Wasser und Telekom, stellte sich der Digitalisierung und geplanten Liberalisierung des Strommarktes gemeinsam mit Signavio. Das Ziel der Schweizer Organisation war es, sich künftig deutlich stärker an Kundenbedürfnissen zu orientieren und neben der klassischen Energieversorgung auch den Ausbau des Dienstleistungsangebots voranzutreiben.

Um dieses Vorhaben auch wirklich umzusetzen, brauchte es effiziente, kundenfreundliche Prozesse, eine Verbesserung interner Kollaboration sowie die Vereinfachung der internen Abläufe. Die Signavio Business Transformation Suite unterstützte IWB in allen entscheidenden Phasen des Prozessmanagements und machte so den Weg frei für den unternehmensweiten Wandel.

Prozessmanagement ist wichtig für eine erfolgreiche digitale Transformation. Signavio hat uns bei der Optimierung unserer Prozesse stark unterstützt. Das kommt letztendlich auch der Zufriedenheit der Kunden zugute.” (Stefanie Rütten, Senior Business Process Manager Prozess- und Qualitätsmanagement, IWB)

Der Weg zur modernen Organisation

Wie die meisten Organisationen unterliegt auch IWB regulatorischen Vorgaben. Die dokumentierten Prozesse des Energiedienstleisters fanden jedoch entweder in Textform oder in Visio-gestützten Programmen statt. Informationen und Optimierungspotenziale blieben so für die meisten Mitarbeiter unzugänglich. Daher weitete IWB gemeinsam mit Signavio den unternehmensweiten Blick auf das Prozessmanagement aus. Im Vordergrund sollte Operational Excellence als übergeordnetes Ziel der gesamten Veränderungsinitiative stehen.

Eine unternehmensweite Veränderungsinitiative gelingt nur, wenn sie von der gesamten Organisation getragen wird. Das erklärte Ziel von IWB war es, den Signavio Collaboration Hub als zentrale Prozesswissensbasis für alle Mitarbeiter zu etablieren, in dem Prozesse geteilt und gemeinsam mit Kollegen gestaltet werden können. So ist es dem Schweizer Energiedienstleister gelungen, im Zuge seiner Transformationsinitiative eine Prozesskultur zu etablieren, die von allen mitgetragen wird.

KV-Schaltanlage-im-Unterwerk-Jakobsberg_Fotograf Christian-Flierl

Frühzeitig auf Veränderungen reagieren

Bei IWB wird Prozessmanagement als dauerhafte, umfassende Initiative gehandelt. Im Arbeitsalltag bedeutet dies: Jede Abteilung verfügt über einen Prozessanalysten; zentrale Prozessverantwortliche übernehmen die finale Qualitätssicherung und Freigabe sowie das Workflowmanagement. IWB ist durch diese Aufteilung gut aufgestellt und kann frühzeitig auf Veränderungen in Prozessen reagieren. Als cloudbasierte Software erleichtert Signavio das Aufnehmen, Teilen und Automatisieren von Prozessen im gesamten IWB-Team.

IWB und die Velocity Edition

Ziel von IWB war es, mithilfe der Signavio Business Transformation Suite: Velocity Edition relevante Prozesse nicht nur zu dokumentieren, sondern auch in Teilen zu automatisieren. Dies fördert heute das Zusammenspiel einzelner Abteilungen und sorgt letztlich für sinkende Prozesskosten. Durch die Nutzung des Signavio Workflow Accelerators spart der Schweizer Energiedienstleister zudem mehrere Prozessschritte ein. Die Software ersetzt manuelle Benachrichtigungen durch automatisierte Aufgabenlisten und ermöglicht einen dauerhaften Zugriff auf den Status des jeweiligen Falls. Diese umfassende Digitalisierung und Automatisierung kommt letztendlich auch der Kundenzufriedenheit bei IWB zu gute.

… Effektive Energieversorgung mit Signavio

Wird ein neues Haus gebaut, benötigt es eine Energie- und Trinkwasserversorgung. Dieser komplexe Prozess erstreckt sich über die gesamte Organisation des Energiedienstleisters: vom Vertrieb über das Marketing bis hin zum Accounting. Dank der Unterstützung durch Signavio konnte IWB die Durchlaufzeiten und Kosten dieses Vorgangs sowie die fachbereichübergreifende Kommunikation erheblich verbessern.

*Besuchen Sie die Velocity Edition-Seite für weitere Informationen.
*Erfahren Sie jetzt mehr über die Signavio Business Transformation Suite.

Moderner-Windpark-in-der-Gemeinde-Calau,-Nähe-Cottbus-in-Brandenburg,-Deutschland_Quelle UKA-Gruppe