14. Januar 2014

Prozesse optimieren mit Workflow-Technologie BUG VERSION

Modellierte Geschäftsprozesse tatsächlich ausführen. Ist das möglich?

Workflow Management mit Effektif

Die Antwort ist Ja und das Mittel der Wahl heißt Workflow. Workflows sorgen dafür, dass Prozessabläufe in einer vorbestimmten Abfolge durchgeführt werden. Workflows helfen aber nicht nur dabei, Prozessqualität sicher zu stellen, sondern vermindern auch den Koordinationsaufwand und ermöglichen Performance-Auswertungen von Prozessen.

Workflow versus Geschäftsprozess

Workflows sind technisch implementierte Geschäftsprozesse. Während ein Prozess zunächst einmal die Gesamtheit aller Schritte umfasst, sind Workflows die technische Realisierung davon bzw. häufig sogar nur eines Teils des Prozesses.

Dass nur ein Teil implementiert wird, kann beispielsweise damit zusammenhängen, dass nicht alle Beteiligten Zugriff auf das gleiche System haben oder sich der Mehrwert einer technischen Umsetzung auf einen Teilbereich konzentriert.

Der Begriff Workflow spielt also auf eine ganz bestimmte Art von Softwaresystemen an: Sogenannte Workflow-Systeme nutzen Prozessmodelle als Eingabe und koordinieren die Schritte dann gemäß Modell.

Was tut ein Workflow-System genau?

Je nach Beschaffenheit eines Prozessschritts bietet ein Workflow-System unterschiedliche Unterstützung an:

  • Manuelle Schritte: Die eigentliche Abarbeitung dieser Schritte findet zwar außerhalb des Workflow-Systems statt. Allerdings kann das System die zuständige Person benachrichtigen, z.B. per Email. Außerdem kann die Person die Vollendung des Schrittes im System quittieren, sodass Folgeaktivitäten angestoßen werden können.
  •  IT-gestützte Schritte: Hier zeigt das Workflow-System die relevanten Informationen an und der Bearbeiter bearbeitet den Schritt direkt innerhalb des Systems. Beispielsweise wird ein Formular angeboten, um die Eingaben des Nutzers zu empfangen.
  • Automatisierte Schritte: Hier verbindet sich das Workflow-System mit anderen Systemen und verarbeitet die entsprechende Information vollautomatisch. Hierbei können Vorgänge in anderen Systemen angestoßen werden oder Rückmeldungen werden entsprechend verarbeitet.

Dadurch dass das Workflow-System den Prozessablauf kennt, kann es die Koordinierung der Aufgaben übernehmen. Ganz automatisch findet damit eine Statusverfolgung statt und man kann sich bezogen auf einen Vorgang informieren, was bereits passiert ist bzw. was als nächstes ansteht. Häufig ersetzen Workflow-Systeme damit eine Koordination per Email oder Excel-Spreadsheet.

Doch nicht nur die Koordination spart Zeit und erhöht die Qualität des Prozessergebnisses, sondern gerade auch die Automatisierung von Schritten vermindert die manuelle Arbeit und spart damit bares Geld.

Zu guter letzt bieten Workflow-Systeme zumeist Auswertungsmöglichkeiten, die die “Performance” eines Prozesses bewerten. Basierend auf Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Antwortzeiten, Häufigkeiten von alternativen Pfaden oder sonstigen Mengengerüsten können Zielwerte und Istwerte im zeitlichen Verlauf ausgewertet werden.

Nutzen von Workflow

Wie bereits oben angedeutet, kann die Umsetzung eines Prozesses als Workflow verschiedene positive Effekte haben:

  • Zeitersparnis durch niedrigeren Koordinierungsaufwand und (Teil-)Automatisierung von Schritten.
  • Beschleunigung von Prozessen durch automatische Benachrichtigung der beteiligten Personen und konsequente Überwachung von Deadlines inklusive Eskalationen.
  • Prozesstreue und damit konstante Qualität des Outputs, dadurch dass die Beteiligten gezwungen werden, bestimmte Schritte einzuhalten.
  • Compliance und Risikominimierung durch Umsetzung von Richtlinien.
  • Vermeidung von Missverständnissen und Frust durch eine klare Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  • Prozessoptimierung, dadurch dass man überwachen kann, was tatsächlich passiert und man einen bestehenden Workflow relativ einfach umkonfigurieren kann.

Demgegenüber stehen natürlich auch Aufwände und Gefahren gegenüber, die beachtet werden müssen:

  • Die Einführung eines Workflow-Systems und die Implementierung von Workflows kostet Zeit und Geld.
  • Workflows können in Einzelfällen auch zu “Bürokratisierung” führen, nämlich dann wenn Vorgänge in unnötig starre Formen gepresst werden.

Ein gutes Workflow-System zeichnet sich also dadurch aus, dass es schnell und kostengünstig eingeführt werden kann und zugleich Flexibilitätsmechanismen zur Verfügung stellt, um die nötige Freiheit in Prozessen sicherzustellen.

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