Warum ist der Name von Geschäftsprozessen wichtig?

Geschäftsprozesse sind wichtige Wirtschaftsgüter in einer Organisation. Durch eine Prozessarchitektur etablieren Sie ein zuverlässiges Verzeichnis von allen Ihren Geschäftsprozessen. Unter diesem Gesichtspunkt können Sie BPM als weitere wertvolle Ressource Ihrer Organisation verstehen, neben anderen materiellen Gütern wie den erworbenen Immobilien, Gebäuden, der Ausstattung et cetera. In Zeiten der Digitalisierung wird es zunehmend wichtiger, auch abstrakte Wirtschaftsgüter wie die Prozessarchitektur einer Organisation auszubauen. Verfügt sie über durchgehend korrekt benannte Abläufe, dann bildet sie das Fundament für eine durchgehende Prozesssprache im Unternehmen.

Geschäftsprozesse als logische Konstrukte

Im Gegensatz zu den materiellen Gütern, die eine Organisation besitzt, handelt es sich bei einem Geschäftsprozess um ein logisches Konstrukt. Er besitzt keine physischen Grenzen und kann nicht haptisch wahrgenommen werden. Daher denken Sie anders darüber nach als über einen Gegenstand. Dies macht die Benennung eines Gebäudes oder einer anderen Sachanlage Ihrer Organisation natürlich einfacher: Andere wissen sofort, was damit gemeint ist.

Korrekte Benennung Ihrer Abläufe

Bei Prozessen ist das etwas komplizierter. Sie können einen Ablauf wie „Lieferanten beauftragen“ so konkret benennen wie Sie wollen; es kann immer passieren, dass die verschiedenen Menschen, die daran beteiligt sind, etwas anderes darunter verstehen. Daher sollten Sie mit Blick auf Ihr Business Process Management auf eine korrekte Benennung Ihrer Abläufe achten, um Ihre Prozessbeschreibung so präzise wie möglich zu gestalten.

Wie kann ich Missverständnisse vermeiden?

Je intensiver sich die Menschen in einer Organisation mit ihren Prozessen auseinandersetzen, desto schwieriger wird es, sie genau zu definieren. Denn oft resultieren Workshops zum Thema „Process Discovery“ in einer zeitfüllenden internen Diskussion über die Frage, ob bestimmte Aktivitäten zu einem Geschäftsprozess gehören oder nicht. Der Erfolg eines solchen Workshops ist häufig davon abhängig, ob sie den entsprechenden Geschäftsprozess richtig benennen.

Ich erinnere mich zum Beispiel noch an einen „Process Discovery“-Workshop. Darin sollte der Prozess „Lieferanten beauftragen“ aufgenommen und beschrieben werden. Doch im Workshop konnten sich die Teilnehmer nicht einmal einigen, worin dieser Prozess überhaupt bestand. Nach einer Weile stellten sie fest, dass sie völlig unterschiedliche Vorstellungen davon besaßen. „Lieferant beauftragen“ umfasste für die einen das gesamte Sourcing: von der Bedarfsanalyse über die Aufnahme in das Lieferanten-Management der Organisation bis zur Rechnungsstellung. Für die anderen bestand dieser Prozess lediglich darin, die Lieferanten über einen bestimmten Bedarf in Kenntnis zu setzen und verschiedene Angebote einzuholen. Es war keine Überraschung, dass dieser Prozess in diesem Workshop nicht vollständig erfasst werden konnte.

Was also können Sie tun, um solche Fälle zu vermeiden? Welche Aspekte eines Prozesses sollten Sie auf jeden Fall definieren, damit alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon entwickeln?

Wie lege ich den Spielraum eines Prozesses fest?

Wir Menschen nehmen die Welt von Natur aus mit allen Sinnen wahr. Bevor wir einen Geschäftsprozess eindeutig benennen können, muss er für uns Gestalt annehmen. Wir müssen also in der Lage sein, seine Grenzen klar zu umreißen. Erst dann können wir die Fragen aus dem vorigen Abschnitt zuverlässig beantworten.

