Schneller, höher, weiter und am besten digital: Im heutigen Wettbewerbsumfeld gehören effiziente Geschäftsprozesse zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren. Als Unternehmen können Sie durch die Digitalisierung von Prozessen und ihre Automatisierung Fehlerquoten und Prozessdurchlaufzeiten reduzieren.
Doch wie kann Ihre Prozessdigitalisierung in der Praxis gelingen? Wir liefern die Antworten in unserer neuen Blogserie: Im ersten Teil erfahren Sie Schritt für Schritt, worauf Sie bei Ihrer Prozessinitiative achten sollten und wie Ihnen Signavio dabei helfen kann.
1. Digitalisierung von Prozessen: Die Ausgangssituation
Machen Sie Ihre Prozesse sichtbar
Die meisten Anwender starten mit der Modellierung ihrer As-Is-Prozesse. So erhalten Sie einen ersten visuellen Überblick über Ihre Prozesslandschaft. Es spielt keine Rolle, wie gut oder schlecht ein Prozess in dieser Phase ist. Ihre Aufgabe ist es, den Prozess "sichtbar" zu machen.
Anschließend kann die visuelle Version als Diskussions- und Verbesserungsgrundlage mit Ihren Mitarbeitern genutzt werden. Feedback ist essenziell bei der Digitalisierung von Prozessen. Das erfasste BPMN-Diagramm liefert vor allem Informationen über einzelne Prozessschritte und den sequenziellen Ablauf der Aktivitäten. Darüber hinaus ermöglicht das Diagramm ein Verständnis der Prozessauslöser, -ergebnisse und Entscheidungspunkte.
Bevor Sie Ihre Initiative zur Prozessaufnahme starten, sollten Sie zunächst ein gutes Konzept erstellen. Beantworten Sie sich dabei folgende Frage: Welche Ziele will ich mit meinem künftigen Prozessmanagement verfolgen? An diesem Punkt ist alles denkbar: von der einfachen Prozessdokumentation aufgrund regulatorischer Anforderungen, über die Grundsteinlegung zur Automatisierung von Prozessen oder das Analysieren bereits vorhandener ERP-Daten mittels Process Inteligence.
Denken Sie daran: Ein etabliertes Prozessmanagement ist immer nur so stark wie sein zugrundeliegendes Konzept und die damit verbundene Weitsicht.
2. Digitalisierung von Prozessen: Die Vorbereitung
Schaffen Sie die Basis für Ihren Erfolg
Anschließend stehen die Struktur und Administration Ihres Systems im Mittelpunkt. Im Rahmen der Prozessmodellierung sollten Sie auch mit den Nutzern Ihres künftigen Prozess-Workspaces in Kontakt treten – beispielsweise durch einen Workshop. So können Sie die Digitalisierung von Prozessen zügig umsetzen und nutzen.
Nehmen Sie Einfluss auf Ihre Mitarbeiter und begeistern Sie sie für Ihre Prozessmanagement-Initiative. Wenn die Teilnehmer Ihren Prozessaufnahme-Workshop mit einem positiven Erlebnis verlassen, erzählen sie dies höchstwahrscheinlich ihren Kollegen. Kommunikation ist die beste Werbung für Ihre Initiative.
Klären Sie daher vorab folgende Fragen:
- Wo befinde ich mich in der Struktur der Prozesslandkarte?
- Warum ist diese Prozessaufnahme wichtig für mein Unternehmen?
- Was will ich durch den Workshop erreichen?
- Habe ich alle Stakeholder an Bord (z.B. Prozessverantwortliche, Management)?
- Kenne ich alle benötigten Teilnehmer für meinen Workshop?
- Wie kann ich mich und die Teilnehmer vorbereiten?
- Wissen meine Teilnehmer, was ein Prozess / eine Prozessaufnahme ist?
- Wie will ich die Prozessaufnahme gestalten?
3. Digitalisierung von Prozessen: Der Workshop
Holen Sie Ihre Teilnehmer ab
Jetzt geht es an die ersten Schritte. Machen Sie sich auf folgende Frage gefasst: „Warum haben wir diese Prozessaufnahme und was ist das Ziel des Termins?“ Erklären Sie Ihren Fachexperten daher den gesamten Vorgang: Was kommt auf sie zu und wie können sie das Ergebnis des Workshops maßgeblich beeinflussen? Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Prozessen für ihre tägliche Arbeit? Ihre Teilnehmer legen den Grundstein für die Erreichung der zuvor definierten Ziele.
Unser Tipp: Erklären Sie zu Beginn des Workshops, über welchen Geschäftsprozess Sie heute sprechen möchten, wo dieser aus Ihrer Sicht anfängt und wo er aufhört (End-to-End). Wenn alle Fragen geklärt sind, starten Sie mit der Prozessaufnahme.
