Führungskräfte aus der Beschaffung stehen vor einer immer größer werdenden Herausforderung: Die Erwartungen steigen, doch die Ressourcen bleiben begrenzt.
Laut der Studie zu Agenda und Hauptthemen der Beschaffung 2025 der Hackett Group wird die Arbeitsbelastung in der Beschaffung bis Ende 2025 um 9,8 % steigen, während sich der Personalbestand und das Budget nur geringfügig erhöhen. Diese Produktivitätslücke von geschätzten 8,8 % setzt Beschaffungsteams unter erheblichen Druck.
Gleichzeitig werden Beschaffungsabläufe durch Lieferkettenunterbrechungen, steigende Kosten und wachsende Compliance-Anforderungen zunehmend komplexer. Ein flexibler und datengestützter Ansatz ist daher unerlässlich, und Beschaffungsteams, die sich weiterhin auf manuelle und isolierte Prozesse verlassen, können schnell ins Hintertreffen geraten.
Um diese Effizienzlücke zu schließen, sollten Führungskräfte aus der Beschaffung gezielt an drei Stellschrauben drehen: manuelle Aufgaben minimieren, Prozesse standardisieren und Automatisierung nutzen. So können sie die Produktivität und Effizienz nachhaltig steigern.
Vier Tipps für mehr Effizienz und Produktivität in der Beschaffung
Um effizienter und produktiver zu werden, sollten Führungskräfte aus der Beschaffung gezielt Bereiche in ihren Prozessen identifizieren, in denen sie die Kosten besser steuern und Zeit sparen können. Durch einen Fokus auf Automatisierung, Transparenz und Workflow-Optimierung lassen sich Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Diese vier Strategien helfen Führungskräfte aus der Beschaffung dabei, die Effizienz und Produktivität ihres Teams zu steigern:
1. Beschaffungszyklen durch die Automatisierung von Routineaufgaben verkürzen
Manuelle Prozesse bremsen die Abläufe in der Beschaffung aus – sei es durch Verzögerungen bei Genehmigungen, Lieferantenaktualisierungen oder Wareneingangsbuchungen. Automatisieren Sie Routineaufgaben, um die manuelle Datenerfassung zu minimieren, Genehmigungszyklen zu verkürzen und die Reaktionszeiten von Lieferanten zu verbessern. Mithilfe automatisierter Workflows werden Bestellanforderungen automatisch in Bestellungen umgewandelt und Genehmigungen in nahezu Echtzeit angestoßen.
2. Mehr Transparenz in den Beschaffungsprozessen schaffen
Ohne Transparenz bleiben Ineffizienzen häufig unentdeckt, was unnötige Kosten und Verzögerungen zur Folge hat. Mit modernen Lösungen und Technologien für die Prozessanalyse lassen sich Engpässe aufdecken, Genehmigungswege nachverfolgen und Abweichungen vom Prozess erkennen. So gewinnen Führungskräfte aus der Beschaffung wertvolle Einblicke, um Abläufe zu optimieren und fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
3. Genehmigungsprozesse beschleunigen und Zykluszeiten verkürzen
Ineffiziente Genehmigungsprozesse für Bestellungen und Rechnungen können Beschaffungsabläufe verlangsamen, das Risiko verpasster Gelegenheiten erhöhen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten beeinträchtigen. KI-gestützte Workflows optimieren den Beschaffungsprozess, indem sie Anfragen automatisch weiterleiten, Auffälligkeiten erkennen und manuelle Eingriffe minimieren, was zu schnelleren Entscheidungen und besserer Compliance führt.
4. Beschaffungsprozesse standardisieren und damit Komplexität reduzieren
Inkonsistente Prozesse im Beschaffungswesen führen häufig zu unnötigem Mehraufwand und einer erhöhten Fehlerquote, worunter die Effizienz leidet. Durch die Standardisierung von Workflows – etwa bei Genehmigungen von Bestellungen oder dem Lieferanten-Onboarding – lassen sich administrative Aufgaben deutlich verschlanken. So gewinnen Beschaffungsteams mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Die Lösungen von SAP Signavio helfen Beschaffungsteams dabei, ineffiziente manuelle Eingriffe zu identifizieren, die Kosten verursachen und die Produktivität einschränken.
Bevor Prozesse automatisiert werden können, gilt es, Schwachstellen aufzudecken und datengestützte Erkenntnisse zu erhalten, um wichtige Prozesse zu optimieren.
Lösungen von SAP Signavio bieten Führungskräften in der Beschaffung folgende Vorteile:
- manuelle Engpässe erkennen und Prozesse optimieren
- Effizienz und Produktivität mit Branchen-Benchmarks vergleichen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken
- Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren, um Durchlaufzeiten zu verkürzen und Kosten zu senken
- Compliance-Lücken analysieren, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien sicherzustellen
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Sie erhalten außerdem Einblicke in zwei weitere Schlüsselbereiche für eine effektive und schnelle Prozessoptimierung: Steigerung der Finanzeffizienz und Verbesserung der Compliance in der Beschaffung.