Neu in Signavio Workflow Accelerator: Anpassung von automatisierten Prozessen dank erweiterter Felder-Übersicht

Nachdem die erste produktive Version eines automatisierten Prozesses erstellt und veröffentlicht wurde, lassen die ersten Änderungen nicht lange auf sich warten. Da sich Arbeitsabläufe oder auch äußere Einflüsse nicht allzu selten ändern, sollten auch die entsprechenden Prozesse angepasst werden, um weiterhin einen effizienten Ablauf zu erzielen. Wie aber gelingt die Anpassung eines automatisierten Prozesses ohne zusätzlichen manuellen Aufwand?

Das Szenario: Ein neues Teammitglied wird gesucht

Ein Prozess, der in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle spielt, ist der der Mitarbeitereinstellung. Um die Neueinstellungen im Unternehmen effektiv zu steuern, wird dieser Prozess in der Regel automatisiert (Was ist Workflow Management?). Auch dieser automatisierte Prozess lebt und muss hin und wieder auf neue oder veränderte Anforderungen ausgerichtet werden. Dabei kann es sich um neue Richtlinien oder auch häufig um veränderte Anforderungen an die durch den Prozess bereitgestellten Informationen handeln. Doch je größer der automatisierte Prozess ist, desto aufwändiger kann das Einpflegen der Änderungen sein, selbst wenn es sich dabei um kleinere Anpassungen handelt.

Wie wird der Prozess der Mitarbeitereinstellung in Signavio Workflow Accelerator dargestellt?

Sehen wir uns dazu den Prozess der Mitarbeitereinstellung in Signavio Workflow Accelerator an:


Anpassung von automatisierten Prozessen – Übersicht Beispielprozess: „Mitarbeitereinstellung”

Der Prozess beginnt mit dem Eingang einer Bewerbung, die durch einen Personalmitarbeiter geprüft wird.


Startformular des Prozesses „Mitarbeitereinstellung”

Wird nach erster Prüfung bereits festgestellt, dass der Bewerber nicht geeignet ist, so wird ein Ablehnungsgrund formuliert und automatisch ein personalisiertes Ablehnungsschreiben versendet. Wenn der Bewerber jedoch als geeignet eingestuft, so vereinbart der Personalmitarbeiter ein persönliches Gespräch und zieht relevante Teilnehmer hinzu, wie beispielsweise die Leitung der Fachabteilung. Wenn nach dem persönlichen Gespräch alle beteiligten Personen den Bewerber als geeignet für die Stelle erachten, wird ein Angebot erstellt und automatisch versendet. Nach dem Eingang der Rückmeldung auf dieses Angebot prüft der Personalmitarbeiter die Antwort und hinterlegt diese im entsprechenden Formular. Wurde das Angebot angenommen, so wird anschließend automatisch der Onboarding Prozess gestartet und der Fall der Mitarbeitereinstellung abgeschlossen.

Was passiert, wenn etwas geändert werden muss?

Nach ein paar Wochen der Nutzung wird jedoch festgestellt, dass die Formulare nicht optimal gestaltet wurden und nicht alle relevanten Informationen im Workflow enthalten sind.


Hinterlegte Kommentare in der Fall-Detailansicht

Der Lebenslauf wurde dem Prozess nicht beigefügt. So mussten der Personalmitarbeiter und auch andere Prozessteilnehmer zwischen dem Fall in Signavio Workflow Accelerator und anderen Anwendungen wechseln, um alle relevanten Informationen zu erhalten. Durch diese fehlenden Informationen wird der gesamte Ablauf verzögert. Dies nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch und verlängert die Durchlaufzeit. Für einen optimalen Ablauf wäre es hilfreich, wenn alle relevanten Informationen zentral an einer Stelle einsehbar wären, um die Fälle effektiv bearbeiten zu können.

Aufgrund dessen soll nun der Lebenslauf überall dort hinzugefügt werden, wo sich auch die restlichen Bewerbungsinformationen befinden. In diesem Beispiel sind bereits insgesamt 24 unterschiedliche Aktionen und über 25 Felder enthalten. Um herauszufinden, an welchen Stellen und in welche Formulare dieses Dokument eingepflegt werden muss, müsste der Modellierer manuell jede dieser 24 Aktionen untersuchen und jeweils entscheiden, ob das Feld „Lebenslauf” hinzugefügt werden muss.

