Neue Mitarbeiter integrieren, wenn sie in der Firma anfangen

Prozessziel

Einen neuen Mitarbeiter im Unternehmen integrieren.

Kontext

Der Prozess Mitarbeiter einstellen wird fortgesetzt (für erfolgreiche Bewerber), wenn diese ihren neuen Job beginnen. Was als nächstes passiert, variiert allerdings mehr zwischen den Unternehmen als der Rekrutierungsprozess, so dass eine Automatisierung viel Flexibilität erfordert.

Ähnlich wie die Einstellung, ist das Onboarding eine Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck durch einen reibungslosen Ablauf zu hinterlassen. Denn am ersten Arbeitstag keinen Schreibtisch oder Laptop vorzufinden, ist keine tolle Erfahrung für neue Mitarbeiter

Auslöser

Formular – Startdatum des neuen Mitarbeiters vereinbart.

Aktionen

Das Onboarding gliedert sich in eine Reihe von Phasen auf, von denen jede wiederum eine Kette von parallelen vorbereitenden Tasks enthält. Die wichtigsten Meilensteine sind das Unterzeichnen des Arbeitsvertrags mit einem Startdatum, der erste Tag im Büro and das Ende der Probezeit.

Die meisten Tasks müssen entweder vor dem ersten Tag abgeschlossen werden, wie z.B. die Bereitstellung eines Schreibtischs, oder werden am ersten Arbeitstag ausgeführt, wie z.B. das Meeting mit dem Team.

Rollen

Onboarding ist ein klassisches Beispiel für einen Prozess, der eine ganze Organisation umfasst.

  • Office Manager – arrangiert Büroeinrichtung und Equipment
  • IT – stellt einen vorkonfigurierten Computer und Konten für E-Mail und andere Services zur Verfügung
  • HR Assistent – kümmert sich um die Einführungen, anfängliche Bürokratie und Fortschrittskontrolle
  • Vorgesetzter – stellt den neuen Mitarbeiter seinen Kollegen vor und weist Aufgaben zu

Felder

Das Aulöser-Formular enthält Felder, die die Daten des neuen Mitarbeiters beschreiben,

  • voller Name (Text)
  • Adresse (Text, mehrzeilig)
  • Startdatum (Datum)
  • Vorgesetzter (Benutzer)

Evaluation

Onboarding-Prozesse unterscheiden sich in ihrem Fokus und manchmal auch in ihrem Ziel. Der Prozess kann daher je nach Fokussierung mehr oder weniger Tasks enthalten.

  • Onboarding-Effizienz steigern
  • über die neue Organisation lernen
  • Fimenkultur annehmen
  • Netzwerk mit den neuen Kollegen bilden.

Diese Ziele übergeordneter Ebenen sind das Ergebnis einer Modellierung des Onboarding-Prozesses, von der initialen Checkliste für den ersten Tag über einer Reihe von Tasks mit Deadlines bis hin zur Übergabe an die Abteilungen.