3, 2, 1 lançons l’enquête !

La vidéo ci-dessus montre une investigation classique réalisée avec le Signavio Process Intelligence. L’entreprise ACME a établi différents KPIs qui ne sont pas tous atteints et elle souhaite découvrir le pourquoi du comment. Elle émet l’hypothèse que le processus procure-2-pay de l’organisation ne fonctionne pas comme il le devrait et cherche alors à trouver une solution pour améliorer le processus.

Après avoir lancé le Signavio Collaboration Hub où l’ensemble des modélisations de processus sont stockées, il est alors facile de lancer le Signavio Process Intelligence pour commencer l’enquête. Via la technologie du process mining, le Signavio Process Intelligence collecte les données qui résident dans les systèmes transactionnels et offre l’opportunité aux utilisateurs de créer des investigations à la fois visuelles et informationnelles à partir de données brutes. L’investigation se compose de différents “widgets” qui permettent de visualiser les données brutes collectées et vous aident à raconter une histoire.

Dans l’exemple ci-dessus, l’investigation débute avec les widgets mettant en avant les informations basiques : “Total invoice amount” pour cette plage de données, “KPIs” et “Cycle Time”. L’étude des informations de ces widgets montre que les processus “invoice-to-payment” et “time-to-approval” sont opérés plus lentement que prévu ce qui conduit aux KPIs manquants. Ensuite, le widget Process Funnel permet de visualiser comment les cas individuels sont opérés selon le processus défini au préalable, et révèle la source potentielle du problème : les flux de séquence débutent à différents points du processus et l’activité “check invoice” tourne en boucle.

Plus de fun avec les widgets

Dans l’idée d’aller plus loin dans l’exploration de ce problème, ACME a créé un widget personnalisé regroupant les informations de trois activités différentes : “receive invoice”, “check invoice” et “approve invoice”. En lançant le widget, on voit que ces trois activités combinées prennent 56% du temps de cycle global du processus. C’est ici que les divergences reposent et donc où les possibilités d’amélioration du processus procure-2-pay résident.

En utilisant d’autres widgets comme Time Series, Histrogram, et Process Discovery il est possible d’identifier le temps de traitement et la fréquence des cas, puis d’utiliser ces données pour visualiser la façon dont le processus se comporte réellement. Dans la vidéo, la combinaison des différents widgets révèlent que plus d’un tiers des activités “check invoice” sont renvoyées à la centrale par un centre de services particulier.

Maintenant, on peut s’appuyer sur la force de la Signavio Business Transformation Suite et exporter le diagramme BPMN directement dans le Signavio Process Manager. Ce modèle peut ensuite servir de point de départ pour l’amélioration et l’optimisation du processus.

Améliorations en vue pour le processus procure-2-pay

Qu’est ce que la société ACME a appris dans l’exemple proposé dans la vidéo ?

  • L’entreprise ne respecte pas ses objectifs de KPIs en raison de la réaffectation d’un centre de services au siège social, qui n’est pas conforme aux normes.
  • Une journée de traitement du cas pourrait être économisée si cette réaffectation était supprimée
  • Ce gain de temps permettrait de ne pas enfreindre les KPIs

Il y a évidemment une étape supplémentaire entre les connaissances du processus procure to pay et l’amélioration du processus. L’objectif de l’investigation est de transformer les informations acquises en actions. L’entreprise ACME doit alors se servir des connaissances acquises pour mettre en œuvre des changements dans ses processus.

En utilisant le Signavio Process Manager, l’entreprise va pouvoir commencer à optimiser son modèle de processus actuel au regard de ce qu’elle a appris de l’investigation en ajoutant des instructions de travail plus claires et en reaffectant des listes de contrôles à la documentation du processus. En résumé, les employés vont pouvoir dans le futur prendre des décisions mieux informées et conformes, permettant ainsi de diminuer le temps et l’argent perdus.

Comment Signavio peut vous aider

Le Signavio Process Intelligence offre bien plus que le contrôle de processus. La fonction d’investigation développée par Signavio permet un récapitulatif détaillé du comportement inattendu du processus via une analyse documentée de celui-ci. Les investigations peuvent être partagées avec d’autres membres de l’équipe pour assurer une analyse collaborative du processus.

L’excellence des processus permet aux entreprises de réaliser d’importantes économies en améliorant leur efficacité. Pour découvrir comment votre organisation pourrait tirer profit du process mining, demandez votre démo personnalisée dès maintenant et révélez le pouvoir de vos données !

Publié le 18 juin 2019 - Last modified: 25 juin 2019