Wie erleichtert die neue Funktionalität in Workflow Accelerator die Anpassung von automatisierten Prozessen?

In Signavio Workflow Accelerator erleichtert eine neue Funktionalität in der Felder-Übersicht die Anpassung von automatisierten Prozessen und hilft dabei, den manuellen Aufwand zu verringern. Bisher wurden unter diesem Menüpunkt alle Felder aufgelistet, die in dem Prozess verwendet werden. Diese kann der Nutzer auch umbenennen.

Durch die erweiterte Funktionalität wird dem Nutzer darüber hinaus nun auch angezeigt, wo die Felder im Prozess verwendet werden. Mit einem Klick auf die entsprechende Auflistung wird der Nutzer darüber hinaus direkt zu der entsprechenden Aktion weitergeleitet.

In unserem konkreten Szenario würde der Nutzer folgendermaßen vorgehen:

1. Im Auslöser wird das Feld „Lebenslauf” vom Typ „Datei“ hinzugefügt und als Pflichtfeld eingestellt.
Hinzufügen einer neuen Datei „Lebenslauf”
Hinzufügen einer neuen Datei „Lebenslauf”

2. Um herauszufinden, in welche Aktionen das neue Feld hinzugefügt werden sollte, wird die Auflistung der „Felder-Übersicht” genutzt. Dazu wechseln wir in den Tab „Details” und öffnen „Felder-Übersicht”. Als Referenz wird das Feld „Vertragsart” gewählt, denn an allen Stellen, an denen dieses Feld gelistet wird, sollte auch der Lebenslauf ersichtlich sein. Mit Klick auf die ausklappbare Schaltfläche dieses Feldes wird ersichtlich, wo es im Prozess verwendet wird.
Felder-Übersicht inklusive Auflistung der Orte, an denen das Feld verwendet wird
Felder-Übersicht inklusive Auflistung der Orte, an denen das Feld verwendet wird.

3. Mit Klick auf das Feld „Bewerbung prüfen” werden die Nutzer direkt zu der entsprechenden Aufgabe weitergeleitet. Über die Funktion „Feld wiederverwenden” auf der rechten Seite des Formulars kann der Lebenslauf direkt hinzugefügt werden. Wiederholen Sie diese Schritte auch für die restlichen Aktionen, die für das Feld „Vertragsart” aufgelistet werden. Nutzen Sie die Zurück-Funktion im Browser, um mit wenigen Klicks zur „Felder-Übersicht” zu gelangen.


Das Feld „Lebenslauf” wird dort hinzugefügt, wo auch das Feld „Vertragsart” verwendet wird.

Welche Vorteile bietet die erweiterte Felder-Übersicht?

Durch die erleichterte Anpassung von automatisierten Prozessen in Workflow Accelerator lässt sich manuelles Suchen vermeiden. Dies erweist sich auch als hilfreich, wenn bestimmte Felder vollständig aus einem Prozess entfernt werden sollen. Werden Felder obsolet, so werden sie aus dem Prozess entfernt, um Verwirrung zu vermeiden. Solange Felder jedoch weiterhin an einer einzelnen Stelle verwendet werden, so können diese stets referenziert und wiederverwendet werden. Durch die Übersicht wo sich die Felder befinden, wird auch die letzte Stelle mit wenigen Klicks ersichtlich und kann dort entfernt werden. Vorteilhaft ist die Erweiterung auch, wenn Felder geändert werden. Werden beispielsweise in einem Auswahlfeld die Optionen reduziert oder auch neue hinzugefügt, so kann geprüft werden, an welchen Stellen das Feld verwendet wird. Darauf basierende Entscheidungen müssen gegebenenfalls angepasst oder neue Bedingungen konfiguriert werden.

Zusammenfassend ermöglicht es die Nutzung dieser Funktionalität, einfacher auf Veränderungen zu reagieren und Prozesse entsprechend zu pflegen, um weiterhin effizient zusammenzuarbeiten.

Veröffentlicht am: 26. April 2019 - Letzte Änderung am: 3. Mai 2019