Prozessbeispiel für das Planen eines Messestands

Prozessziel

Das Prozessziel ist ein eingerichteter Stand auf einer Fachmesse.

Kontext

Wenn Sie als Firma auf einer Fachmesse ausstellen, ist eine frühzeitige Vorbereitung unumgänglich. Die Organisation des Events muss zwischen vielen verschiedenen Personen koordiniert werden und hat eine nicht verschiebbare Deadline. Checklisten helfen Angestellten, den Überblick über wichtige Aufgaben zu behalten. Zudem müssen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben kontrolliert werden.

Dementsprechend ist genaues Wissen über die zu erledigenden Aufgaben und deren Länge und Abhängigkeiten notwendig. Daher ist das vorliegende Modell besser als Beispiel denn als praxisfähiger Workflow geeignet.

Auslöser

Formular – Spezifika der Messebuchung

Aktionen

Dieser Prozess besteht aus vielen verschiedenen Aktivitäten – einige können parallel ausgeführt werden, während andere genau in den Zeitplan integriert werden müssen.

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Jede Aufgabe benötigt ein eigenes Fälligkeitsdatum, eine Erinnerungsfunktion und eine Eskalationsmöglichkeit.

Rollen

Marketingmitarbeiter – verantwortlich für den gesamten Prozess.

Felder

Im Auslöserformular werden die folgenden Buchungsdetails festgelegt:

  • Messename (Text, Pflichtfeld)
  • Adresse (Text)
  • Standortnummer des Stands (Text)
  • Startdatum (Datum)
  • Enddatum (Datum)

Jeder Task kann seine eigene Anforderungscheckliste oder Unteraufgaben enthalten. Der Task Standdesign ausarbeiten kann zum Beispiel Ja/Nein-Felder für die folgenden Punkte auflisten:

  • Textinhalte
  • Ausstellungswand
  • Rollups
  • Flyer
  • Broschüren
  • Poster

Erweiterungen

In vielen Fällen können Sie auf ein bereits vorhandenes Standdesign zugreifen. Daher können Sie den Prozess vereinfachen, indem Sie die Designaktivitäten in einen anderen Prozess extrahieren. Hierdurch erleichtern Sie die Planung.

Die Basisversion des Prozesses verwendet keine Rollen und geht davon aus, dass Teammitglieder wissen, wer welche Aufgaben übernimmt. Allerdings ist es unter Umständen sinnvoll, Rollen zu definieren und die Zuweisung der Aufgaben zu automatisieren.