Anhand dieser drei Aspekte lässt sich der Spielraum eines Prozesses eindeutig bestimmen:

1. Trigger: Die auslösenden Ereignisse

2. Ergebnisse: Die Resultate, die bei der Ausführung für einen bestimmten Personenkreis erzielt werden

3. Dimension: Ist der Spielraum eines Prozesses begrenzt, müssen diese Grenzen genau definiert werden. Erfahrungsgemäß gibt es unterschiedliche Dimensionen:

Die geografische Dimension

Gibt es eine Beschränkung auf eine bestimmte geographische Ausrichtung? Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Organisation an unterschiedlichen Standorten verschiedene Prozesse zur Berechnung der Steuern nutzt.

Die Dimension der richtigen Zielgruppe

Ist der Prozess nur für ein bestimmtes Kundensegment relevant? Es gibt zahlreiche Prozesse, die mit Blick auf die jeweilige Zielgruppe variieren, dazu zählt etwa „Kundenanfrage bearbeiten“.

Die Produktdimension

Bezieht sich der Prozess auf eine begrenzte Anzahl an Produkten oder Dienstleistungen, die eine Organisation anbietet? Ein Beispiel: Eine Fluglinie bringt ihre Gäste auf einer bestimmten Strecke von A nach B. Nutzt sie dieselbe Strecke allein für den Transport von Paketen, ist dies ein völlig anderer Prozess. Dieser Unterschied mag für Fahrgäste der Economy Class vielleicht nicht immer ersichtlich sein.

Alle diese Aspekte sind für die Namensgebung relevant. Häufig wird dabei etwa der englische Begriff „to“ verwendet, um ein bestimmtes Ziel zum Ausdruck zu bringen: „Order to Cash“ (O2C) oder „Trouble to Resolve“ (T2R). Andere Benennungen spiegeln den Spielraum des jeweiligen Ablaufes wider. Sie tragen dann Namen wie „Komplexe Kundenanfrage bearbeiten“.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Geschäftsprozesse richtig benennen, sollten Sie also zunächst über ihren Spielraum nachdenken und diesen mit Blick auf die geographische Dimension, Zielgruppe und das entsprechende Produkt spezifizieren.

Worüber denke ich bei der Benennung noch nach?

Bei der Planung eines Process-Discovery-Workshops empfiehlt es sich, den Spielraum des Prozesses zu definieren oder diesen Schritt für die erste Phase des Workshops vorzusehen. So entwickeln Sie im Vorfeld ein gemeinsames Verständnis davon. Im weiteren Verlauf des Workshops können Sie sich über die Grenzen des Prozesses austauschen. Bevor Sie sich über den Prozessfluss unterhalten, sollten sie den Spielraum definieren – und Ihr Workshop verläuft gleich strukturierter und effektiver.

Signavio Collaboration Hub bietet Organisationen die Möglichkeit, ein gemeinsames Verständnis von den eigenen Prozessen zu entwickeln. Dies wird am Beispiel „Material bestellen“ deutlich. Dieser Prozess wird durch das Ereignis „Materialien benötigt“ ausgelöst. Er hat zur Folge, dass die benötigten Materialien entweder bestellt oder aus dem Lager geholt werden. Alternativ kann er auch aufgrund von Lieferproblemen abgebrochen werden.

Welche weiteren Schritte sind nötig?

Geschäftsprozesse sind wichtige Wirtschaftsgüter einer Organisation, die effektiv gesteuert und konstant verbessert werden müssen. Damit Organisationen die Sprache des Business Process Managements erlernen und teamübergreifend sprechen, muss die Prozessarchitektur klar definiert werden. Sie sollte durchweg korrekt benannte Abläufe umfassen, deren Spielraum klar definiert ist. Schließlich bildet die Prozessarchitektur einer Organisation den Grundstein für eine erfolgreiche Prozessmanagement-Initiative im Unternehmen.

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Veröffentlicht am: 12. Juli 2018 - Letzte Änderung am: 12. Juli 2018