Durch Aufgaben­management und Ticketsysteme lässt sich die Bearbeitung gemeinsamer Abläufe, wie die Fehler­analyse einer Software oder der Behandlung von Kunden­anfragen effizienter gestalten. Die Aufgabenüberwachung wird für Manager transparenter und die Arbeits­leistungen können besser überprüft werden. Mitarbeiter profitieren von einem genauen Überblick über ihre Aufgaben.

Die Vorteile von Workflow-Management und was es vom Aufgabenmanagement unterscheidet

Warum wird ein Workflow-Management-System benötigt?

Allerdings sind diese Vorteile begrenzt und nicht in jedem Szenario gegeben. Aufgabenmanagement-Systeme unterliegen nämlich drei grundlegenden Einschränkungen:

  • Sie eignen sich nur für Arbeits­abläufe einer einzigen Organisationseinheit und lassen sich kaum unternehmens- oder abteilungs­übergreifend verwenden. Da Abläufe meist von jeder Abteilung unterschiedlich durchgeführt werden, geraten klassische Aufgaben­management-Systeme an ihre Grenzen. Sie eignen sich genauso wenig für seltene Prozesse, die sich nicht nach den Standardmustern abwickeln lassen.
  • Abweichungen vom Prozess und die notwendigen Konfigurationen der Werkzeuge sind kaum möglich: Entweder werden durch Aufgaben­management-Systeme strikte Prozesse vorgegeben, die keine Abweichungen erlauben, oder die Nutzung des Tools wird nach kurzer Zeit wieder eingestellt, sobald abweichende Prozesse ins Spiel kommen, die sich nicht mit dem System realisieren lassen.
  • Die Software­lösungen bieten wenige oder keine Möglichkeiten, um Dritt-IT-Systeme zu integrieren. Dies schränkt die Nutzung für manuelle Aufgaben und für das Datenmanagement erheblich ein.

Unternehmen, die Aufgabenmanagement-Systeme aus diesen Gründen als einschränkend empfinden, sollten sich nach einer flexibleren und leistungs­fähigeren Lösung umsehen.

Seien Sie einen Schritt voraus: Vom Aufgabenmanagement zum Workflow-Management

Workflow-Management-Systeme haben deutlich mehr Potenzial, denn sie ermöglichen eine vollständige Anpassung der Geschäftsprozesse an die Bedürfnisse eines Unternehmens. Sie können ein Workflow-System nicht nur verwenden, um einen vollständigen Arbeitsablauf zu visualisieren, es ist zudem möglich, das bestehende Prozessmodell nach Ihren Wünschen zu optimieren, um so Ihre Unternehmensleistung zu verbessern.

Workflow-Management-Systeme nutzen maßgeschneiderte Geschäfts­prozess­modelle, um automatisch und zur richtigen Zeit Aufgaben an die richtige Person zuzuweisen. Eine Workflow-Software ist daher wie ein Kontroll­organ, das eingreift, sobald eine Person eine Aufgabe abgeschlossen hat, und die nächste Person in der Prozess­kette informiert. Diese und andere automatische E-Mail-Benachrichtigungen, ermöglichen fließende Abläufe.

Ein Workflow-Management-System bietet so entscheidende Vorteile, die klassischen Lösungen zur Aufgabenverwaltung und Ticket-Systemen fehlen:

  • Organisationen können ein Tool nutzen, das ihre realen Geschäftsprozesse unterstützt. Durch die Fokussierung auf die wichtigen Aufgaben, kann das Team bessere Ergebnisse liefern, ohne Zeit für unnötige Arbeit zu verschwenden.
  • Die Mitarbeiter können das Prozessmodell jederzeit aktualisieren, um Änderungen in einem sich entwickelnden Geschäfts­prozess zu berücksichtigen, so bleibt dieser auf dem neuesten Stand.
  • Teams können alle Prozesse in einem System modellieren und automatisieren und müssen sich nicht mit einer Reihe von verschiedenen Werkzeugen vertraut machen. Dies reduziert die Verwaltungskosten innerhalb von Arbeitsprozessen sowie den Zeitaufwand zur Schulung der Mitarbeiter.
  • Manager können Vorlagen verwenden, um benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen hinzuzufügen, welche die Beteiligten über wichtige Termine oder Deadlines informieren. Das spart die Zeit, die sonst für die Erklärung jedes einzelnen Status aufgewendet werden würde.
  • Die IT-Abteilung kann ihre eigenen Systeme in die Prozessmodelle integrieren. Dies reduziert zusätzliche Kosten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die durch das manuellen Kopieren von Informationen entstehen.

Mit einem Workflow-System, entscheiden Sie sich für ein Aufgabenmanagement, das Ihre Geschäftsprozesse passend auf Ihr Unternehmen zuschneidet. Sie sparen Zeit bei der Erstellung und Zuordnung von Aufgaben und bei deren Verwaltung.

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