Das Ziel ist es eine Rechnung zu versenden und den Zahlungseingang sicherzustellen.

Prozessziel

Das Ziel ist es eine Rechnung zu versenden und den Zahlungseingang sicherzustellen.

Kontext

Die Sicherstellung der Bezahlung durch Kunden ist ein wichtiger Prozess in jedem Betrieb. Der Prozess beginnt mit dem Versenden der Rechnung und beinhaltet Erinnerungen falls Rechnungen nicht direkt bezahlt werden.

Auslöser

Formular – die Rechnungsdatei aus einem separaten Prozess sowie Kundenkontaktdaten.

Aktionen

Dieser Prozess nimmt die Rechnungsinformationen über einen User Task auf. Signavio Workflow Accelerator verschickt die Rechnung anschließend automatisch per Email. Ein weiterer Tasks überprüft, ob die Rechnung zur festgelegten Deadline bezahlt wurde.

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Um Fehler zu vermeiden, wird der Task Rechnung überprüfen direkt nach Prozessstart ausgeführt. Als Überprüfungsgrundlage kann beispielsweise das Bestelldokument dienen. Fall notwendig wird die Rechnung durch eine korrigierte Version ersetzt.

Die Aufgabe Rechnung senden schickt die Rechnung automatisch zum Kunden. Die Aufgabe Zahlungseingang überprüfen wird von einem Finanzadministrator ausgeführt. Falls der Kunde bis zur Deadline nicht bezahlt hat, verschickt Signavio Workflow Accelerator automatisch eine Erinnerung und falls dieser nicht nachgekommen wird, wird der Vorgang zurück zum Finanzadministrator eskaliert.

Rollen

Finanzadministrator – verantwortlich für die Verwaltung von Rechnung innerhalb der Finanzabteilung der Firma.

Felder

  • Rechnung (Datei, Pflichtfeld) – generiert durch einen separaten Prozess und typischerweise im PDF-Format.
  • Kundenemail (Emailadresse) – für Benachrichtigungen

Erweiterungen

Sie können einen weiteren Task hinzufügen, um den Kunden schon kurz vor Ablaufen der Deadline zu erinnern.