Blogbeitrag auf der Marketingseite eines Unternehmens veröffentlichen

Prozessziel

Einen Blogbeitrag auf der Marketing-Webseite der Firma veröffentlichen.

Kontext

Typischerweise entsteht ein Marketing-Blog eines Unternehmens durch die Arbeit eines Teams. Das Team besteht aus Marketingmitarbeitern, Designern und technischen Redakteuren, die in Produktentwicklungsteam arbeiten. Teammitglieder können auf mehrere Büros oder Ländern verteilt sein und sind daher auf Online-Kollaborationstools angewiesen, um gemeinsam an einem Blogbeitrag arbeiten zu können. In der Regel haben diese Tools keine integrierte Aufgabenverwaltung.

Auslöser

Formular – Vorschlag für einen neuen Blogbeitrag, mit der Angabe, wer diesen schreibt und worüber er handeln soll.

Aktionen

Der Prozess besteht aus zwei Phasen: der Genehmigung und der Inhalterstellungs-Tasks, gefolgt von einer Benachrichtigung über das Ergebnis.

Der Prozess startet mit einer Genehmigung durch das Management, gefolgt von einer Ablehnungsbenachrichtigung, falls der Vorschlag abgelehnt wird. Zu beachten ist, dass die Genehmigung des Contents auf eine einzelne Aufgabe vereinfacht wird und keiner expliziten Entscheidung bedarf, die über eine Schleife zum „Artikel schreiben“-Task zurückgeführt wird. Stattdessen werden zu diesem Zeitpunkt Korrekturen informell über Kommentare gehandhabt.

Bei „Auswahl Bildbestand“ handelt es sich eher um einen Subprozess als um einen Task. Dies ermöglicht es dem Design-Team, ihren eigenen Prozess für die Auswahl der Bilder und andere Illustrationen für Blogbeiträge zu entwerfen und zu verwalten. Dieser Subprozess findet statt, während die Autoren auf Basis der Informationen aus dem Vorschlag den Artikel schreiben.

Der Prozess endet mit einer Benachrichtigung über das Ergebnis, die den Titel des veröffentlichten Artikels sowie die URL an alle Mitarbeiter im Unternehmen schickt.

Rollen

Bei jedem Blogbeitrag sind vier verschiedene Mitarbeiter in verschiedenen Rollen aus einem größeren Team involviert.

  • Autor – löst den Prozess durch die Vorlage eines Artikel-Vorschlags aus. Schreibt und veröffentlicht den Artikel mithilfe des Content Management Systems. Bei einigen Blogbeiträgen handelt es sich um den technischen Redakteur eines Produkt-Teams.
  • Content Manager – führt zwei Genehmigungen durch – für den initialen Artikel-Vorschlag sowie für den finalen Artikel.
  • Lektor – ein Marketingmitarbeiter, der englischer Muttersprachler ist, überprüft und korrigiert den Entwurf des Artikels.
  • Designer – Mitglied des Marketing Webseiten-Design-Teams, der die Fotos und die Illustrationen  für den Artikel auswählt.

Felder

Der Prozess definiert eine Reihe von Variablen, die die Daten für den jeweiligen Fall (jeden Blogbeitrag) erfassen. Alle bis auf eines der Felder werden auf dem Auslöser-Formular angezeigt und stellen den Vorschlag für den Blogbeitrag dar.

  • Autor – die oben beschriebene Rolle wird hier manuell ausgewählt, da eine Rollenzuweisung erforderlich ist und es sich möglicherweise nicht um die gleiche Person handelt, die den Vorschlag vorgelegt und den Prozess gestartet hat.
  • Titel – der Titel des Artikels, der den Fall in Signavio Workflow Accelerator identifiziert (Fälle einsehen).
  • Kategorie – gibt an, ob der Blogbeitrag für den Corporate Blog oder für den BPM & DMN-Blog vorgesehen ist.
  • Beschreibung – beschreibt das Thema des Artikels, sodass das Design-Team das passende Foto auswählen kann, ohne auf den finalen Artikeltext warten zu müssen.
  • Geplantes Veröffentlichungsdatum – ermöglicht es dem Content Manager, den Blogbeitrag in dem Veröffentlichungszeitplan zu positionieren.
  • Entwurf des Blogbeitrags – die URL des Entwurfs in der Online-Collaboration Plattform. Der Autor kann diese bereits in der Vorschlagsphase in dem Auslöserformular festlegen, wenn eine erste Skizze des Artikels vorliegt.
  • URL – die URL des veröffentlichten Artikels auf der Signavio Webseite, die zum Teilen verwendet wird. Dies ist das einzige Feld, welches nicht im Auslöserformular gesetzt wird, da es erst am Prozessende in der „Veröffentlichen“-Task angelegt und in der letzten Benachrichtigung verwendet wird.

Variationen

Das oben aufgeführte Prozessmodell ist eine Vereinfachung des gesamten Prozesses. Beispielsweise umfasst das Modell nicht die „Social Media Media Marketing“-Tasks, die der Social Media Manager ausführt.

Derzeit gibt es noch keine Integration von dem Workflow und den zwei externen Systemen: dem Online-Collaboration Tool, das für das Schreiben der Artikelentwürfe verwendet wird, und dem Content Management System, auf dem die Blogbeiträge veröffentlicht werden. Im Prinzip wäre es möglich, automatisch einen leeren Entwurf auf dem ersten System zu erzeugen, wenn der Prozess startet. Dieser kann dann automatisch auf das CMS geschoben werden, sobald er fertiggestellt ist. Im Moment kommen diese Tasks jedoch nicht häufig genug vor oder sind nicht zeitaufwändig genug, um sie zu berücksichtigen.

Evaluation

Ein Marketing Content-Veröffentlichungsprozess, wie etwa für einen Blog, veranschaulicht perfekt einen Geschäftsprozess, der aus vielen Gründen von Workflow-Automatisierung profitiert.

  • Jeder Fall betrifft eine Reihe von Mitarbeitern, die nicht im selben Raum arbeiten.
  • Jeder Fall erfordert eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung.
  • Der Content Manager benötigt einen Überblick über offene Fälle.
  • Jeder Fall weist erforderliche Informationen und Schritte vor.
  • Das genaue Prozessmodell ist zu unternehmensspezifisch, um für einen generischen Task-Management-System oder CMS-Workflow geeignet zu sein.
  • Der Content Manager muss regelmäßig Prozessverbesserungen ohne externe Hilfe umsetzen können.