Da die Transformation von einem Ist- zu einem Sollprozess als Veränderungsprojekt eingestuft wird, sind die Prinzipien des Change Managements ein wichtiger Bestandteil eines Prozessoptimierungsprojekts. Change Management umfasst Aktivitäten, die eine Veränderung in einer Organisation zum Ziel haben. Das Konzept basiert auf dem Ansatz der Organisationsentwicklung, dessen Ursprung in den USA zu finden ist.

Change Management in Prozessoptimierungsprojekten

Genauso wie das Prozessmanagement sollten die Change Managementprinzipien nicht zeitlich begrenzt, sondern kontinuierlich durchgeführt werden. Die heutigen Unternehmen sehen sich einem dynamischen Markt gegenüber, der häufig zu Veränderungen in der Organisationsstruktur führt. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Veränderungen im Unternehmen konstant zu begleiten.
Nicht zu vernachlässigen in einem Prozessoptimierungsprojekt sind auch die Auswirkungen auf die Mitarbeiter.

Häufig treffen Veränderungsvorhaben auf den Widerstand der Prozessbeteiligten. Nicht selten ist der Grund dafür eine fehlende Transparenz über die Ziele der Veränderung und die direkte Auswirkung auf die Betroffenen. Hier hilft ein kontinuierlicher Change Management Ansatz, der auch und vor allem die Betroffenen berücksichtigt und integriert und so die Akzeptanz der Veränderung erhöht. Im Rahmen der Organisationsentwicklung spielen gerade diese sozialen Aspekte eines Change Managementprojekts eine zentrale Rolle.

Organisationshandbuch als Leitfaden in der Organisationsentwicklung

Unternehmen, die sich prozessorientiert ausrichten, nutzen Organisationshandbücher (oder kurz Orgahandbuch) für die interne Informationsweitergabe. In einem Organisationshandbuch werden Richtlinien, Vorschriften und standardisierte Prozesse zusammengefasst. Es gibt keine definierte Struktur eines solchen Organisationshandbuchs. Sie können basierend auf der Branche und Kultur des Unternehmens unterschiedlich aufgebaut sein. Generell dienen die Handbücher dazu, den Mitarbeitern in einem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, selbstständig Informationen nachzuschlagen. Diese Informationen beinhalten zum Beispiel die Zuordnung der Verantwortlichkeiten, sowie die Darstellung organisatorischer Abläufe. Damit erzeugt ein Organisationshandbuch die Transparenz, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig ist.

Um die benötigte Transparenz schaffen zu können, wird ein System benötigt, dass nicht nur die grafische Aufarbeitung jeglicher Informationen erlaubt, sondern auch die Kommunikation und Integration der Mitarbeiter stärkt. Mit seiner interaktiven Kommentierungsfunktion bietet der Signavio Process Manager ein ideales Werkzeug für die Unterstützung eines Prozessoptimierungsprojekts.
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