Hier können Sie aus verschiedenen Methoden auswählen. Unser Tipp: Bringen Sie die Vertreter aller Themenbereiche in einem Workshop zusammen. So können Sie alle Fragen direkt im Termin diskutieren und final modellieren. Wenn dies nicht möglich ist, empfehlen wir Einzelinterviews.
Die Prozessmodellierung mit Signavio
Nun können Sie mit der Prozessmodellierung starten. Im Folgenden stellen wir drei Methoden zur Modellierung Ihrer Prozessdiagramme vor, die aus unserer Sicht am erfolgsversprechendsten sind:
- Modellieren Sie den Prozess mittels Post-its an der Wand. So können Sie den Workshop-Teilnehmern das Grundprinzip eines prozessualen Ablaufs vermitteln. Diese Methode ist besonders wirkungsvoll, um Ihre Teilnehmer direkt in die Prozesserstellung einzubinden. Beachten Sie, dass der Platzbedarf hier auch für kleine und einfache Prozessabläufe enorm ist. Bei diesem manuellen Ansatz ist der Material- und Zeitaufwand ebenfalls hoch, wenn Sie den Geschäftsprozess später digitalisieren wollen.
- Starten Sie in einer Software-Lösung wie der SAP Signavio Process Transformation Suite. Wenn es Ihren Teilnehmern schwer fällt, in prozessualen Abläufen zu denken, können Sie auch mit einem Quick Model starten. Unser Tipp für die Process Transformation Suite: Nehmen Sie den Happy Path in einer Tabelle direkt in unserer Softwarelösung auf. Sie baut Ihnen automatisch den entsprechenden Prozess. Konzentrieren Sie sich auf den einen idealtypischen Ablauf des Prozesses, der Ihnen am häufigsten begegnet. Ergänzen Sie weitere Informationen in der Tabelle. Hierzu gehören zum Beispiel beteiligte Rollen, verwendete IT-Systeme oder zu berücksichtigende Dokumente. Im Anschluss an die Quick-Model-Modellierung können Sie in den Modeler wechseln und das Modell Schritt für Schritt mit weiteren Gateways und Informationen anreichern. Ihre Workshopteilnehmer werden so Schritt für Schritt an das Thema Prozessmodellierung herangeführt.
- Starten Sie direkt mit der Prozessmodellierung im Modeler. Der Vorteil: Sie erarbeiten den finalen Prozess, haben keinen Systembruch und wechseln nicht die Ansicht im System. Vorsicht bei BPMN-Neulingen im Workshop: In diesem Fall sollten Sie vorab die wesentlichen Elemente eines Prozesses vorstellen und erklären, wie man ihn liest. Anschließend können Sie mit der Modellierung beginnen. Achten Sie dabei stets darauf, keinen der Teilnehmer zu verlieren. Diese gewöhnen sich erfahrungsgemäß sehr schnell an das Lesen von Prozessen. Bei einem komplexen Prozess können Sie sich auch auf einzelne Handlungsstränge beschränken und diese nach und nach erweitern.
Achten Sie im Rahmen der Prozessmodellierung auf eine geeignete „Flughöhe“. Häufig werden wir gefragt, wie detailliert ein Prozess modelliert werden sollte.
Die Antwort ist wie so oft: „Es kommt darauf an.“ Eine pauschale Antwort ist wenig sinnvoll, vielmehr gibt es verschiedene Einflussgrößen. Achten Sie also auf eine für Ihren Anwendungsfall angemessene Detaillierungsebene.
4. Die Nachbereitung und Veröffentlichung: Finalisieren Sie Ihren Prozess
Auch wenn die Modellierung in Signavio leicht von der Hand geht, gelingt es in einer Workshopsituation nicht immer, den perfekten digitalen Prozess zu modellieren. Nehmen Sie sich im Nachgang die Zeit, den Prozess zu finalisieren. Verlinken Sie ggf. fehlende Dokumente oder rücken Sie die Elemente gerade.
Geben Sie Ihren Teilnehmern ebenfalls die Möglichkeit, nachträglich Feedback zu geben. Kommunizieren Sie eine Frist für ihr Feedback und vergessen Sie nicht, den Prozessverantwortlichen einzubinden – falls dieser nicht an der Prozessaufnahme beteiligt war.
Ist die Prozessaufnahme gut verlaufen, bleibt es meist bei kleinen Anmerkungen oder Ergänzungen. Sollten Sie grundlegendes Feedback erhalten, ist ggf. ein weiterer Workshop erforderlich. Anschließend starten Sie die Freigabe und verlinken den Prozess auf den entsprechenden Prozesslandkarten.
Die Digitalisierung von Prozessen: Ihr Erfolg mit der SAP Signavio Process Transformation Suite
Wer langfristig in einem modernen Marktumfeld überleben will, kommt um die Digitalisierung von Prozessen nicht herum. Im zweiten Teil unserer Blogserie erfahren Sie anhand eines konkreten Kunden-Beispiels, wie Ihre BPM-Einführung mithilfe unserer Process Transformation Suite gelingen kann.
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